Criação de um centro interagências de comunicação e envolvimento

Confrontado com a necessidade urgente de coordenar e comunicar entre várias agências estatais e parceiros locais durante a pandemia da COVID-19, o Conselho Interagências de Minnesota para os Sem-Abrigo (MICH) recorreu à Konveio para criar um centro digital para partilhar recursos, envolver as partes interessadas e avançar com o seu plano estratégico. Ao contrário do envolvimento tradicional baseado em projetos, o uso do Konveio pelo MICH é contínuo e em nível departamental, apoiando uma missão complexa e colaborativa em 15 agências estaduais que trabalham para acabar com a falta de moradia em Minnesota.

Problema

Antes de2020, o MICH não tinha uma plataforma centralizada para o envolvimento do público ou partilha de informações. As comunicações estavam fragmentadas em sites de agências individuais, e a presença da MICH limitava-se a uma única página no site de uma agência. O início da COVID-19 expôs a necessidade de uma comunicação mais direta, unificada e contínua. A MICH era responsável por orientar os esforços de resposta para proteger as pessoas em situação de rua durante a pandemia e buscava criar uma plataforma centralizada para compartilhar orientações, hospedar atualizações ou reunir as partes interessadas virtualmente.

À medida que a MICH se preparava para lançar o desenvolvimento de um novo plano estratégico estadual, a necessidade de uma plataforma interativa e acessível tornou-se ainda mais crítica. Eles precisavam de um site que pudesse suportar atualizações em tempo real, facilitar o envolvimento bidirecional e funcionar como um recurso público de longo prazo.

Solução‍

A MICH emitiu um pedido de proposta solicitando o desenvolvimento de um site e funcionalidades de interação. A Konveio foi selecionada por sua capacidade única de atender a ambas as necessidades em uma única plataforma.

A Konveio apoiou o desenvolvimento de um site completo que permite ao MICH:

• Partilhe regularmente webinars, newsletters e atualizações
• Centralize os materiais de planeamento estratégico e permita comentários ao nível do documento
• Apoiar a colaboração contínua entre as partes interessadas
• Fornecer recursos aos fornecedores de habitação, defensores e público em geral
• Publique perguntas para incentivar o diálogo contínuo
• Recolha os envios através de um formulário de contacto

A equipa da MICH, sem formação formal em desenvolvimento web, conseguiu criar e manter o site com facilidade graças ao backend intuitivo e ao forte suporte de integração da Konveio.

Visite o site em https://mich.mn.gov

Impacto

• Comunicação aprimorada: a MICH agora tem um espaço centralizado para informar, atualizar e envolver uma ampla gama de partes interessadas, incluindo funcionários de órgãos estaduais, defensores, prestadores de serviços e o público em geral.
• Envolvimento interativo: A Konveio possibilitou a participação interativa do público no plano estratégico da MICH, com materiais dos grupos de trabalho de planeamento publicados online para download e comentários.
• Amplo alcance das partes interessadas: O site tornou-se um recurso para parceiros em todo o estado, incluindo equipas de divulgação, defensores e indivíduos com experiência vivida de sem-abrigo.
• Facilidade de uso e gestão: A equipa da MICH continua a manter e atualizar ativamente o site, destacando a flexibilidade e o suporte ao cliente da Konveio.
• Plataforma preparada para o futuro: À medida que a MICH avança para a implementação do seu plano estratégico, a equipa está a explorar novas utilizações para os recursos do Konveio, incluindo a incorporação de vídeos e ferramentas de páginas iniciais para acompanhar o envolvimento de forma mais eficaz.

Por que a Konveio se destaca‍

O Konveio destacou-se para a MICH devido à sua capacidade de combinar a funcionalidade de um site completo com ferramentas dinâmicas de envolvimento público numa única plataforma fácil de usar. O backend não exigia conhecimentos de codificação, o que permitiu à equipa da MICH gerir e atualizar o site com confiança por conta própria. Recursos robustos, como comentários em documentos, partilha de conteúdo e formulários de contacto, deram à MICH a flexibilidade necessária para interagir com públicos diversos de maneiras significativas. Igualmente importante foi a equipa de suporte ao cliente, responsiva e experiente, que os orientou na configuração e evolução do site.  

“Agradecemos muito o apoio da Konveio durante todo o processo. Nenhum de nós é programador web, mas conseguimos criar um site que atende às nossas necessidades específicas. Ele se tornou o nosso centro de partilha de trabalho entre agências e com o público, e sabemos que temos flexibilidade para crescer com ele.”