Como Moorpark utilizou documentos incorporados para envolver os residentes na atualização do seu Plano Geral

Na década de 1980, Moorpark, Califórnia, tinha uma população modesta de 4.000 habitantes. Em 2019, a população da cidade aumentou para mais de 36.000 residentes. Com uma mudança demográfica tão dramática, ficou evidente que os objetivos e políticas do Plano Geral original não estavam mais alinhados com a identidade e as necessidades atuais da cidade, exigindo uma revisão significativa.

Realizando uma atualização abrangente pela primeira vez desde a sua criação em 1983, Moorpark embarcou num marco significativo de planeamento para criar um plano estratégico de longo prazo para a cidade. Este plano recém-adotado serve agora como um plano estratégico de longo prazo para a cidade, abrangendo uma visão comunitária, juntamente com objetivos e políticas específicas em todas as áreas do município. 

PROBLEMA

Um Plano Geral é o resultado de um forte envolvimento e contribuição da comunidade, refletindo as necessidades e aspirações da população diversificada de uma cidade. Tradicionalmente, a atualização de um plano importante envolvia inúmeros workshops presenciais e programas de divulgação, proporcionando amplas oportunidades para os residentes partilharem as suas perspetivas. 

Para garantir que o projeto permanecesse no caminho certo e que a voz da comunidade fosse ouvida, a equipa teve de criar métodos inovadores para manter um envolvimento significativo com a comunidade, apesar da natureza remota do processo.

SOLUÇÃO

Cada capítulo do Plano Geral Preliminar da cidade de Moorpark foi apresentado como uma experiência integrada no site do projeto do Plano Geral.

Ao visitar o site oficial de Moorpark para a atualização do Plano Geral, as partes interessadas podiam navegar por cada capítulo e fornecer comentários produtivos em pontos específicos de cada documento, sem precisar baixar arquivos ou escrever e-mails. Isso simplificou a promoção do projeto, pois o processo de participação era direto e os residentes precisavam apenas clicar na página para dar a sua opinião.

"Fornecer acesso aos materiais de planeamento num formato totalmente interativo, nativamente dentro do site oficial do projeto da cidade, proporcionou ao público um canal acessível para aprendizagem e colaboração."

- Doug Spondello, AICP, Diretor Adjunto de Desenvolvimento Comunitário da cidade de Moorpark, Califórnia

Ao longo do período de comentários, as partes interessadas escreveram inúmeros comentários específicos no contexto do plano elaborado, o que tornou o feedback fácil de entender para a equipa, que pôde rapidamente utilizar o feedback recebido através de revisões.

Assim que a fase de comentários terminou, a equipa pôde exportar um relatório PDF anotado para revisão interna e para memorizar o feedback fornecido no contexto dos materiais de planeamento diretamente no site do projeto, a fim de adicionar transparência ao processo e construir confiança.
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IMPACTO‍‍

“O Konveio provou ser uma ferramenta inestimável para hospedar o nosso Plano Geral Preliminar e materiais relacionados online e solicitar feedback da comunidade. Dado o número de comentários que, de outra forma, teríamos de atender individualmente, não me surpreenderia se tivéssemos economizado mais de 15 horas do tempo da equipa.”

«Graças ao Konveio, recebemos dezenas de respostas da nossa comunidade durante o projeto, que conseguimos gerir de forma eficaz.»

«A comunicação dos comentários foi excepcionalmente organizada, permitindo à nossa equipa analisar e incorporar rapidamente o feedback, resultando num Plano Geral mais abrangente e inclusivo. Em comparação com as soluções convencionais, o Konveio poupou significativamente tempo à Câmara Municipal e permitiu que os funcionários mantivessem um envolvimento contínuo com a comunidade, garantindo que a atualização do Plano Geral progredisse sem problemas.»

- Doug Spondello, AICP, Diretor Adjunto de Desenvolvimento Comunitário da cidade de Moorpark, Califórnia

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