5 táticas para organizar o seu documento para um envolvimento ideal

A experiência nos mostra que, quanto mais longo for um documento, mais importante é dar aos participantes a opção de se tornarem autores da sua própria experiência.

Ao ler o seu romance favorito, as pessoas podem servir uma taça de vinho, acomodar-se na cama e passar horas sem se envolver em outras atividades — e raramente param de ler antes de chegar às 20 primeiras páginas.

No entanto, não seria sensato presumir que alguém esteja disposto a dedicar 1 a 2 horas para interagir online com um documento de planeamento. As expectativas de tempo provavelmente variam, desde um breve vídeo resumo de 5 minutos, passando por um inquérito de 10 minutos, até possivelmente 20 minutos de leitura de secções de um plano sobre as quais estão interessados em comentar — mas raramente mais do que isso.

Como transmitir a mesma quantidade de informação online e recolher feedback informado num período de tempo reduzido? Como definir antecipadamente as expectativas em termos de tempo e conceber formas inteligentes de manter o interesse dos visitantes nos seus objetivos de envolvimento com o documento?

O envolvimento com documentos é o cerne do Konveio, e aqui compilámos algumas lições de outras áreas que podem ser aplicadas à melhor forma de estruturar o conteúdo para impulsionar o envolvimento online.

1: ESTRUTURAR O CONTEÚDO POR INTERESSE

Alguns de vocês devem se lembrar da série de livros«Escolha a sua própria aventura»da infância. Cada história era escrita na segunda pessoa, com o leitor assumindo o papel do protagonista, fazendo escolhas que determinavam as ações do personagem principal e o desfecho da trama.

Pode seguir o exemplo dessa forma de contar histórias , dividindo os tópicos de maneira a permitir que os visitantes mergulhem primeiro nas suas áreas específicas de interesse e, em seguida, continuem a sua jornada a partir daí. Isso permitirá que os participantes se tornem os autores das suas próprias experiências.

Foi assim que a cidade de São Francisco utilizou um site Konveio para envolver as partes interessadas como parte da atualização do Elemento Habitação 2022. Eles agruparam as ideias principais em cinco categorias para que os visitantes pudessem rapidamente dar feedback sobre os tópicos que lhes interessavam. Quando um visitante clica num tópico, pode explorá-lo com mais detalhes ou passar para o próximo. A página inicial abre com um vídeo curto de um minuto que chama a atenção do espectador e explica por que a sua participação é importante para a atualização do Elemento Habitação.

Os visitantes não são obrigados a assistir a uma apresentação inteira ou ler informações longas que não são relevantes para eles. Eles podem optar por ir diretamente para a parte da história que lhes interessa.

2: SELECIONE O CONTEÚDO POR PROFUNDIDADE

No nosso trabalho, descobrimos que a regra 80/20 se aplica aproximadamente ao envolvimento com documentos — podemos assumir que 20% do seu público está interessado em dedicar tempo a aprofundar os detalhes, enquanto os restantes 80% preferem ler primeiro o resumo das principais conclusões ou ideias políticas e, a partir daí, prosseguir. Para melhor atender a ambos os públicos, recomendamos apresentar um resumo dos seus tópicos antes de deixá-los mergulhados em detalhes longos, sem qualquer maneira de navegar com eficiência.

Reserve um momento e imagine que é um curador de museu ou designer de exposições e que os diferentes aspetos do seu projeto são a «obra de arte». Como projetaria a experiência para tornar as informações interessantes e envolventes? Reflita sobre experiências passadas como visitante. A nossa suposição é que, na sua última experiência num grande museu pela primeira vez, aprendeu sobre alguns itens em profundidade que chamaram a sua atenção enquanto explorava muitos outros de forma mais superficial.

Ofereça aos visitantes do seu site opções semelhantes às de um visitante de museu. Torne cada tópico visível à primeira vista, apresentando descrições curtas e oferecendo oportunidades para que eles naveguem mais profundamente nos materiais adicionais que lhes interessam.

Exemplo: A cidade de Madison, Wisconsin, utilizou o Konveio em todas as fases principais do ciclo de vida do seu plano abrangente. Agora, na fase de acompanhamento da implementação, adicionaram o recurso de resumo do Konveio para combinar o seu resumo executivo com o plano detalhado, permitindo que os visitantes alternem rapidamente entre introduções de alto nível e informações detalhadas com base nos seus interesses.

3: ESCREVA EM LINGUAGEM SIMPLES

Um aspeto fundamental da escrita em linguagem simples é usar palavras fáceis de entender. Embora seja simples, nem sempre é fácil. Especialmente ao redigir documentos complexos ou com orientações jurídicas que devem atender a um público geral.

Aqui estão três excertos do site oficial da lei federal de linguagem simples de 2010, que destacam um dilema que todos os planeadores enfrentam ao redigir documentos complexos:

• #1: «Quando não tiver outra forma de expressar uma ideia a não ser usando linguagem técnica, certifique-se de definir os seus termos.» (FPLG - Minimize o uso de jargões)
• #2: “Nunca defina uma palavra com um significado diferente do seu significado comumente aceito.” (FPLG - Minimize as definições)
• #3: «... os leitores tendem a esquecer que atribuiu um novo significado a uma palavra comum e, quando a encontram mais tarde no documento, atribuem-lhe o significado comum, em vez do significado específico que lhe atribuiu.» (FPLG - Minimizar definições)

Pense por um momento num código de zoneamento. Se cada página ou secção precisasse definir todos os termos ou acrônimos exclusivos, isso poderia ter consequências indesejadas e transformar um documento de 600 páginas num documento de 800 páginas. Também sabemos que muito poucos irão procurar o seu apêndice cuidadosamente elaborado no motor de busca do Google para entender acrônimos e jargões.

Então, como definir termos de maneira realista e fácil de usar, sem aumentar o tamanho e a confusão? Podemos listar algumas ideias e adoraríamos ouvir as suas, mas só conhecemos uma solução que realmente funciona perfeitamente.

O Konveio permite adicionar as suas próprias definições de palavras, acrónimos e frases que aparecem apenas quando um visitante passa o cursor ou clica na palavra. Os leitores saberão que uma palavra tem uma definição disponível, pois ela será sublinhada com traços. Adicionar um glossário personalizado é fácil: crie um ficheiro CSV de duas colunas com palavras técnicas numa coluna e a sua definição na outra e carregue-o no Konveio.

4: TORNE-O PERFEITO

Pode ter passado um ano (ou mais) a preparar o seu projeto para revisão pelas partes interessadas. Conhece os materiais e as informações básicas como a palma da sua mão. Infelizmente, muitos dos recursos que criou não cabem no formato PDF — pense em mapas estáticos pixelizados ou uma animação 3D que acaba no seu relatório final como uma simples captura de ecrã.

Equilibrando acessibilidade com TL;DR

Para projetos grandes, pode já haver reuniões ou apresentações gravadas, animações 3D de arquitetos, mapas ArcGIS e muito mais. Quanto mais, melhor, mas abrir tudo de uma vez criaria uma confusão enorme de separadores do navegador, na qual o seu público se perderia.  Além disso, se *tudo* for apresentado como uma longa lista de links, pode parecer muito árduo para as partes interessadas sequer começarem a explorar qualquer material. Pode até ser interpretado como um sinal de que elas não devem participar de forma alguma.

Obtenha um «sim» antecipado.

Uma forma de incentivar a participação é fazer com que alguém se envolva, tomando medidas o mais rápido possível, não importa quão inofensivas ou insignificantes elas sejam. E, para isso, é importante simplificar a experiência inicial do visitante, deixando-o com um caminho simples para a participação.

A melhoria mais óbvia em termos de simplicidade é colocar tudo o que eles precisam à vista, eliminando a necessidade de baixar os materiais e abrir separadores separados apenas para começar.

Menos é mais. O truque é selecionar recursos adicionais (vídeos/mapas) de forma a que correspondam ao fluxo do seu documento oficial ou recurso online, revelando recursos externos assim que esse tópico for o foco. Agora, os seus recursos serão selecionados juntamente com o tópico ao qual são mais relevantes e vistos como úteis, em vez de intimidantes.

• Consiga isso incorporando mapas ArcGIS em todas as instâncias relevantes e abrindo-os no topo do seu documento, em vez de enviar os seus leitores para outro lugar.
• E assim por diante com vídeos do YouTube ou outros materiais.

5: ORGANIZE O CONTEÚDO POR TEMPO

Como mencionado anteriormente, os visitantes do seu site provavelmente têm tempo limitado para interagir com o seu conteúdo. Em vez de deixá-los adivinhar quanto tempo uma determinada atividade levará, por que não colocar essa informação logo à frente? Dessa forma, os participantes online podem escolher com o que interagir com base no tempo que têm disponível, em vez de pelo tema.

Por exemplo, pode notar que muitos artigos online agora incluem uma estimativa do tempo necessário para ler o artigo logo no início. Isso ajuda o leitor a decidir se quer começar a ler agora, dar uma olhada rápida ou guardar para mais tarde.

Outro exemplo são os guias para visitantes de parques nacionais, que fornecem uma lista de atividades sugeridas com base no tempo disponível dos visitantes. Podemos adicionar esse tipo de informação a todos os materiais do nosso site para facilitar aos visitantes a escolha do que desejam fazer agora ou reservar tempo para fazer mais tarde.

Peachtree City, GA, foi uma das dez comunidades a receber uma subvenção da Livable Centers Initiative (LCI) da Atlanta Regional Commission (ARC) em 2019. Peachtree City estava a embarcar num processo de um ano que inclui um amplo trabalho comunitário como parte do seu Projeto de Planeamento LCI. Eles usaram um site Konveio para pedir ao público que desse feedback sobre diferentes cenários de desenvolvimento. O site inclui uma lista de cinco atividades com o tempo estimado para concluí-las. Há também um pequeno vídeo que explica como usar o site.

CONCLUSÃO

Sem limites de tempo ou espaço, o envolvimento online dá-nos a oportunidade de reimaginar a experiência de uma revisão tradicional de rascunhos na prefeitura ou de uma reunião presencial, em vez de apenas tentar recriá-la. O Konveio torna fácil e até divertido interagir com o seu conteúdo, aumentando assim a probabilidade de mais pessoas dedicarem tempo para analisá-lo.

“No geral, acho que é mais provável que os residentes encontrem e considerem mais pontos de vista com o Konveio do que se participassem de um workshop público, porque é no seu próprio tempo e eles têm mais oportunidades e pontos de contato.

O Konveio ajudou a tornar o plano um pouco mais vivo, e não acho que as pessoas o teriam lido com tanta atenção se não tivessem a oportunidade de comentar qualquer parte do documento.»

‍—Maritza Mercado Pechin, Gestora de Projetos do Richmond 300 (Leia o estudo de caso)

Ainda estamos apenas a começar a explorar o Document Engagement! A colaboração e o feedback são tão essenciais para a plataforma da Konveio quanto a partilha de informações e a interatividade. Saiba mais sobre colaboração e feedback.

Entre em contacto connosco hoje mesmo e deixe-nos ajudá-lo a tornar o seu documento atraente para o seu público.

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