Comment faciliter la participation des parties prenantes avant la consultation publique et l'examen des projets

Depuis que Konveio a ouvert ses portes il y a quatre ans, nous avons soutenu plusieurs centaines de plans et de projets à différents stades de leur cycle de vie. Au début de cette année, nous avons finalement été reconnus comme l'une des 100 meilleures entreprises GovTech par le magazine GovTech. 

Avant d'animer des ateliers hybrides ou des révisions de brouillons, Konveio peut également être utilisé, de manière moins connue, pour favoriser l'engagement privé des parties prenantes internes et externes. 

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Konveio convient à divers scénarios courants impliquant des parties prenantes, notamment : 

• Révision des projets privés avant leur lancement public.
• Consultants examinant le travail avec les clients. 
• Les membres du conseil municipal examinent un projet sur Konveio avant son adoption. 
• Partager les notes de réunion afin qu'un public plus large puisse les consulter directement dans le contexte du plan. 

Avantages supplémentaires liés à l'utilisation de Konveio :‍

• Rend les réunions en direct plus efficaces. À titre d'exemple, l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture a utilisé Konveio pour finaliser certains points de l'ordre du jour à l'avance, laissant les questions plus difficiles pour la réunion en direct. Il est également facile de faciliter des réunions productives en examinant les commentaires déjà rédigés sur Konveio, si nécessaire.
• Simplifie la gestion des versions. Élimine le partage de nouveaux liens vers des documents ou de pièces jointes par e-mail. Les utilisateurs peuvent soit ajouter un nouveau document et renommer l'ancien en tant qu'archive, soit le remplacer complètement. 
• Élimine le temps passé à regrouper les commentaires provenant de fils de discussion par e-mail ou de fichiers PDF annotés séparément dans un tableur.
• Permet d'attribuer des commentaires spécifiques à d'autres membres de l'équipe afin qu'ils les examinent, les intègrent ou y répondent, puis de les marquer comme « résolus ».
• Possibilité d'avoir des conversations en fil de discussion, avec plusieurs commentaires courts rédigés dans le contexte des documents. Cela ajoute une dimension sociale et rend les commentaires plus accessibles. 
• Cela permet une plus grande implication avec les supports réels qu'avec les activités en présentiel. (Cela permet de gagner du temps, car les personnes peuvent examiner et commenter à leur rythme, ce qui les incite davantage à lire le plan avant de partager leurs préjugés ou leurs idées préconçues.)
• Fournit une plateforme neutre et facile à utiliser pour tous. Certaines organisations utilisent parfois Microsoft Teams, Google Drive ou Adobe. La plateforme Konveio est intuitive pour les parties prenantes (aucune instruction n'est nécessaire !) et, de plus, aucun utilisateur ne peut accidentellement apporter des modifications destructrices au document sous-jacent. 

Paramètres à prendre en compte sur Konveio pour impliquer les groupes de parties prenantes : 

• Limitez la visibilité publique. Masquez le document afin qu'il ne soit pas visible sur la page d'accueil et/ou limitez les commentaires aux utilisateurs enregistrés sur votre plateforme ou uniquement à ceux qui y sont autorisés. 
• Catégories de commentaires personnalisées. Possibilité d'ajouter des catégories de commentaires personnalisées afin que les parties prenantes puissent classer elles-mêmes leurs commentaires, ce qui facilite leur examen et leur communication.  
• Utilisez vos propres espaces de travail privés. Configurez le document pour qu'il ne soit visible que lorsqu'il est intégré, ce qui permet aux équipes d'utiliser leurs propres espaces de travail avec des options de confidentialité et de visibilité.
• Partagez toutes vos pièces jointes et ressources à l'aide d'un seul lien. Regroupez plusieurs documents en une seule expérience, en partageant le même lien et le même mot de passe plutôt que plusieurs pièces jointes et versions mises à jour par la suite.‍
• Évitez les préjugés ou la pensée de groupe. Réglez les commentaires sur « cachés » pour les parties prenantes, ce qui leur permet de soumettre leurs commentaires sans être influencées par ceux des autres.

Reconnu par l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture, les projets de normalisation de l'huile de palme et de noix de coco (via Ingenious Peoples Knowledge), le Project Management Institute (PMI) et bien d'autres encore.

Si vous souhaitez utiliser Konveio pour d'autres processus d'engagement des parties prenantes, veuillez contacter un membre de notre équipe afin de discuter des meilleures façons de mettre cela en œuvre pour votre prochain projet.