4 chaves para o envolvimento bem-sucedido com o conteúdo de relatórios e planos

Criar planos e relatórios interativos é mais fácil do que você imagina

Documentos do plano. Você conhece o tipo: PDFs longos e difíceis de ler, que podem levar uma eternidade para baixar e ainda mais tempo para ler. Os líderes comunitários querem compartilhar seus planos e prioridades com o público, mas eles normalmente não estão no topo da lista de leitura de ninguém e certamente não oferecem oportunidades de envolvimento. O que uma comunidade deve fazer?

Acredite ou não, os documentos do plano podem realmente ser envolventes. O problema não está nas informações em si, mas sim na sua apresentação. As pessoas querem ser atraídas, não forçadas a percorrer páginas longas e cheias de texto em busca de áreas que sejam relevantes para elas. As pessoas querem experimentar as informações, não apenas lê-las. E se o conteúdo puder ser acessado em qualquer lugar, de forma rápida e fácil, isso também é uma grande vantagem. As organizações que se esforçam para envolver o público por meio de documentos dinâmicos sobre o plano colherão os benefícios de um público mais interessado e envolvido, adesão ao projeto e, por fim, uma implementação mais tranquila do plano.

Tomemos, por exemplo, o código de zoneamento publicado pela cidade de Albuquerque. Embora as informações contidas no documento sejam obviamente importantes, elas não são fáceis de entender e não deixam uma impressão duradoura nem suscitam perguntas. Albuquerque estava à procura de algo melhor, então criou a sua nova IDO ( Integrated Development Ordinance, ou Portaria de Desenvolvimento Integrado) interativa em uma plataforma que lhes permitiria apresentar as suas informações online em um formato mais interativo e atraente. A funcionalidade das páginas de visão geral da aplicação Konveio oferece um formato modular que pode incluir texto interativo, perguntas e opções de feedback. O novo documento online dá vida ao PDF original, convidando à exploração do assunto e incluindo até perguntas triviais relevantes para o projeto. Este é um «documento» que ficará na memória dos utilizadores e proporciona a Albuquerque uma ferramenta que poupa tempo e responde mais facilmente às perguntas dos cidadãos, sem exigir que os funcionários dêem respostas individuais.

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O departamento de planeamento urbano de Madison, Wisconsin, estava a trabalhar numa atualização do Plano Abrangente. Em busca da melhor solução para o envolvimento do público, a cidade utilizou o Konveio para criar recursos envolventes de comentários públicos para recolher feedback sobre o rascunho do plano. As sobreposições interativas incluíam mapas com zoom, Google Street View e outros elementos de mídia avançada para dar vida ao documento. As partes interessadas podiam clicar em qualquer lugar para fornecer feedback, e a equipa ganhou tempo extra que antes gastava a gerir comentários, uma vez que todo o feedback era capturado no contexto do conteúdo do plano. Após a adoção do plano pela câmara municipal, os planeadores expandiram a plataforma online para criar um documento vivo que é atualizado frequentemente, permitindo aos cidadãos acompanhar a implementação do plano para proporcionar transparência e responsabilidade.

Essas organizações compreenderam que informações complexas podem ser tornadas envolventes — e até divertidas — ao pensar fora da caixa do PDF e usar as quatro chaves a seguir para criar engajamento de conteúdo em torno de documentos longos.

1. Descoberta de conteúdo

Quem realmente lê um documento de plano na íntegra? Poucas pessoas, porque a apresentação tradicional de um plano — mesmo que seja colocado online — é prolixa, longa e técnica. Apresentar um documento como blocos fáceis de ler e atraentes convida à exploração e à descoberta, em vez de uma leitura superficial. Os documentos do plano contêm informações importantes — evite que as pessoas passem por essas informações ao fornecer páginas com resumos visuais ou visões gerais que ofereçam acesso rápido a todas as seções importantes. Em seguida, torne os documentos tão atraentes visualmente quanto tudo o que as pessoas veem online!

O Plano Abrangente Interativo de Madison apresenta informações fáceis de assimilar, destacadas por gráficos atraentes. A curiosidade natural do público irá guiá-lo a clicar para obter informações mais detalhadas sobre tópicos que lhe interessam, tornando mais simples ter uma visão geral do projeto e encontrar conteúdos interessantes com facilidade. É possível até partilhar as suas descobertas nas redes sociais, expandindo automaticamente o público de Madison.

2. Exploração lúdica

A gamificação tornou-se um meio popular para atrair mais participação em processos públicos. Mas será que ela pode realmente ser aplicada a algo tão mundano como documentos e relatórios de planeamento? A nova apresentação do plano diretor do Audubon Park, em Nova Orleães, é uma excelente prova de que sim. Os visitantes do site do projeto podem facilmente alternar entre capítulos e secções, explorar informações adicionais que não constam no documento, ampliar mapas ou passear virtualmente pelo parque usando o Google Street View e usar o link rápido para um formulário de contacto incorporado para se envolver na vida cívica do parque. Não é um plano diretor comum e certamente não está a acumular poeira na prateleira virtual!

Os visitantes podem facilmente ampliar os mapas ou passear virtualmente pelo parque usando o Google Street View e usar o link rápido para um formulário de contacto incorporado para se envolverem na vida cívica do parque.

3. Aprendizagem interativa

A maioria das experiências diárias na Era da Informação é interativa. Por que os documentos do plano devem permanecer estáticos e enfadonhos? Ao disponibilizar as informações online e usar a interatividade para orientar os utilizadores, é possível atrair as pessoas para a experiência e promover a aprendizagem. As pessoas sentem-se mais envolvidas quando têm um papel a desempenhar no processo de assimilação das informações online.

Longe do formato enfadonho das tradicionais portarias apenas para leitura, o documento de zoneamento publicado pela cidade de Albuquerque é altamente interativo, incentivando a exploração prática e ajudando os cidadãos a compreender o complexo tema do zoneamento. As páginas do guia com perguntas abordam as dúvidas mais comuns que os cidadãos têm sobre zoneamento. Por exemplo, a página “Que usos podem ser desenvolvidos em uma propriedade?” começa com uma simples pesquisa de endereço, seguida por várias etapas que orientam o utilizador em direção às informações relevantes para ele. No final, eles podem enviar por e-mail um relatório com as suas descobertas para si mesmos, economizando o tempo da equipe do departamento que, de outra forma, teria sido gasto respondendo às mesmas perguntas por telefone ou pessoalmente. Essa abordagem personalizada para tornar acessíveis as partes importantes de um documento de mais de 500 páginas, sem a necessidade de rolagem extensa e sem arrancar os cabelos, acaba levando a uma maior satisfação de todos os lados.  

4. Feedback específico ao contexto

Que oportunidades de feedback pode encontrar nos documentos tradicionais do plano? No máximo, encontrará informações de contacto impressas, um link para um site ou um inquérito separado em algum lugar difícil de encontrar na Internet. Adicionar oportunidades para fornecer feedback diretamente num documento do plano pode aumentar drasticamente a qualidade do feedback. Em vez de simplesmente divulgar informações e orientar os participantes para outro lugar para fornecer feedback, pode usar os documentos do plano como uma oportunidade para aprender mais sobre as opiniões, ideias e preferências do seu público.

A MPO (Organização de Planeamento Metropolitano) de Maui, ao decidir como lidar com o desenvolvimento do transporte a longo prazo, sabia que o feedback do público teria um papel fundamental na determinação do curso de ação final. O seu livro de factos interativo online permite que os utilizadores respondam a um rápido formulário de comentários gerais ou cliquem em qualquer parte do documento para deixar anotações. Outros podem ver e responder a esses comentários ou simplesmente manifestar o seu apoio votando nos comentários existentes. Como resultado, o feedback que a MPO recebeu do público foi bem informado e específico ao contexto — uma mudança crucial em relação ao caos habitual de comentários difíceis de acompanhar, rastrear e gerenciar.

O livro de factos interativo online permitia aos utilizadores responder a um breve formulário de comentários gerais ou clicar em qualquer parte do documento para deixar anotações.

Nesta era de maravilhas tecnológicas, seria uma pena se documentos estáticos fossem a única forma de apresentar conteúdo e solicitar feedback. Felizmente, existem estratégias mais criativas disponíveis. A Konveio ajudou Albuquerque, a Maui MPO e a cidade de Madison a disponibilizar os seus documentos online e transformá-los em experiências altamente envolventes, mais propícias a alcançar o objetivo final de qualquer documento de plano: a adesão do público, que leva a uma implementação simplificada.

Demonstração do Konveio

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