Resolvendo os desafios da escrita em linguagem simples

A Plataforma de Interação com Documentos da Konveio transforma documentos PDF estáticos em experiências digitais, rivalizando com um site HTML personalizado. Mas a redação usada num PDF ou site deve seguir várias práticas recomendadas, entre as quais se destaca a utilização de linguagem simples.

SIMPLES, MAS NÃO FÁCIL

Depois de estudar o site oficial da Lei da Linguagem Simples de 2010, queríamos destacar como o nosso mais recente recurso de glossário interativo resolve um dilema que todos os profissionais de planeamento invariavelmente enfrentam ao redigir documentos complexos e tentar seguir as melhores práticas para tornar o documento compreensível.

Abaixo estão três citações do site oficial da Lei da Linguagem Simples que destacam a desconexão entre as melhores práticas e a realidade que os planeadores enfrentam. Depois de estarmos em sintonia, partilharemos a nossa solução.

MELHOR PRÁTICA Nº 1:

• “Quando não tiver outra forma de expressar uma ideia a não ser usando linguagem técnica, certifique-se de definir os seus termos.”
• Fonte (FPLG - Minimizar o jargão)

MELHOR PRÁTICA N.º 2:

• «Nunca defina uma palavra com um significado diferente do seu significado comummente aceite.»
• Fonte: FPLG - Definições de minimização

MELHOR PRÁTICA N.º 3:

• «...os leitores tendem a esquecer que atribuiu um novo significado a uma palavra comum e, quando a encontram mais tarde no documento, atribuem-lhe o significado comum, em vez do significado especializado.» - Morris Cohen (de Reason and Law)
• Fonte: FPLG - Definições de minimização

Na Konveio, sabemos que isso é mais fácil dizer do que fazer. Não é realista esperar que, apenas com a escolha das palavras, um documento técnico/jurídico possa evitar completamente o uso de jargões e acrónimos. Portanto, algumas definições serão necessárias.

Mesmo com definições reduzidas ao mínimo, a maioria dos leitores de um código de zoneamento irá avançar para uma secção específica que pode estar a dezenas de páginas adiante no documento. Para ter definições prontamente disponíveis para maior clareza, independentemente de onde o leitor comece a ler o documento, provavelmente seria necessário ter definições de termos especiais para cada página ou secção, o que é totalmente irrealista.

Embora os apêndices sejam bem-vindos e incentivados, o impulso padrão da maioria dos leitores é pedir ao Google para definir um termo desconhecido, o que pode não fornecer a mesma definição ou significado que o autor pretendia.

Então, como podemos adicionar clareza e garantir o entendimento mútuo sem transformar um documento de 600 páginas num documento de 800 páginas?

Solução

O Konveio permite que você carregue uma tabela personalizada de definições relevantes para o seu documento e forneça o conhecimento necessário para que o leitor médio interprete cada página sem adicionar confusão ou extensão ao documento. Ela pode ser adicionada ou ajustada a qualquer momento e reutilizada em vários documentos.

Em resumo, acreditamos que os escritores devem seguir as orientações das diretrizes de linguagem simples. E quando não for possível, devem ser empáticos e usar a tecnologia para resolver o problema.

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