5 tactiques pour organiser vos documents afin d'optimiser l'engagement

L'expérience nous montre que plus un document est long, plus il est important de donner aux participants la possibilité de devenir les auteurs de leur propre expérience.

Lorsqu'ils lisent leur roman préféré, les gens peuvent se servir un verre de vin, s'installer confortablement dans leur lit et passer des heures sans faire autre chose. Une fois les 20 premières pages lues, ils quittent rarement leur lecture avant d'avoir terminé le livre.

Il serait toutefois imprudent de supposer que tout le monde est prêt à consacrer une à deux heures à l'étude d'un document de planification en ligne. Le temps consacré à cette tâche varie probablement d'une courte vidéo de synthèse de 5 minutes à un sondage de 10 minutes, voire à 20 minutes de lecture des sections d'un plan sur lesquelles les participants souhaitent faire des commentaires, mais rarement plus.

Comment transmettre la même quantité d'informations en ligne et recueillir des commentaires éclairés dans un laps de temps réduit ? Comment définir dès le départ les attentes en matière d'engagement temporel et concevoir des moyens astucieux pour maintenir l'intérêt des visiteurs pour vos objectifs en matière d'engagement documentaire ?

L'engagement documentaire est au cœur de Konveio, et nous avons compilé ici quelques enseignements tirés d'autres domaines qui peuvent être appliqués à la manière de structurer au mieux le contenu afin de stimuler l'engagement en ligne.

1 : STRUCTURER LE CONTENU PAR CENTRE D'INTÉRÊT

Certains d'entre vous se souviennent peut-être de la série de livres« Choose Your Own Adventure » (Choisis ta propreaventure) de leur enfance. Chaque histoire était écrite à la deuxième personne, le lecteur endossant le rôle du protagoniste et faisant des choix qui déterminaient les actions du personnage principal et l'issue de l'intrigue.

Vous pouvez vous inspirer de cette forme de narration en décomposant les sujets de manière à permettre aux visiteurs de se plonger d'abord dans leurs domaines d'intérêt spécifiques, puis de poursuivre leur parcours à partir de là. Cela permettra aux participants de devenir les auteurs de leurs propres expériences.

Voici comment la ville de San Francisco a utilisé un site Konveio pour impliquer les parties prenantes dans le cadre de la mise à jour 2022 de son programme de logement. Elle a regroupé les idées clés en cinq catégories afin que les visiteurs puissent rapidement donner leur avis sur les sujets qui les intéressent. Lorsqu'un visiteur clique sur un sujet, il peut l'explorer plus en détail ou passer au suivant. La page d'accueil s'ouvre sur une courte vidéo d'une minute qui capte l'attention du spectateur et explique pourquoi sa participation est importante pour la mise à jour du programme de logement.

Les visiteurs ne sont pas obligés d'assister à toute la présentation ou de lire des informations longues qui ne les intéressent pas. Ils peuvent choisir de passer directement à la partie de l'histoire qui les intéresse.

2 : ORGANISEZ LE CONTENU PAR NIVEAU DE PROFONDEUR

Dans notre travail, nous avons constaté que la règle des 80/20 s'applique globalement à l'engagement envers les documents : nous pouvons supposer que 20 % de votre public souhaite passer du temps à approfondir les détails, tandis que les 80 % restants préfèrent d'abord lire le résumé des principales conclusions ou idées politiques, puis partir de là. Afin de répondre au mieux aux besoins de ces deux publics, nous vous recommandons de présenter les grandes lignes de vos sujets avant de les laisser se noyer dans des détails interminables sans aucun moyen de s'y retrouver efficacement.

Prenez un moment et imaginez que vous êtes conservateur de musée ou concepteur d'exposition et que les différents aspects de votre projet constituent « l'œuvre d'art ». Comment concevriez-vous l'expérience pour rendre les informations intéressantes et attrayantes ? Réfléchissez à vos expériences passées en tant que visiteur. Nous supposons que lors de votre dernière visite dans un grand musée, vous avez découvert en profondeur quelques objets qui ont retenu votre attention, tout en explorant beaucoup d'autres de manière plus superficielle.

Offrez aux visiteurs de votre site web des options similaires à celles proposées aux visiteurs d'un musée. Rendez chaque sujet visible en un coup d'œil en présentant de brèves descriptions et en leur offrant la possibilité d'approfondir les sujets qui les intéressent grâce à des ressources supplémentaires.

Exemple : la ville de Madison, dans le Wisconsin, a utilisé Konveio à chaque étape importante du cycle de vie de son plan global. Maintenant qu'elle est dans la phase de suivi de la mise en œuvre, elle a ajouté la fonctionnalité de synthèse de Konveio pour combiner son résumé exécutif avec le plan détaillé, ce qui permet aux visiteurs de passer rapidement des présentations générales aux informations détaillées en fonction de leurs intérêts.

3 : ÉCRIVEZ DANS UN LANGAGE SIMPLE

Un aspect fondamental de la rédaction en langage clair consiste à utiliser des mots faciles à comprendre. Bien que simple, cela n'est pas toujours facile. En particulier lors de la rédaction de documents complexes ou à caractère juridique qui doivent s'adresser à un large public.

Voici trois extraits du site Web officiel de la loi fédérale sur le langage clair de 2010 qui mettent en évidence un dilemme auquel tous les planificateurs sont confrontés lorsqu'ils rédigent des documents complexes :

• N° 1 : « Lorsque vous n'avez d'autre moyen d'exprimer une idée que d'utiliser un langage technique, veillez à définir vos termes. » (FPLG - Minimiser le jargon)
• N° 2 : « Ne définissez jamais un mot avec un sens autre que celui qui lui est communément attribué. » (FPLG - Minimiser les définitions)
• N° 3 : « ...les lecteurs risquent d'oublier que vous avez attribué un nouveau sens à un mot courant, et lorsqu'ils rencontrent ce mot plus loin dans votre document, ils lui attribuent le sens courant plutôt que celui que vous lui avez donné. » (FPLG - Minimiser les définitions)

Pensez un instant à un code de zonage. Si chaque page ou section devait définir tous les termes ou acronymes uniques, cela pourrait avoir des conséquences imprévues et transformer un document de 600 pages en un document de 800 pages. Nous savons également que très peu de gens consulteront votre annexe soigneusement rédigée plutôt que le moteur de recherche Google pour comprendre les acronymes et le jargon.

Alors, comment définir les termes de manière réaliste et conviviale sans alourdir le texte ni le rendre confus ? Nous pouvons vous proposer quelques idées et serions ravis de connaître les vôtres, mais nous ne connaissons qu'une seule solution qui fonctionne vraiment à merveille.

Konveio vous permet d'ajouter vos propres définitions de mots, acronymes et expressions qui n'apparaissent que lorsqu'un visiteur passe la souris ou clique sur le mot. Les lecteurs sauront qu'un mot a une définition disponible car il sera souligné par des tirets. L'ajout d'un glossaire personnalisé est facile : créez un fichier CSV à deux colonnes avec les mots de jargon dans une colonne et leur définition dans l'autre, puis téléchargez-le sur Konveio.

4 : ASSURER UNE TRANSITION HARMONIEUSE

Vous avez peut-être passé un an (ou plus) à préparer votre projet pour qu'il soit examiné par les parties prenantes. Vous connaissez les documents et les informations générales comme votre poche. Malheureusement, bon nombre des ressources que vous avez créées ne sont pas compatibles avec le format PDF. Pensez par exemple aux cartes statiques pixélisées ou à une visite virtuelle en 3D qui se retrouve dans votre rapport final sous la forme d'une simple capture d'écran.

Trouver le juste équilibre entre accessibilité et TL;DR

Pour les projets de grande envergure, il existe peut-être déjà des enregistrements de réunions ou de présentations, des animations 3D réalisées par des architectes, des cartes ArcGIS, etc. Plus il y en a, mieux c'est, mais tout ouvrir d'un coup créerait un fouillis impressionnant d'onglets de navigateur dans lequel votre public se perdrait.  De plus, si *tout* est présenté sous la forme d'une longue liste de liens, les parties prenantes pourraient trouver trop fastidieux de commencer à explorer le matériel. Elles pourraient même y voir un signe qu'elles ne sont pas censées participer.

Obtenez rapidement une réponse positive.

Une façon d'encourager la participation consiste à inciter les gens à s'investir en agissant dès que possible, même si cela semble anodin ou insignifiant. Pour ce faire, vous devez simplifier l'expérience initiale des visiteurs en leur proposant un parcours simple vers la participation.

La simplification la plus évidente consiste à mettre tout ce dont ils ont besoin à portée de main, éliminant ainsi le besoin de télécharger les documents et d'ouvrir des onglets séparés juste pour commencer.

Moins, c'est mieux. L'astuce consiste à sélectionner des ressources supplémentaires (vidéos/cartes) de manière à ce qu'elles s'intègrent naturellement dans le flux de votre document officiel ou de votre ressource en ligne, en révélant les ressources externes une fois que le sujet est abordé. Désormais, vos ressources seront sélectionnées en fonction du sujet auquel elles se rapportent le plus et seront considérées comme utiles plutôt que comme intimidantes.

• Pour ce faire, intégrez les cartes ArcGIS à chaque endroit pertinent et ouvrez-les par-dessus votre document, plutôt que de rediriger vos lecteurs vers un autre site.
• Et ainsi de suite avec les vidéos YouTube ou d'autres supports.

5 : ORGANISEZ LE CONTENU PAR DATE

Comme indiqué précédemment, les visiteurs de votre site web ont probablement peu de temps à consacrer à votre contenu. Au lieu de les laisser deviner combien de temps prendra une activité particulière, pourquoi ne pas leur fournir cette information dès le départ ? Ainsi, les participants en ligne pourront choisir les activités auxquelles ils souhaitent participer en fonction du temps dont ils disposent plutôt que du sujet abordé.

Par exemple, vous remarquerez peut-être que de nombreux articles en ligne indiquent désormais le temps estimé pour lire l'article en haut de la page. Cela aide le lecteur à décider s'il souhaite se lancer immédiatement, parcourir l'article ou le conserver pour plus tard.

Un autre exemple est celui des guides touristiques des parcs nationaux, qui fournissent une liste d'activités suggérées en fonction du temps dont disposent les visiteurs. Nous pouvons ajouter ce type d'informations à tous les documents disponibles sur notre site web afin de permettre aux visiteurs de choisir facilement ce qui les intéresse dans l'immédiat ou de réserver du temps pour s'y intéresser plus tard.

Peachtree City, en Géorgie, était l'une des dix communautés à avoir reçu une subvention dans le cadre de l'initiative Livable Centers Initiative (LCI) de la Commission régionale d'Atlanta (ARC) en 2019. Peachtree City s'est lancée dans un processus d'un an qui comprend une vaste campagne de sensibilisation de la communauté dans le cadre de son projet de planification LCI. Elle a utilisé un site Konveio pour demander au public de donner son avis sur différents scénarios de développement. Le site web comprend une liste de cinq activités avec le temps estimé nécessaire pour les réaliser. Il y a également une courte vidéo qui explique comment utiliser le site web.

CONCLUSION

Sans limites de temps ni d'espace, l'engagement en ligne nous donne l'occasion de repenser l'expérience d'une révision traditionnelle de projet à la mairie ou d'une réunion en personne, plutôt que de simplement essayer de la recréer. Konveio facilite et rend même amusant l'engagement avec votre contenu, ce qui augmente les chances que davantage de personnes prennent le temps de le consulter.

« Dans l'ensemble, je pense que les résidents sont plus susceptibles de découvrir et d'examiner davantage de points de vue avec Konveio qu'en participant à un atelier public, car ils peuvent le faire à leur rythme et ont plus d'opportunités et de points de contact.

Konveio a contribué à rendre le plan un peu plus vivant, et je ne pense pas que les gens l'auraient lu aussi attentivement s'ils n'avaient pas eu la possibilité de commenter n'importe quelle partie du document. »

‍—Maritza Mercado Pechin, chef de projet pour Richmond 300 (Lire l'étude de cas)

Nous n'avons fait qu'effleurer le sujet de l'engagement documentaire ! La collaboration et le retour d'information font tout autant partie intégrante de la plateforme Konveio que le partage d'informations et l'interactivité. En savoir plus sur la collaboration et le retour d'information.

Contactez-nous dès aujourd'hui et laissez-nous vous aider à rendre votre document attrayant pour votre public.

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