Cómo PMI optimizó el desarrollo de normas

El Project Management Institute (PMI), una autoridad reconocida mundialmente en normas de gestión de proyectos, se enfrentó a un complejo reto a la hora de alinear su proceso de desarrollo de normas con los rigurosos requisitos de comentarios públicos del ANSI (American National Standards Institute). El PMI necesitaba una plataforma moderna, segura y eficiente para recopilar, anonimizar y gestionar los comentarios públicos sobre documentos de más de 180 páginas, todo ello cumpliendo con los criterios procedimentales del ANSI. Konveio demostró ser una solución fundamental, ya que ayudó al PMI a simplificar los flujos de trabajo, aumentar la transparencia y mejorar drásticamente la calidad y el volumen de los comentarios.

Problema

El desarrollo de normas acreditadas por ANSI requiere transparencia y la participación de la comunidad. PMI necesitaba una forma de:

• Llevar a cabo períodos de comentarios públicos internacionales abiertos con una duración mínima de 45 días, de conformidad con el Formulario 8 de Revisión de Normas (BSR-8) de la Junta, el formulario oficial utilizado para anunciar un proyecto de norma para su revisión pública.
  
  
• Aceptar y anonimizar los comentarios de acuerdo con los requisitos de transparencia y confidencialidad de ANSI.
  
  
• Evite la recopilación manual de cientos de envíos en Excel procedentes de participantes de todo el mundo.
  
  
• Mantener la integridad de los comentarios y asegurarse de que los campos obligatorios (por ejemplo, justificación, número de línea) estén siempre completos.
  
  
• Proporcionar datos a los equipos internos de voluntarios sin comprometer la confidencialidad.
  

En ciclos anteriores, PMI tenía que gestionar cientos de archivos Excel inconexos, lo que suponía un proceso laborioso y propenso a errores e incoherencias.

Solución

PMI aprovechó la plataforma de interacción con documentos de Konveio como un sistema centralizado de comentarios adaptado al desarrollo de normas ANSI. Las características principales incluían:

• Comentarios anónimos: El sistema de Konveio ocultaba las identidades al público y a los voluntarios internos, utilizando identificadores únicos internos para garantizar la confidencialidad.
  
  
• Recopilación de comentarios basada en formularios: El hecho de que algunos campos fueran obligatorios, como el número de línea, la justificación y el cambio propuesto, garantizó la coherencia y la calidad.
  
  
• Integración de consentimiento y licencias: los formularios de inicio de Konveio proporcionaban a los usuarios un código de conducta y recopilaban acuerdos de propiedad intelectual y reconocimientos opcionales de los participantes antes de permitir el acceso a los documentos.
  
  
• Descarga y revisión flexibles: el personal exportó los comentarios anónimos en un formato Excel estandarizado, listos para su evaluación y envío a ANSI.
  
  
• Asistencia para la personalización: Konveio adaptó la funcionalidad a las necesidades de PMI, incluyendo la implementación de sus estándares de marca, formularios por capas y entradas de campos de nombres globales para créditos de publicación precisos.
  

Impacto

• Aumento de la eficiencia: PMI gestionó casi 3000 comentarios en un ciclo sin necesidad de agregarlos manualmente. Los voluntarios pudieron revisar las aportaciones contextualmente o mediante hojas de cálculo estructuradas.
  
  
• Aumento del 50 % en el volumen de comentarios: en comparación con los periodos de comentarios públicos anteriores, el PMI registró un aumento de más del 50 % en los comentarios, pasando de 1300 a 2943, lo que demuestra una mayor participación y una mejor accesibilidad.
  
  
• Cumplimiento de los requisitos ANSI: Konveio ayudó a PMI a cumplir con los estándares BSR-8 de apertura, transparencia y rigor procedimental.
  
  
• Experiencia de usuario mejorada: los usuarios consideraron que la plataforma era intuitiva, lo que les permitía interactuar sin necesidad de descargar documentos ni coordinarse con el personal.
  
  
• Mayor participación global: los formularios recopilaron la ortografía de los nombres de los participantes globales, lo que garantizó el reconocimiento internacional preciso en las publicaciones finales.
  
  
• Postprocesamiento con SmartSheet: PMI utilizó los archivos de exportación de Konveio para el análisis posterior y los flujos de trabajo de adjudicación en SmartSheet, lo que facilitó la coordinación del equipo sin necesidad de acceder a la plataforma backend.
  

Konveio permitió a PMI modernizar un proceso tradicionalmente manual y con un alto grado de cumplimiento normativo, convirtiéndolo en una experiencia optimizada, escalable y accesible. Al apoyar la participación pública anónima y estructurada y reducir la carga administrativa, PMI cumplió con las normas de ANSI y, al mismo tiempo, ofreció una mayor transparencia y participación. La colaboración ejemplifica cómo las herramientas digitales flexibles pueden capacitar a los desarrolladores de normas para cumplir con requisitos rigurosos con mayor eficiencia y un alcance más amplio.

«Esta es la primera vez que PMI recibe comentarios BSR-8 durante un período de comentarios públicos, y Konveio lo ha hecho posible. La capacidad de recopilar comentarios estructurados y anónimos a gran escala, sin necesidad de agregarlos manualmente, ha transformado por completo nuestro proceso».
— Leah Huf, equipo de normas de PMI