De mesas de cozinha a planos clicáveis: San Marcos conecta ferramentas de engajamento offline e online

Cidade de San Marcos adapta planeamento abrangente para envolvimento híbrido

Confrontada com o desafio de atualizar o seu Plano Abrangente de 2013 durante a incerteza da pandemia da COVID-19, a cidade de San Marcos, no Texas, recorreu à Konveio para apoiar um processo de envolvimento mais flexível, inclusivo e escalável. O conjunto de ferramentas híbridas da Konveio ampliou o acesso, informou as alterações ao plano e ajudou a moldar o Plano Abrangente Vision SMTX, adotado em outubro de 2024.

Para atualizar o seu Plano Abrangente de 2013 — incluindo sete novos planos de área nos níveis de bairro, comunidade e regional — durante a pandemia da COVID-19, a cidade de San Marcos utilizou o Konveio para criar um processo de envolvimento flexível e híbrido que combinava kits de ferramentas para levar para casa com uma plataforma online interativa. Essa abordagem ampliou o acesso, convidou a comunidade a dar sugestões construtivas e permitiu que os residentes participassem no seu próprio tempo, inclusive por meio de materiais traduzidos para o espanhol. O feedback recolhido através do Konveio influenciou diretamente as alterações ao plano, com os membros do Conselho a utilizarem os dados dos comentários para orientar as decisões. A cidade continua a utilizar o Konveio após a adoção do plano para apoiar os esforços de planeamento em curso.

Problema

Iniciado em 2020, o processo de planeamento abrangente coincidiu com o início da pandemia da COVID-19, limitando os métodos tradicionais de envolvimento presencial. Reconhecendo a necessidade de alcançar os residentes que não podiam ou não queriam participar em eventos físicos, a cidade procurou formas alternativas de recolher contributos significativos da comunidade. Muitos residentes manifestaram interesse em analisar os materiais em casa ou partilhá-los com outras pessoas que não puderam comparecer pessoalmente. Tendo utilizado anteriormente o Konveio durante uma atualização do código de desenvolvimento, a cidade estava familiarizada com as suas capacidades para apoiar o envolvimento remoto.

Solução

Para preencher a lacuna entre as oficinas tradicionais e o acesso digital, a equipa criou um kit de ferramentas para levar para casa, projetado para refletir a experiência presencial — tangível, interativo e projetado para ser usado no tempo livre do residente. Esses kits de ferramentas foram disponibilizados em versão impressa e carregados digitalmente no Konveio, transformando efetivamente os mesmos materiais numa visita virtual.

Essa estratégia híbrida permitiu que a cidade mantivesse a consistência entre as plataformas, alcançando mais residentes sem precisar criar materiais de engajamento separados. Muitos membros da comunidade participaram ativamente usando a plataforma Konveio, que lhes permitiu visualizar documentos, deixar comentários e participar de diálogos a partir de casa. As ferramentas de moderação da plataforma garantiram trocas respeitosas, mesmo quando os utilizadores expressavam opiniões divergentes.

Na fase final do processo de planeamento, San Marcos utilizou novamente o Konveio para recolher opiniões da comunidade sobre as alterações propostas pela Comissão de Planeamento e pela Câmara Municipal antes da adoção final. Com a ajuda do departamento de comunicações da cidade e o apoio da equipa do Konveio, eles lançaram uma pesquisa final utilizando a plataforma e incorporaram os resultados diretamente nas deliberações da Câmara Municipal. Notavelmente, os membros da Câmara basearam-se nos resultados do Excel do painel de comentários do Konveio para orientar as suas decisões de alteração linha por linha.

Um formato de comentários exclusivo ajudou a obter contribuições construtivas: os utilizadores foram solicitados não apenas a concordar ou discordar de uma alteração proposta, mas também a sugerir uma redação alternativa. Esse recurso ajudou a refinar o Plano Abrangente final com a contribuição direta da comunidade.

Impacto

• Acessibilidade aprimorada: os residentes que não puderam comparecer aos eventos presenciais puderam participar plenamente usando os mesmos materiais através do Konveio.
  
• Influência direta da comunidade: O Conselho utilizou as ferramentas de exportação de comentários da Konveio para influenciar diretamente as alterações finais do plano, resultando num documento mais centrado na comunidade.
  
• Envolvimento bilingue: Os primeiros materiais do kit de ferramentas foram traduzidos manualmente para o espanhol e disponibilizados no Konveio, ampliando o alcance aos residentes que falam espanhol.
  
• Apresentação profissional: Vídeos incorporados, incluindo uma introdução do presidente da câmara, e pesquisas visuais adicionaram requinte e acessibilidade ao conteúdo online.
  
• Suporte ágil: A equipa da Konveio foi ágil e prestativa durante prazos apertados, especialmente quando solicitações de última hora do Conselho exigiram ajustes rápidos na plataforma.

A cidade continua a usar o Konveio em outros esforços de planeamento, publicando projetos de planos e permitindo que os residentes vejam comentários anteriores. Olhando para o futuro, San Marcos planeia explorar recursos adicionais do Konveio, como transcrição assistida por IA de feedback presencial, para unificar ainda mais a opinião pública e tornar a participação o mais integrada possível.