Como facilitar o envolvimento das partes interessadas antes dos comentários públicos e das revisões preliminares

Desde que a Konveio abriu as suas portas há quatro anos, apoiamos várias centenas de planos e projetos em vários pontos dos seus ciclos de vida. No final, fomos reconhecidos como uma das 100 melhores empresas de GovTech pela revista GovTech Magazine no início deste ano. 

Antes de facilitar workshops híbridos ou revisões de rascunhos, um uso menos conhecido do Konveio é para o envolvimento privado de partes interessadas internas e externas. 

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O Konveio é indicado para uma variedade de cenários comuns envolvendo partes interessadas, incluindo: 

• Revisões privadas do rascunho antes do lançamento público.
• Consultores a rever o trabalho com os clientes. 
• Membros do conselho municipal analisam um plano no Konveio antes da sua aprovação. 
• Partilha de notas de reuniões para que um público mais amplo possa analisá-las diretamente no contexto do plano. 

Benefícios adicionais de usar o Konveio:‍

• Torna as reuniões ao vivo mais eficientes. Por exemplo, a Organização das Nações Unidas para a Alimentação e a Agricultura utilizou o Konveio para finalizar alguns itens da agenda com antecedência, deixando as questões mais difíceis para a reunião ao vivo. Também é fácil facilitar reuniões produtivas, revisando o feedback já escrito no Konveio, conforme necessário.
• Simplifica a gestão de versões. Elimina a partilha de novos links de documentos ou anexos por e-mail. Os utilizadores podem adicionar um novo documento e nomear o antigo como arquivo ou substituí-lo por completo. 
• Elimina o tempo gasto a combinar comentários de trocas de e-mails ou ficheiros PDF anotados separadamente numa folha de cálculo.
• Permite atribuir comentários específicos para outros membros da equipa analisarem, incorporarem ou responderem e, em seguida, marcá-los como «resolvidos».
• Capacidade de ter conversas encadeadas, com vários comentários mais curtos escritos no contexto dos materiais. Isso adiciona um elemento social e torna o feedback mais acessível. 
• Resulta em um maior envolvimento com os materiais reais do que nas atividades presenciais. (Isso economiza tempo, pois as pessoas podem revisar e comentar no seu próprio tempo, quando têm mais motivos para ler o plano antes de compartilhar seus preconceitos ou ideias pré-concebidas.)
• Oferece uma plataforma neutra e fácil de usar para todos. Às vezes, as organizações utilizam o Microsoft Teams, o Google Drive ou o Adobe. A plataforma da Konveio é intuitiva para as partes interessadas (não é necessário nenhum manual de instruções!) e, além disso, nenhum utilizador pode acidentalmente fazer edições destrutivas no documento subjacente. 

Configurações a considerar no Konveio para envolver grupos de partes interessadas: 

• Limite a visibilidade pública. Oculte o documento para que não seja encontrado na página inicial e/ou limite os comentários aos utilizadores registados na sua plataforma ou apenas aos autorizados. 
• Categorias de comentários personalizadas. A opção de adicionar categorias personalizadas de tipos de comentários para que as partes interessadas possam categorizar os seus comentários, facilitando a revisão e a geração de relatórios.  
• Use os seus próprios espaços de trabalho privados. Defina o documento para ser visualizado apenas quando incorporado, permitindo que as equipas usem os seus próprios espaços de trabalho com opções de privacidade e visibilidade.
• Partilhe todos os anexos e recursos com um único link. Reúna vários documentos numa única experiência, partilhando o mesmo link e senha, em vez de vários anexos e versões atualizadas posteriormente.‍
• Evite preconceitos ou pensamento de grupo. Defina os comentários como «ocultos» para as partes interessadas, permitindo que elas enviem os seus comentários sem serem influenciadas pelos comentários de outras pessoas.

Conta com a confiança da Organização das Nações Unidas para a Alimentação e a Agricultura, dos projetos de padrões para óleo de palma e óleo de coco (através do Ingenious Peoples Knowledge), do Project Management Institute (PMI) e de muitos outros.

Se estiver interessado em utilizar o Konveio para mais processos de envolvimento das partes interessadas, entre em contacto com um membro da nossa equipa para discutir as melhores formas de implementar isso no seu próximo projeto.