A cidade de Madison transforma o Plano Abrangente num documento vivo

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Imagine Madison foi uma campanha única de divulgação pública que recolheu feedback de toda a cidade para planear o futuro de Madison — e muito mais. 

O feedback para as fases de elaboração do processo Imagine Madison, recolhido através do Konveio, foi utilizado para atualizar o Plano Abrangente da cidade de Madison. 

Após a adoção do plano em 2018, a cidade lançou uma versão interativa do Plano Abrangente desenvolvida pela Konveio, que ainda é usada ativamente para atualizações sobre o andamento do plano abrangente.

Para oferecer uma experiência perfeita, Madison está a usar o Konveio para incorporar o seu plano interativo diretamente no site oficial da cidade.

Problema

Primeiro, a equipa do projeto da cidade de Madison precisava apresentar e recolher feedback sobre o seu projeto de Plano Abrangente. Com base em experiências anteriores, eles queriam fazer isso de uma forma que facilitasse o envio e a gestão de comentários, tanto para a equipa do projeto quanto para os participantes. 

Em segundo lugar, a visão de longo prazo do projeto de Planeamento Abrangente era criar um documento vivo que não ficasse a ganhar pó numa prateleira após a sua adoção, mas que fosse divertido de explorar e pudesse ser atualizado para relatar o progresso ao longo do processo de implementação. 

Solução

O departamento de Planeamento de Madison utilizou o Konveio em todas as fases importantes do ciclo de vida do seu plano abrangente, desde a elaboração do rascunho até ao acompanhamento da implementação. 

Antes da adoção do plano em 2018, a equipa utilizou o Konveio para facilitar a revisão pública das suas versões preliminares do plano abrangente, a fim de capturar insights significativos que fossem intuitivos para os cidadãos partilharem, mas fáceis para a equipa gerir, acompanhar e incorporar alterações na versão final. 

Facilitar a revisão pública do seu plano abrangente elaborado no Konveio levou a: 

• Maior participação e feedback de alta qualidade recolhido
• Aprendizagem aprimorada
• Maior confiança através da transparência
• Mais residentes expostos às ideias de outros, semelhante a workshops públicos
• Diminuição do volume de perguntas e observações redundantes
• Um ciclo de feedback mais rigoroso e rápido com a comunidade e revisões do plano, reduzindo o tempo que a equipa dedica à análise e à elaboração de relatórios e dedicando mais tempo à implementação de mudanças.

Após a aprovação pela Câmara Municipal, o plano final de Madison foi hospedado usando o formato interativo da Konveio, onde os residentes podem voltar para ver as atualizações anuais do progresso das metas e objetivos do plano aprovado.  

Madison organizou os elementos do seu plano abrangente utilizando uma página inicial para permitir que os visitantes acessassem rapidamente elementos específicos do plano, em vez de abrir um longo PDF e ficarem sobrecarregados.

A implementação da funcionalidade de resumo de documentos da Konveio pela Madison facilitou às partes interessadas a navegação entre introduções de alto nível e informações detalhadas com base nos seus interesses. 

Hospedar o seu plano final como um documento vivo no Konveio levou a... 

• Um plano abrangente que é mais acessível e fácil de entender, utilizando recursos como o glossário automatizado do Konveio, leitura enquanto o documento carrega, integrações perfeitas de mapas, explicações em vídeo ou comentários em texto e outros recursos interativos. 
• Mais residentes a ler e a interagir com o plano final para responder às suas próprias perguntas.
• Os residentes têm uma única fonte de informação para marcar e consultar ao longo do tempo. 
• Funcionários fornecendo atualizações sobre itens de ação específicos nos materiais de planeamento, incluindo fotos, cronogramas e muito mais.
• Acompanhamento da implementação num único espaço.

Impacto

Os recursos exclusivos do Konveio ajudaram a equipa de projeto da cidade de Madison a economizar tempo durante a análise do feedback recebido. 

O formato interativo do plano permite que eles publiquem atualizações anuais sobre as métricas e indicadores descritos no plano, criando um documento dinâmico.  

Nos quatro anos desde a sua adoção, o Konveio ajudou a economizar tempo da equipa e proporcionou uma experiência enriquecedora aos seus residentes, que confiam que ele forneça informações atualizadas sempre que visitam o site da cidade.

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