5 tácticas para organizar tus documentos y lograr una interacción óptima

La experiencia nos dice que cuanto más largo es un documento, más importante es dar a los participantes la opción de convertirse en autores de su propia experiencia.

Cuando leen su novela favorita, las personas pueden servirse una copa de vino, ponerse cómodas en la cama y pasar horas sin realizar otras actividades, y rara vez dejan de leer una vez que han pasado las primeras 20 páginas.

Sin embargo, no sería prudente suponer que todo el mundo está dispuesto a dedicar entre una y dos horas a examinar un documento de planificación en línea. Es probable que el tiempo que se espera dedicar varíe, desde un breve vídeo resumen de cinco minutos hasta una encuesta de diez minutos, pasando por unos veinte minutos de lectura de las secciones de un plan sobre las que se desea comentar, pero rara vez más.

¿Cómo se puede transmitir la misma cantidad de información en línea y recopilar comentarios informados en un plazo de tiempo reducido? ¿Cómo se pueden establecer de antemano las expectativas en cuanto al tiempo que se va a dedicar y diseñar formas ingeniosas de mantener el interés de los visitantes en los objetivos de interacción con el documento?

El compromiso con los documentos es el núcleo de Konveio, y aquí hemos recopilado algunas lecciones de otros campos que pueden aplicarse a la mejor forma de estructurar el contenido para impulsar el compromiso en línea.

1: ESTRUCTURA DEL CONTENIDO POR INTERÉS

Algunos de ustedes quizás recuerden la serie de libros«Elige tu propia aventura»de su infancia. Cada historia estaba escrita desde un punto de vista en segunda persona, en el que el lector asumía el papel del protagonista y tomaba decisiones que determinaban las acciones del personaje principal y el desenlace de la trama.

Puedes inspirarte en esta forma de narrar historias dividiendo los temas de manera que los visitantes puedan sumergirse primero en sus áreas de interés específicas y luego continuar su recorrido a partir de ahí. Esto permitirá a los participantes convertirse en los autores de sus propias experiencias.

Así es como la ciudad de San Francisco utilizó un sitio web de Konveio para involucrar a las partes interesadas como parte de su actualización del Elemento de Vivienda 2022. Agruparon las ideas clave en cinco categorías para que los visitantes pudieran dar rápidamente su opinión sobre los temas que les interesaban. Una vez que el visitante hace clic en un tema, puede explorarlo con más detalle o pasar al siguiente. La página de inicio se abre con un breve vídeo de un minuto que capta la atención del espectador y explica por qué su participación es importante para la actualización del Elemento Vivienda.

Los visitantes no se ven obligados a sentarse a ver toda la presentación ni a leer información extensa que no les interesa. Pueden elegir pasar directamente a la parte de la historia que les resulte más interesante.

2: SELECCIONAR CONTENIDO POR PROFUNDIDAD

En nuestro trabajo, hemos descubierto que la regla del 80/20 se aplica aproximadamente al compromiso con los documentos: podemos suponer que el 20 % de su público está interesado en dedicar tiempo a profundizar en los detalles, mientras que el 80 % restante prefiere leer primero el resumen de las conclusiones clave o las ideas políticas y, a partir de ahí, continuar. Para atender mejor a ambos públicos, recomendamos presentar las notas resumidas de los temas antes de sumergirlos en los detalles de los textos largos sin ninguna forma de navegar de manera eficiente.

Tómese un momento y imagine que es conservador de museo o diseñador de exposiciones y que los diferentes aspectos de su proyecto son las «obras de arte». ¿Cómo diseñaría la experiencia para que la información resultara interesante y atractiva? Reflexione sobre sus experiencias pasadas como visitante. Suponemos que en su última visita a un gran museo, la primera vez que lo hizo, aprendió en profundidad sobre algunos objetos que le llamaron la atención, mientras que exploró muchos otros de forma más superficial.

Ofrezca a los visitantes de su sitio web opciones similares a las que tienen los visitantes de un museo. Haga que cada tema sea visible de un vistazo, presentando descripciones breves y ofreciéndoles la oportunidad de profundizar en los materiales adicionales que les interesen.

Ejemplo: La ciudad de Madison, Wisconsin, ha aprovechado Konveio en cada una de las fases principales del ciclo de vida de su plan integral. Ahora, en la fase de seguimiento de la implementación, han añadido la función de resumen de Konveio para combinar su resumen ejecutivo con el plan detallado, lo que permite a los visitantes desplazarse rápidamente entre las introducciones de alto nivel y la información detallada en función de sus intereses.

3: ESCRIBA EN LENGUAJE SENCILLO

Un aspecto fundamental de la redacción en lenguaje sencillo es utilizar palabras fáciles de entender. Aunque parece sencillo, no siempre es fácil. Especialmente cuando se redactan documentos complejos o de orientación jurídica que deben dirigirse a un público amplio.

A continuación se incluyen tres extractos de la página web oficial de la ley federal sobre lenguaje sencillo de 2010 que ponen de relieve un dilema al que se enfrentan todos los planificadores a la hora de redactar documentos complejos:

• N.º 1: «Cuando no tengas otra forma de expresar una idea que no sea utilizando lenguaje técnico, asegúrate de definir los términos». (FPLG - Minimizar la jerga)
• N.º 2: «Nunca definas una palabra con un significado distinto al que se le atribuye comúnmente». (FPLG - Minimizar las definiciones)
• N.º 3: «...los lectores tienden a olvidar que has asignado un nuevo significado a una palabra común y, cuando se encuentran con esa palabra más adelante en el documento, le asignan el significado común, en lugar del significado especializado». (FPLG - Minimizar definiciones)

Piensa por un momento en un código de zonificación. Si cada página o sección tuviera que definir todos los términos o acrónimos únicos, podría tener consecuencias no deseadas y convertir un documento de 600 páginas en uno de 800. También sabemos que muy pocos recurrirán a tu apéndice cuidadosamente elaborado en lugar del motor de búsqueda de Google para comprender los acrónimos y la jerga.

Entonces, ¿cómo se pueden definir los términos de una manera realista y fácil de usar sin añadir longitud y confusión? Podemos enumerar algunas ideas y nos encantaría conocer las suyas, pero solo conocemos una solución que realmente funciona a la perfección.

Konveio te permite añadir tus propias definiciones de palabras, acrónimos y frases que solo aparecen cuando el visitante pasa el cursor por encima o hace clic en la palabra. Los lectores sabrán que una palabra tiene una definición disponible, ya que aparecerá subrayada con guiones. Añadir un glosario personalizado es muy fácil: crea un archivo CSV de dos columnas con las palabras técnicas en una columna y su definición en la otra, y súbelo a Konveio.

4: HAZLO PERFECTO

Es posible que hayas dedicado un año (o más) a preparar tu proyecto para que lo revisen las partes interesadas. Conoces los materiales y la información de fondo como la palma de tu mano. Por desgracia, muchos de los recursos que has creado no caben en el formato PDF: piensa en mapas estáticos pixelados o en un recorrido en 3D que acaba en tu informe final como una simple captura de pantalla.

Equilibrar la accesibilidad con TL;DR

En el caso de proyectos grandes, es posible que ya existan grabaciones de reuniones o presentaciones, animaciones en 3D de arquitectos, mapas de ArcGIS y mucho más. Cuanto más, mejor, pero abrir todo desde el principio crearía un caos abrumador de pestañas en el navegador en el que tu público se perdería.  Además, si *todo* se presenta como una larga lista de enlaces, puede resultar demasiado arduo para las partes interesadas incluso empezar a explorar cualquier material. Incluso podría interpretarse como una señal de que no se pretende que participen en absoluto.

Consigue un «sí» temprano.

Una forma de impulsar la participación es conseguir que alguien se involucre tomando medidas lo antes posible, por muy inocuas o insignificantes que sean. Y para ello, conviene simplificar la experiencia inicial del visitante, dejándole un camino sencillo hacia la participación.

La mejora más evidente en cuanto a simplicidad es poner todo lo que necesitan a la vista, eliminando la necesidad de descargar los materiales y abrir pestañas separadas solo para empezar.

Menos es más. El truco consiste en seleccionar recursos adicionales (vídeos/mapas) de tal manera que se adapten al flujo de su documento oficial o recurso en línea, revelando recursos externos una vez que ese tema sea el centro de atención. Ahora, sus recursos se seleccionarán junto con el tema al que son más relevantes y se considerarán útiles en lugar de intimidantes.

• Para ello, incruste mapas de ArcGIS en cada caso relevante y ábralos en la parte superior de su documento, en lugar de enviar a sus lectores a otro sitio.
• Y así sucesivamente con los vídeos de YouTube u otros materiales.

5: SELECCIONAR CONTENIDO POR TIEMPO

Como se ha señalado anteriormente, es probable que los visitantes de su sitio web dispongan de un tiempo limitado para interactuar con su contenido. En lugar de dejar que adivinen cuánto tiempo les llevará una actividad concreta, ¿por qué no poner esa información a la vista? De este modo, los participantes en línea podrán elegir en qué participar en función del tiempo del que dispongan, en lugar de por el tema.

Por ejemplo, es posible que hayas notado que muchos artículos en línea ahora incluyen una estimación del tiempo que lleva leer el artículo justo en la parte superior. Esto ayuda al lector a decidir si quiere leerlo ahora, echarle un vistazo rápido o guardarlo para más tarde.

Otro ejemplo son las guías para visitantes de los parques nacionales, que ofrecen una lista de actividades recomendadas en función del tiempo del que disponen los visitantes. Podemos añadir este tipo de información a todos los materiales de nuestro sitio web para que los visitantes puedan elegir fácilmente lo que desean hacer ahora o reservar tiempo para hacerlo más adelante.

Peachtree City, Georgia, fue una de las diez comunidades que recibieron una subvención de la Iniciativa de Centros Habitables (LCI) de la Comisión Regional de Atlanta (ARC) en 2019. Peachtree City se embarcó en un proceso de un año de duración que incluye una amplia divulgación comunitaria como parte de su proyecto de planificación LCI. Utilizaron un sitio web de Konveio para pedir al público que diera su opinión sobre diferentes escenarios de desarrollo. El sitio web incluye una lista de cinco actividades con el tiempo estimado que se tardará en completarlas. También hay un breve vídeo que explica cómo utilizar el sitio web.

CONCLUSIÓN

Sin límites de tiempo ni espacio, la participación en línea nos brinda la oportunidad de reinventar la experiencia de una revisión tradicional de borradores en el ayuntamiento o una reunión presencial, en lugar de limitarnos a intentar recrearla. Konveio hace que interactuar con su contenido sea fácil e incluso divertido, lo que aumenta la probabilidad de que más personas se tomen el tiempo de revisarlo.

«En general, creo que es más probable que los residentes encuentren y consideren más puntos de vista con Konveio que si asistieran a un taller público, ya que pueden hacerlo en su tiempo libre y tienen más oportunidades y puntos de contacto.

Konveio ayudó a dar un poco más de vida al plan, y no creo que la gente lo hubiera leído con tanta atención si no hubiera tenido la oportunidad de comentar cualquier parte del documento».

‍—Maritza Mercado Pechin, directora de proyectos de Richmond 300 (Leer caso práctico)

¡Solo hemos arañado la superficie del compromiso con los documentos! La colaboración y los comentarios son tan importantes para la plataforma de Konveio como el intercambio de información y la interactividad . Más información sobre la colaboración y los comentarios.

Contáctenos hoy mismo y permítanos ayudarle a hacer que su documento resulte atractivo para su público.

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