El Ayuntamiento de Gainesville apoya la participación inclusiva en el Plan Integral «Imagine Gainesville»

El Ayuntamiento de Gainesville (Florida) puso en marcha en 2019 la actualización del Plan Integral «Imagine Gainesville» (ImagineGNV) con el fin de modernizar su marco de planificación a largo plazo y crear una visión de futuro más equitativa y basada en las aportaciones de la comunidad. A medida que el proyecto fue evolucionando, en un contexto marcado por la COVID-19, las prioridades cambiantes de la comunidad y las modificaciones en la legislación estatal, el Ayuntamiento confió en Konveio para llevar a cabo un proceso de participación ciudadana flexible y plurianual.

Gracias a las funciones interactivas de Konveio para comentar documentos, realizar encuestas y fomentar la participación digital, el Ayuntamiento creó oportunidades para que los residentes participaran en línea, aportaran comentarios detallados sobre los borradores de las políticas y se mantuvieran involucrados a lo largo de las distintas fases del proceso de planificación. La plataforma ayudó al Ayuntamiento a llegar a aquellos residentes con los que tradicionalmente resultaba más difícil interactuar, al tiempo que facilitó una estrategia de participación híbrida a medida que se reanudaban las reuniones presenciales.

Problema

La actualización de ImagineGNV se puso en marcha justo antes de que la pandemia de COVID-19 interrumpiera las iniciativas tradicionales de participación ciudadana. Aunque en un principio se concibió como un proceso muy interactivo y centrado en la comunidad, el Ayuntamiento necesitaba una forma de seguir recabando opiniones significativas de la ciudadanía mientras se suspendían las reuniones presenciales.

Al mismo tiempo, el Ayuntamiento se centró deliberadamente en llegar a los colectivos que suelen estar infrarrepresentados en los procesos de planificación, como los residentes con bajos ingresos y las comunidades minoritarias. El personal buscaba herramientas de participación a las que se pudiera acceder desde un teléfono, una tableta o un ordenador y que permitieran a los residentes participar cuando les resultara más conveniente.

A lo largo de este proceso de cinco años, el proyecto también sufrió varios cambios de rumbo debido a los cambios en la dirección municipal, la evolución de las prioridades y las modificaciones legislativas a nivel estatal que afectaban a la planificación integral en Florida. Esto obligó al Ayuntamiento a mantener una estrategia de participación flexible que pudiera adaptarse a medida que avanzaba el proyecto.

La gestión de un proyecto de planificación complejo y plurianual con una plantilla reducida también planteó retos operativos. Los miembros del equipo tenían que compaginar la redacción de documentos, la coordinación entre departamentos y una amplia labor de divulgación en la comunidad, por lo que resultaba esencial contar con herramientas de participación que agilizaran la recopilación de opiniones del público y la elaboración de informes.

Solución

El Ayuntamiento utilizó Konveio como plataforma centralizada de participación en línea a lo largo de las distintas fases del proceso ImagineGNV. En las primeras etapas del proyecto, mientras estaban vigentes las restricciones por la COVID-19, Konveio se convirtió en uno de los principales medios a través de los cuales los residentes podían consultar los materiales y participar a distancia.

«Era fantástico disponer de una plataforma en línea que fuera fácil de usar y a la que se pudiera acceder tanto desde un teléfono como desde una tableta o un ordenador».

A medida que se reanudaban las reuniones presenciales, Konveio siguió funcionando como herramienta complementaria de participación. Los vecinos que no podían asistir a las reuniones o que preferían revisar los materiales más tarde podían seguir participando en línea y compartir sus opiniones con amigos, familiares y vecinos. 

Para dar a conocer el proyecto, Gainesville combinó Konveio con una amplia estrategia de divulgación que incluía:

• Reuniones públicas y talleres
• Divulgación en redes sociales
• Listas de distribución de correo electrónico
• Programas de radio
• Vídeos de YouTube
• Folletos impresos de tres pliegues distribuidos en las instalaciones municipales, los parques y los lugares de reunión
• Códigos QR que enlazan directamente con la página web del proyecto Konveio
• Becas comunitarias remuneradas destinadas a fomentar la participación de los grupos menos representados

A nivel interno, el personal utilizó las herramientas de generación de informes de Konveio para exportar los comentarios a hojas de cálculo organizadas por capítulos y departamentos. Cada departamento revisó los comentarios, redactó las respuestas e incorporó las modificaciones en los borradores actualizados del plan.

Impacto

Konveio ayudó al Ayuntamiento de Gainesville a mantener una participación ciudadana inclusiva y transparente a lo largo de los cinco años que duró el proceso de planificación ImagineGNV, desde la participación a distancia durante la pandemia de COVID-19 hasta las posteriores iniciativas de participación híbrida. La plataforma permitió a los residentes consultar documentos, completar encuestas y aportar comentarios detallados en línea, al tiempo que ayudó al personal a organizar y gestionar de manera eficiente los comentarios de todos los departamentos. Al facilitar la participación tanto digital como presencial, el Ayuntamiento amplió el acceso a las comunidades menos representadas mediante la provisión de herramientas flexibles.