Relever les défis liés à la rédaction en langage clair

La plateforme d'engagement documentaire de Konveio transforme les documents PDF statiques en expériences numériques, rivalisant avec celles d'un site web HTML personnalisé. Mais la rédaction utilisée dans un PDF ou un site web doit respecter plusieurs bonnes pratiques, dont la moindre n'est pas d'écrire dans un langage simple.

SIMPLE, MAIS PAS FACILE

Après avoir étudié le site officiel de la loi sur le langage clair de 2010, nous avons souhaité mettre en avant la manière dont notre dernier glossaire interactif résout un casse-tête auquel tous les professionnels de la planification sont invariablement confrontés lorsqu'ils rédigent des documents complexes et tentent de suivre les meilleures pratiques pour rendre le document compréhensible.

Vous trouverez ci-dessous trois citations tirées du site Web officiel de la loi sur le langage clair qui soulignent le décalage entre les meilleures pratiques et la réalité à laquelle sont confrontés les planificateurs. Une fois que nous serons sur la même longueur d'onde, nous vous ferons part de notre solution.

MEILLEURE PRATIQUE N° 1 :

• « Lorsque vous n'avez d'autre moyen d'exprimer une idée que d'utiliser un langage technique, veillez à définir vos termes. »
• Source (FPLG - Réduire le jargon)

MEILLEURE PRATIQUE N° 2 :

• « Ne donnez jamais à un mot un sens autre que celui qui lui est communément attribué. »
• Source : FPLG - Définitions minimales

MEILLEURE PRATIQUE N° 3 :

• « ...les lecteurs risquent d'oublier que vous avez attribué un nouveau sens à un mot courant, et lorsqu'ils tombent sur ce mot plus loin dans votre document, ils lui attribuent le sens courant plutôt que celui que vous lui avez donné. » - Morris Cohen (extrait de Reason and Law)
• Source : FPLG - Définitions minimales

Chez Konveio, nous savons que cela est plus facile à dire qu'à faire. Il est irréaliste de s'attendre à ce que le simple choix des mots permette d'éviter complètement l'utilisation de jargon et d'acronymes dans un document technique ou juridique. Certaines définitions seront donc nécessaires.

Même si les définitions sont réduites au minimum, la plupart des lecteurs d'un code de zonage passeront directement à une section spécifique qui peut se trouver à des dizaines de pages dans un document. Pour que les définitions soient facilement accessibles et claires, quel que soit l'endroit où le lecteur commence à lire le document, il faudrait probablement inclure des définitions de termes spéciaux à chaque page ou section, ce qui est tout à fait irréaliste.

Bien que les annexes soient les bienvenues et encouragées, la plupart des lecteurs ont instinctivement tendance à demander à Google de définir un terme inconnu, ce qui peut ne pas donner la même définition ou signification que celle voulue par l'auteur.

Alors, comment pouvons-nous clarifier le texte et garantir une compréhension mutuelle sans transformer un document de 600 pages en un document de 800 pages ?

Solution

Konveio vous permet de télécharger un tableau personnalisé de définitions pertinentes pour votre document et de fournir les connaissances présumées nécessaires à un lecteur moyen pour interpréter chaque page sans alourdir ni rallonger le document. Il peut être complété ou modifié à tout moment et réutilisé dans plusieurs documents.

En résumé, nous pensons que les rédacteurs doivent suivre les conseils donnés dans les directives sur le langage clair. Et lorsqu'ils ne peuvent pas le faire, ils doivent faire preuve d'empathie et utiliser la technologie pour résoudre le problème.

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