South Portland fomenta la confianza en la aprobación del plan integral mediante una participación digital transparente

Introducción

Cuando South Portland (Maine) actualizó su Plan Integral —un proyecto que se lleva a cabo una vez cada década y que se prolonga durante varios años—, se enfrentó a un reto habitual: cómo lograr que los residentes se implicaran de forma significativa con un documento de planificación complejo de 300 páginas y garantizar que la comunidad tuviera la oportunidad de revisarlo y aportar comentarios antes de su aprobación. Tras años de trabajo de acercamiento a la comunidad liderado por un equipo de consultores, el personal municipal recurrió a Konveio durante la fase final del proceso para ofrecer a los residentes una forma más accesible y transparente de participar directamente en el borrador del plan. El resultado fue una mayor participación, comentarios más fundamentados y una mayor confianza entre los responsables de la toma de decisiones en que el plan definitivo reflejaba las aportaciones de la comunidad. 

Problema

La actualización del Plan General de la ciudad, «South Portland 2040», comenzó alrededor de 2020-2021 con la creación de un comité de planificación y la revisión del plan anterior. Durante los tres años siguientes, el Ayuntamiento y su equipo de consultores llevaron a cabo una amplia participación ciudadana mediante una combinación de reuniones presenciales, talleres comunitarios, encuestas en línea, ejercicios de cartografía y debates en el comité. 

A medida que el proyecto se acercaba a su finalización, el Ayuntamiento se enfrentó a un nuevo reto. A diferencia de las actividades de participación anteriores, esta fase exigía que los vecinos revisaran y comentaran un borrador del Plan Integral de más de 300 páginas. Los métodos tradicionales de participación no resultaban adecuados para esta tarea.

«Ya teníamos un borrador de un documento de 300 páginas y nos costaba mucho averiguar cómo transmitir la información presentada de manera que invitara a realizar comentarios».

El Ayuntamiento necesitaba una solución que:

• Haz que un documento de planificación extenso sea accesible y fácil de consultar 
• Permitir a los residentes que aporten sus comentarios directamente sobre secciones concretas del plan 
• Ampliar la participación más allá de quienes suelen asistir a las reuniones públicas 
• Demostrar al Comité de Planificación y a los cargos electos que la comunidad tuvo un acceso efectivo al documento antes de su aprobación 

Solución

El Ayuntamiento eligió a Konveio para gestionar el proceso de consulta pública en línea sobre el borrador del Plan Integral. En lugar de pedir a los vecinos que descargaran y revisaran por su cuenta un archivo PDF de gran tamaño, Konveio transformó el documento en una experiencia interactiva en línea en la que los usuarios podían leer, navegar y hacer comentarios directamente en el propio plan. 

Impacto

Mayor participación de la comunidad más allá de los públicos tradicionales

Uno de los resultados más significativos fue la capacidad del Ayuntamiento para llegar a residentes que nunca habían participado en iniciativas de participación anteriores. El personal se sorprendió no solo por el número de nuevos participantes, sino también por la calidad y la profundidad de los comentarios recibidos. Los residentes que quizá nunca hubieran asistido a una reunión vespertina pudieron familiarizarse con el plan en su tiempo libre y aportar comentarios detallados. 

«Lo que más me alegró el día fue ver la cantidad de nombres que no había visto nunca antes —personas que nunca habían asistido a un acto de participación ciudadana ni a una reunión pública— y que dedicaron mucho tiempo al documento y enviaron respuestas reflexivas de un párrafo de extensión».

Para el Comité de Planificación, uno de los aspectos más valiosos de Konveio fue la posibilidad de medir la participación.

Las herramientas de análisis de la plataforma permitieron al personal demostrar lo siguiente:

• ¿Cuántos usuarios únicos han accedido al plan? 
• ¿Cuántos residentes han revisado al menos una página? 
• ¿Cuántos usuarios han enviado comentarios? 

Estas cifras demostraban que el Ayuntamiento había logrado ampliar la participación más allá del reducido grupo de vecinos que suelen asistir a las reuniones públicas.

La distinción entre el número total de comentarios y el número de participantes únicos resultó especialmente valiosa, ya que ayudó a los responsables de la toma de decisiones a comprender el alcance de la participación de la comunidad, en lugar de centrarse únicamente en el volumen de opiniones recibidas. 

Se ha respaldado la aprobación del Plan Integral

El Plan Integral ya se ha aprobado oficialmente, y el personal atribuye a Konveio el mérito de haber contribuido a garantizar un proceso de revisión final transparente e inclusivo. Al poner el borrador del plan a disposición en línea y permitir que se realizaran comentarios detallados sobre cada sección concreta, el Ayuntamiento pudo demostrar que los residentes habían tenido oportunidades reales de participar antes de su aprobación.

«No se me ocurre otra forma en la que podríamos haberlo hecho. La plataforma se adaptó perfectamente a nuestras necesidades y dio a nuestra comisión la seguridad de que la comunidad había tenido la oportunidad de examinar el plan y aportar sus comentarios».