Cómo facilitar la participación de las partes interesadas antes de la fase de comentarios públicos y revisión de borradores.

Desde que Konveio abrió sus puertas hace cuatro años, hemos apoyado varios cientos de planes y proyectos en diferentes etapas de su ciclo de vida. Finalmente, a principios de este año, la revista GovTech Magazine nos reconoció como una de las 100 mejores empresas de tecnología gubernamental. 

Antes de facilitar talleres híbridos o revisiones de borradores, un uso menos conocido de Konveio es la participación privada de partes interesadas internas y externas. 

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Konveio es ideal para una variedad de situaciones comunes en las que intervienen múltiples partes interesadas, entre las que se incluyen: 

• Revisiones privadas del borrador antes del lanzamiento público.
• Consultores revisando el trabajo con los clientes. 
• Los miembros del consejo municipal revisan un plan en Konveio antes de su aprobación. 
• Compartir las notas de la reunión para que un público más amplio las revise directamente en el contexto del plan. 

Ventajas adicionales de utilizar Konveio:‍

• Hace que las reuniones en directo sean más eficientes. Por ejemplo, la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura utilizó Konveio para ultimar algunos puntos del orden del día con antelación, dejando los temas más difíciles para la reunión en directo. También es fácil facilitar reuniones productivas revisando los comentarios ya escritos en Konveio, según sea necesario.
• Simplifica la gestión de versiones. Elimina la necesidad de compartir enlaces a nuevos documentos o archivos adjuntos por correo electrónico. Los usuarios pueden añadir un nuevo documento y archivar el antiguo, o sustituirlo por completo. 
• Elimina el tiempo dedicado a combinar comentarios de cadenas de correos electrónicos o archivos PDF anotados por separado en una hoja de cálculo.
• Permite asignar comentarios específicos para que otros miembros del equipo los revisen, incorporen o respondan y, a continuación, marcarlos como «resueltos».
• Posibilidad de mantener conversaciones encadenadas, con varios comentarios breves escritos en el contexto de los materiales. Esto añade un elemento social y hace que los comentarios sean más accesibles. 
• Da como resultado una mayor implicación con los materiales reales que las actividades presenciales. (Esto ahorra tiempo porque las personas pueden revisar y comentar en su propio tiempo, donde tienen más motivos para leer el plan antes de compartir sus prejuicios o ideas preconcebidas).
• Proporciona una plataforma neutral y fácil de usar para todos. A veces, las organizaciones utilizan Microsoft Teams, Google Drive o Adobe. La plataforma de Konveio es intuitiva para los interesados (¡no se necesitan instrucciones!) y, además, ningún usuario puede realizar accidentalmente modificaciones destructivas en el documento subyacente. 

Ajustes a tener en cuenta en Konveio para involucrar a los grupos de interés: 

• Limita la visibilidad pública. Oculta el documento para que no aparezca en la página de inicio y/o limita los comentarios a los usuarios registrados en tu plataforma o solo a aquellos autorizados. 
• Categorías de comentarios personalizadas. La opción de añadir categorías de tipos de comentarios personalizadas para que las partes interesadas puedan clasificar sus comentarios por sí mismas y facilitar así su revisión y la elaboración de informes.  
• Utiliza tus propios espacios de trabajo privados. Configura el documento para que solo se pueda ver cuando esté incrustado, lo que permite a los equipos utilizar sus propios espacios de trabajo con opciones de privacidad y visibilidad.
• Comparte todos los archivos adjuntos y recursos con un solo enlace. Une varios documentos en una sola experiencia, compartiendo el mismo enlace y contraseña en lugar de varios archivos adjuntos y versiones actualizadas posteriormente.‍
• Evite los sesgos o el pensamiento grupal. Configure los comentarios como «ocultos» para las partes interesadas, lo que les permitirá enviar sus comentarios sin verse influenciados por los comentarios de los demás.

Cuenta con la confianza de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, los proyectos de normas para el aceite de palma y de coco (a través de Ingenious Peoples Knowledge), el Project Management Institute (PMI) y muchos otros.

Si está interesado en utilizar Konveio para más procesos de participación de las partes interesadas, póngase en contacto con un miembro de nuestro equipo para analizar las mejores formas de implementarlo en su próximo proyecto.