Construindo um Plano Diretor Cultural Interjurisdicional com Envolvimento Inclusivo

Desafio

Em 2024, o Condado de Orange, na Flórida, em parceria com a cidade de Orlando, iniciou um processo de planeamento cultural ambicioso e único: um Plano Diretor Cultural para todo o condado. Com dois órgãos governamentais distintos envolvidos, o processo precisava refletir as necessidades e prioridades tanto da Comissão do Condado de Orange quanto da Câmara Municipal de Orlando. Gerenciar as contribuições entre jurisdições, departamentos, setores e comunidades exigiu uma estratégia de envolvimento abrangente e adaptável.

O cliente enfatizou a divulgação inclusiva e o feedback das partes interessadas específicas do setor, realizando mais de 65 reuniões presenciais. À medida que o projeto entrava na sua fase final, o orçamento restante era limitado e a equipa estava com pouco tempo. Eles precisavam de uma maneira de compartilhar o plano preliminar de forma eficiente com centenas de partes interessadas e membros da comunidade que já haviam participado, sem agendar eventos presenciais adicionais.

Solução

A equipa de consultoria recorreu à Konveio para apoiar a fase final do processo de planeamento - revisão digital do rascunho do Plano Diretor Cultural. Com a Konveio, a equipa carregou o documento completo e enviou um único link por e-mail a todos os participantes anteriores, funcionários municipais e distritais e outros membros da comunidade. A plataforma permitiu que as partes interessadas comentassem diretamente sobre seções específicas do documento e forneceu visibilidade do feedback em tempo real.

Notavelmente, as ferramentas de back-end da Konveio permitiram à equipa:

• Acompanhe quem estava a comentar e alinhe os comentários com reuniões anteriores
  
  
• Resuma as entradas usando recursos de IA integrados
  
  
• Exportar comentários para análise e entrega ao cliente
  
  
• Evite sessões de revisão presenciais dispendiosas e demoradas
  
  

Resultados

• 131 comentários públicos apresentados sobre o projeto do plano
  
  
• 23 participantes ativos, incluindo funcionários e partes interessadas de ambas as jurisdições
  
  
• Centenas de visitantes adicionais que visualizaram o rascunho sem comentar
  
  
• O plano recebeu aprovação unânime da cidade de Orlando e foi formalmente adotado pelo condado de Orange.
  
  

O uso do Konveio ajudou a equipa a preencher a lacuna entre o envolvimento robusto e presencial que ocorreu ao longo de nove meses e uma fase de revisão final que precisava ser rápida, inclusiva e bem documentada. A plataforma permitiu que eles alcançassem mais participantes, mantendo o orçamento e o prazo.

Impacto

✅ Colaboração entre jurisdições
O Konveio permitiu que a equipa oferecesse a mesma experiência de rascunho entre agências, departamentos e o público, reforçando a transparência e a propriedade partilhada.

✅ Processo de revisão eficiente e escalável
Em vez de coordenar dezenas de novas reuniões, a equipa poupou tempo usando o Konveio para hospedar e analisar o feedback da comunidade num local centralizado.

✅ Melhoria na qualidade do feedback
A capacidade de rastrear comentários até reuniões associadas proporcionou um contexto mais profundo. Em um caso, a equipa utilizou esse recurso para identificar uma preocupação levantada durante um workshop anterior e verificar sua relevância para o rascunho.

✅ Economia de custos
Com os esforços de engajamento já acima do orçamento, a Konveio ofereceu uma maneira oportuna e acessível de concluir a revisão pública sem sacrificar a participação.

Lições e perspectivas futuras

Embora o Konveio fosse originalmente utilizado apenas na revisão final do rascunho, a equipa do projeto reconheceu o seu potencial para fases iniciais do envolvimento, especialmente para replicar ou complementar workshops presenciais. Eles planeiam integrar mais ferramentas do Konveio, como transcrição com suporte de IA e captura de notas adesivas digitais, em futuros envolvimentos para garantir acesso online mais rápido e reduzir o esforço manual.