Postagem de convidado: A importância de relatórios fáceis de entender

Foi um prazer entrevistar o Dr. Jürgen Faisst, diretor executivo do Instituto Internacional de Padrões de Comunicação Empresarial (IBCS). Pedimos a Jürgen que partilhasse informações de alto nível sobre o IBCS e a sua visão sobre os problemas de comunicação que ele pretende influenciar em organizações privadas e públicas.

O Dr. Jürgen Faisst está atualmente a usar o Konveio para facilitar o feedback sobre a versão 1.2 dos padrões do IBCS.

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Quais são os problemas que você vê [todos os tipos de] organizações cometendo e quais são algumas das razões pelas quais eles os cometem?

Jürgen: O problema que vemos em muitas organizações é que elas sofrem com uma infinidade de relatórios com aparências diferentes, tornando-os difíceis de entender. Isso ocorre porque o design dos relatórios segue o gosto pessoal dos criadores e os recursos do software em uso, em vez de princípios geralmente aceitos.

Se tivéssemos uma notação padronizada para a comunicação empresarial, como existe para muitas outras disciplinas, tais como arquitetura, engenharia ou música, então «as mesmas coisas» teriam sempre a mesma aparência. O International Business Communication Standards (IBCS) é um projeto Creative Commons semelhante à Wikipedia que tenta definir essa notação padronizada para relatórios.

Nas suas palavras, como ou por que os padrões de comunicação empresarial são relevantes para os governos locais?

Jürgen (rindo): Não temos também relatórios, apresentações e painéis de controlo na administração local? Provavelmente, eles estão a relatar temas diferentes dos das empresas, mas, de um ponto de vista abstrato, é exatamente a mesma coisa. Sabemos que vários municípios já aplicam as Normas IBCS, por exemplo, São Francisco, nos EUA. A cidade de Graz, na Áustria, ganhou até o Prémio Internacional de Ouro da ARC, em Nova Iorque, pelo seu Relatório Anual de 2015, elaborado no estilo IBCS. Veja www.ibcs.com/resource/holding-graz.

Um dos nossos objetivos na Konveio é facilitar a compreensão dos documentos de planeamento e elaboração de políticas — parece que muitas das normas que promove aplicam-se aos tipos de documentos que se encontram na nossa plataforma, portanto...

Pode destacar algumas das principais normas de comunicação que recomenda?

Jürgen: A IBCS recomenda concentrar-se na transmissão da mensagem, em vez de apenas fornecer dados puros, padronizar a rotulagem, garantir o dimensionamento adequado, usar tipos de gráficos apropriados e unificar o design visual de aspectos típicos do relatório, como dados reais e planejados, variações e todos os tipos de destaque.

Em que áreas do quadro de «sucesso» acha que a Konveio pode ajudar?

Jürgen: O IBCS consiste em sete conjuntos de regras, cujas letras iniciais formam a sigla SUCCESS. É especialmente a secção U = UNIFY que diferencia o IBCS das estruturas existentes. As regras de notação desta secção foram inicialmente desenvolvidas pelo Prof. Rolf Hichert e transferidas para a Associação IBCS, sem fins lucrativos, em 2013, para consulta pública e desenvolvimento posterior. Para este processo de desenvolvimento e consulta, precisamos de uma plataforma digital de divulgação para recolher feedback e preparar a aprovação.

Você está atualmente a atualizar o seu documento orientador e a revê-lo com os seus membros de todo o mundo usando o Konveio. Poderia nos contar um pouco sobre como o processo tem corrido até agora?

Jürgen: Estamos a preparar a versão 1.2 das Normas IBCS e carregámos alguns PDFs com rascunhos no Konveio. Convidámos os quase 6000 membros da Associação IBCS a comentar e recebemos um excelente feedback. Tanto em relação ao conteúdo dos documentos como à plataforma Konveio. Os membros da nossa comunidade dizem-nos que a plataforma Konveio é muito intuitiva e muito mais fácil de utilizar do que o site WordPress que utilizávamos anteriormente.

Onde as comunidades interessadas poderiam obter mais informações sobre o seu trabalho e como podem utilizá-lo para fortalecer o seu próprio trabalho?

Jürgen: O nosso site www.ibcs.com é uma fonte inesgotável de inspiração. Aí encontrará as Normas IBCS online, poderá registar-se na Associação IBCS (é gratuito) e obter uma cópia gratuita das Normas IBCS num documento PDF de 150 páginas. E encontrará todo o tipo de apoio, como cursos de formação, pacotes de software certificados, consultores associados, modelos de relatórios, leituras recomendadas, etc. O nosso curso em vídeo «solid, outlined, hatched» (https://ibcs.teachable.com/p/solid-outlined-hatched) também pode ser um bom ponto de partida.

Teremos todo o prazer em receber muitos utilizadores do Konveio lá.

Nós, na Konveio, também acreditamos que comunicação é comunicação, independentemente de os seus stakeholders serem funcionários do governo, o público ou empresas privadas. Trata-se de comunicar e interagir de uma pessoa ou entidade para outra sem atritos. Além disso, unir as pessoas é um problema difícil, mas administrável na era online.

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