Como fazer: Facilitar uma reunião pública virtual em conformidade com a lei

Com as reuniões públicas virtuais provavelmente aqui para ficar, oferecemos cinco práticas recomendadas universais a serem seguidas, incluindo listas de tarefas para ajudá-lo a preparar-se para a sua reunião.

As reuniões públicas virtuais provavelmente vieram para ficar, seja por circunstância ou por escolha. Embora alguns possam ver a conversão forçada das reuniões presenciais para online devido à COVID-19 como um inconveniente, muitos estão a perceber as oportunidades e os benefícios de se tornar virtual. Quer a sua organização esteja a passar por dificuldades ou a abraçar a mudança, este artigo oferece cinco práticas recomendadas universais a seguir, incluindo listas de tarefas para ajudá-lo a preparar-se para a sua reunião.

1. Cumprir as leis relativas a reuniões abertas e registros abertos

Cada estado tem os seus próprios estatutos que regem as reuniões abertas e os registos abertos, e não podemos esquecer de cumprir essas leis quando passamos para o ambiente virtual. As leis de reuniões abertas protegem o direito do público de ser notificado e observar as deliberações dos funcionários públicos enquanto tomam decisões que formam políticas públicas. Registos abertos são documentos na posse de uma entidade governamental que devem ser disponibilizados ao público mediante solicitação. As leis variam de acordo com o estado, portanto, certifique-se de verificar os requisitos específicos do local onde você está a conduzir os negócios. Você também deve verificar quais reuniões e registros estão sujeitos às leis. Isso é um dado adquirido para reuniões regulares, como conselhos municipais e comissões de planeamento, mas e quanto a eventos online abertos ao público e workshops comunitários? Reuniões informais da equipa no Zoom? E-mails e publicações nas redes sociais?

LISTA DE TAREAS A FAZER:

• A Ballotpedia fornece informações sobre os requisitos para reuniões abertas e registros abertos por estado e é um bom ponto de partida.
• Entre em contacto com o cartório municipal ou distrital ou com o consultor jurídico do local onde você conduz os seus negócios para verificar os requisitos específicos desse estado.

2. A sua reunião virtual deve ser acessível a pessoas com deficiências diferentes.

A Lei dos Americanos com Deficiência (ADA) foi promulgada em 1990 para garantir que as pessoas com deficiência tenham as mesmas oportunidades que as pessoas sem deficiência. Ela proíbe a discriminação com base na deficiência no emprego, no governo estadual e local, em acomodações públicas, instalações comerciais, transportes e telecomunicações. Especificamente, a Secção 508, que altera a Lei de Reabilitação da Força de Trabalho de 1973, exige que os sites federais sejam acessíveis a pessoas com deficiências que afetam a sua audição, visão ou capacidades físicas. Os sites governamentais e as comunicações eletrónicas também devem seguir esta norma. O World Wide Web Consortium é uma organização que desenvolve normas e materiais de apoio para ajudar outras pessoas a compreender e implementar a acessibilidade. Eles fornecem recursos gratuitos para tornar os seus sites, aplicações e outras criações digitais mais acessíveis e utilizáveis por todos.

LISTA DE TAREAS A FAZER:

• Ofereça várias formas de participação para pessoas com deficiência, incluindo métodos escritos, verbais e visuais.
• Visite Section508.gov para obter ajuda na revisão de sites e materiais eletrónicos quanto à conformidade com a ADA.
• Certifique-se de que o seu conteúdo segue as Diretrizes de Acessibilidade para Conteúdo Web.

3. Garanta que haja poucas barreiras à participação

Além da conformidade com a ADA, considerações importantes sobre acessibilidade incluem equidade digital e alfabetização digital. O fosso entre aqueles que têm acesso, capacidade e disposição para usar a tecnologia e a internet e aqueles que não têm é conhecido como «divisão digital». Pesquisas sugerem que até 42 milhões de americanos não têm acesso à internet banda larga. Mesmo entre aqueles que têm acesso, o Pew Research Center relata que 10% dos adultos optam por não usar a internet. Outra pesquisa do Pew mostra que, embora 96% dos americanos tenham um telemóvel, eles podem não ter um smartphone. Não podemos presumir que, só porque alguém tem acesso à Internet, essa pessoa tenha o conhecimento ou a disposição para instalar e usar um software de reuniões online como o Zoom. Ela também pode não ter um plano de dados ilimitado que permita transmitir conteúdo. O ideal é que as suas reuniões online funcionem em várias plataformas, sistemas operacionais e dispositivos.

LISTA DE TAREAS A FAZER:

• Considere como alguém sem serviço de Internet ou smartphone pode participar da sua reunião online, por exemplo, oferecendo uma forma para as pessoas ligarem de um telefone fixo. A maioria das ferramentas de webinar oferece essa opção.
• Evite ou ofereça alternativas às reuniões virtuais que exigem registo, conta nas redes sociais ou instalação de software especial. O site Konveio é uma excelente opção!

4. Leve em consideração a segurança e o controlo de acesso

No mundo digital de hoje, a segurança online é fundamental. Nada poderia prejudicar mais um esforço de participação online do que os participantes serem infectados por vírus informáticos e/ou a reunião ser invadida por hackers ousofrer um «zoombombing».

LISTA DE TAREAS A FAZER:

• Tenha cuidado ao pedir às pessoas para descarregarem software potencialmente malicioso.
• Aprenda a evitar que a sua reunião seja «zoombombed».

5. Siga as mesmas regras que seguiria para uma reunião presencial

Muitas das regras aplicáveis às reuniões presenciais continuam a ser válidas, tais como: fornecer avisos prévios adequados, publicar as ordens do dia com antecedência, disponibilizar meios para que as pessoas possam comentar, manter atas das reuniões e gravar comentários, tornar as atas e os comentários acessíveis ao público posteriormente e gravar a reunião para que as pessoas possam assistir ou ouvir mais tarde.

LISTA DE TAREAS A FAZER:

• Consulte o ponto 1 e certifique-se de que está a cumprir todas as leis relativas a reuniões abertas ou registos públicos que regem a notificação, a conduta nas reuniões e a manutenção de registos.
• Ofereça às pessoas uma forma de aceder aos mesmos materiais que elas veriam pessoalmente, como slides do PowerPoint ou cartazes. Com o Konveio, isso é muito fácil!

A Konveio está aqui para ajudar

O Konveio é uma plataforma online que permite partilhar facilmente informações e colaborar com uma ampla gama de partes interessadas internas e externas. Pode ser transformado num site separado ou incorporado no seu site existente. O Konveio é fácil de usar tanto para funcionários internos como para partes interessadas externas, e não é necessário aprender a usar ou baixar nenhum software.

O KONVEIO PERMITE QUE VOCÊ:

• Reproduza reuniões presenciais, workshops e eventos abertos ao público.
• Carregue uma variedade de documentos, como cartazes, mapas e apresentações, para que as partes interessadas possam visualizar e comentar.
• Permita que os utilizadores comentem simultaneamente o mesmo documento, vejam e respondam aos comentários uns dos outros.
• Adicione conteúdo interativo, como mapas ampliáveis e vídeos.
• Consolide, analise e responda rapidamente aos comentários.
• Crie um espaço de trabalho protegido por palavra-passe ou permita que qualquer pessoa com o link participe.

A equipa da Konveio também está disponível para ajudá-lo com os seus desafios de engajamento. Reserve um horário em https://calendly.com/konveio.

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