Como o PMI simplificou o desenvolvimento de normas

O Project Management Institute (PMI), uma autoridade globalmente reconhecida em padrões de gestão de projetos, enfrentou um desafio complexo ao alinhar o seu processo de desenvolvimento de padrões com os rigorosos requisitos de comentários públicos da ANSI (American National Standards Institute). O PMI precisava de uma plataforma moderna, segura e eficiente para recolher, tornar anónimos e gerir os comentários públicos sobre documentos com mais de 180 páginas, ao mesmo tempo que cumpria os padrões processuais da ANSI. O Konveio provou ser uma solução fundamental, ajudando o PMI a simplificar os fluxos de trabalho, aumentar a transparência e melhorar drasticamente a qualidade e o volume dos comentários.

Problema

O desenvolvimento de normas acreditadas pela ANSI requer transparência e contribuição da comunidade. O PMI precisava de uma maneira de:

• Realizar períodos abertos de comentários públicos internacionais com duração superior a 45 dias, de acordo com o Formulário 8 da Comissão de Revisão de Normas (BSR-8), o formulário oficial utilizado para anunciar uma minuta de norma para revisão pública.
  
  
• Aceitar e tornar anónimos os comentários, em conformidade com os requisitos de abertura e confidencialidade da ANSI.
  
  
• Evite a compilação manual de centenas de envios em Excel de participantes globais.
  
  
• Manter a integridade dos comentários e garantir que os campos obrigatórios (por exemplo, justificativa, número da linha) estejam sempre preenchidos.
  
  
• Forneça dados às equipas internas de voluntários sem comprometer a confidencialidade.
  

Em ciclos anteriores, a PMI tinha de gerir centenas de ficheiros Excel desconectados, o que é um processo trabalhoso e propenso a erros e inconsistências.

Solução

A PMI aproveitou a plataforma de interação com documentos da Konveio como um sistema centralizado de comentários adaptado ao desenvolvimento de normas ANSI. As principais funcionalidades incluíam:

• Comentários anónimos: O sistema da Konveio ocultou as identidades do público e dos voluntários internos, utilizando IDs únicos internos para garantir a confidencialidade.
  
  
• Recolha de comentários com base em formulários: tornar certos campos obrigatórios, como número da linha, justificação e alteração proposta, garantiu a consistência e a qualidade.
  
  
• Integração de consentimento e licenciamento: os formulários iniciais da Konveio forneciam aos utilizadores um código de conduta e capturavam acordos de propriedade intelectual e reconhecimentos opcionais dos participantes antes de permitir o acesso aos documentos.
  
  
• Download e revisão flexíveis: a equipa exportou comentários anónimos num formato Excel padronizado, prontos para avaliação e envio à ANSI.
  
  
• Suporte à personalização: A Konveio adaptou a funcionalidade às necessidades da PMI, incluindo a implementação dos padrões da marca, formulários em camadas e entradas globais de campos de nome para créditos de publicação precisos.
  

Impacto

• Ganhos de eficiência: o PMI processou quase 3.000 comentários em um ciclo sem agregação manual. Os voluntários puderam analisar as contribuições contextualmente ou por meio de planilhas estruturadas.
  
  
• Aumento de 50% no volume de comentários: Em comparação com os períodos anteriores de comentários públicos, o PMI registou um aumento de mais de 50% nos comentários — de 1.300 para 2.943 —, demonstrando um envolvimento mais amplo e uma acessibilidade melhorada.
  
  
• Conformidade com os requisitos ANSI: A Konveio ajudou a PMI a cumprir as normas BSR-8 relativas à abertura, transparência e rigor processual.
  
  
• Experiência do utilizador melhorada: os utilizadores consideraram a plataforma intuitiva, permitindo-lhes interagir sem precisar de descarregar documentos ou coordenar com a equipa.
  
  
• Maior participação global: os formulários recolheram a grafia dos nomes dos participantes globais, garantindo reconhecimentos internacionais precisos nas publicações finais.
  
  
• Pós-processamento com SmartSheet: a PMI utilizou os ficheiros de exportação da Konveio para análise posterior e fluxos de trabalho de adjudicação no SmartSheet, permitindo uma fácil coordenação da equipa sem acesso à plataforma de back-end.
  

O Konveio permitiu à PMI modernizar um processo tradicionalmente manual e com grande exigência de conformidade, transformando-o numa experiência simplificada, escalável e acessível. Ao apoiar a participação pública anónima e estruturada e reduzir a carga administrativa, a PMI cumpriu as normas da ANSI, proporcionando ao mesmo tempo maior transparência e envolvimento. A colaboração exemplifica como ferramentas digitais flexíveis podem capacitar os desenvolvedores de normas a cumprir requisitos rigorosos com maior eficiência e alcance mais amplo.

«Esta é a primeira vez que a PMI recebe comentários BSR-8 durante um período de comentários públicos, e a Konveio tornou isso possível. A capacidade de recolher feedback estruturado e anónimo em grande escala, sem agregação manual, transformou completamente o nosso processo.»
— Leah Huf, Equipa de Normas da PMI