De las mesas de cocina a los planes interactivos: San Marcos conecta las herramientas de participación offline y online

La ciudad de San Marcos adapta su planificación integral para una participación híbrida

Ante el reto de actualizar su Plan Integral de 2013 durante la incertidumbre de la pandemia de COVID-19, la ciudad de San Marcos, Texas, recurrió a Konveio para que le ayudara a llevar a cabo un proceso de participación más flexible, inclusivo y escalable. El conjunto de herramientas híbridas de Konveio amplió el acceso, informó sobre las modificaciones del plan y ayudó a dar forma al Plan Integral Vision SMTX, adoptado en octubre de 2024.

Para actualizar su Plan Integral de 2013, que incluye siete nuevos planes de área a nivel de barrio, comunidad y región, durante la pandemia de COVID-19, la ciudad de San Marcos utilizó Konveio para crear un proceso de participación híbrido y flexible que combinaba kits de herramientas para llevar a casa con una plataforma interactiva en línea. Este enfoque amplió el acceso, invitó a la comunidad a aportar ideas constructivas y permitió a los residentes participar en su tiempo libre, incluso a través de materiales traducidos al español. Los comentarios recopilados a través de Konveio influyeron directamente en las modificaciones del plan, y los miembros del Consejo utilizaron los datos de los comentarios para orientar sus decisiones. La ciudad sigue utilizando Konveio después de la adopción del plan para apoyar los esfuerzos de planificación en curso.

Problema

Iniciado en 2020, el proceso de planificación integral coincidió con el inicio de la pandemia de COVID-19, lo que limitó los métodos tradicionales de participación presencial. Consciente de la necesidad de llegar a los residentes que no podían o no querían asistir a eventos físicos, la ciudad buscó vías alternativas para recabar opiniones significativas de la comunidad. Muchos residentes habían expresado su interés en revisar los materiales en casa o compartirlos con otras personas que no podían asistir en persona. Habiendo utilizado anteriormente Konveio durante una actualización del código de desarrollo, la ciudad estaba familiarizada con sus capacidades para apoyar la participación a distancia.

Solución

Para salvar la brecha entre los talleres tradicionales y el acceso digital, el equipo creó un kit de herramientas para llevar a casa diseñado para reflejar la experiencia presencial: tangible, interactivo y diseñado para que los residentes lo utilizaran en su tiempo libre. Estos kits de herramientas se pusieron a disposición en formato impreso y se subieron digitalmente a Konveio, convirtiendo eficazmente los mismos materiales en una jornada de puertas abiertas virtual.

Esta estrategia híbrida permitió a la ciudad mantener la coherencia entre las distintas plataformas y llegar a más residentes sin tener que crear materiales de participación por separado. Muchos miembros de la comunidad participaron plenamente utilizando la plataforma Konveio, que les permitió ver documentos, dejar comentarios y participar en el diálogo desde sus casas. Las herramientas de moderación de la plataforma garantizaron un intercambio respetuoso, incluso cuando los usuarios expresaban opiniones divergentes.

En la fase final del proceso de planificación, San Marcos volvió a utilizar Konveio para recabar las opiniones de la comunidad sobre las enmiendas propuestas por la Comisión de Planificación y el Ayuntamiento antes de su adopción definitiva. Con la ayuda del departamento de comunicación del Ayuntamiento y el apoyo del personal de Konveio, se realizó una encuesta final utilizando la plataforma y se incorporaron los resultados directamente a las deliberaciones del Ayuntamiento. Cabe destacar que los miembros del Ayuntamiento se basaron en los resultados en Excel del panel de comentarios de Konveio para orientar sus decisiones de enmienda línea por línea.

Un formato de comentarios único ayudó a obtener aportaciones constructivas: se pidió a los usuarios no solo que expresaran su acuerdo o desacuerdo con una enmienda propuesta, sino también que sugirieran alternativas lingüísticas. Esta función ayudó a perfeccionar el Plan Integral definitivo con aportaciones directas de la comunidad.

Impacto

• Accesibilidad mejorada: los residentes que no pudieron asistir a los eventos presenciales pudieron participar plenamente utilizando los mismos materiales a través de Konveio.
  
• Influencia directa de la comunidad: El Consejo utilizó las herramientas de exportación de comentarios de Konveio para influir directamente en las modificaciones finales del plan, lo que dio lugar a un documento más centrado en la comunidad.
  
• Compromiso bilingüe: Los primeros materiales del kit de herramientas se tradujeron manualmente al español y se publicaron en Konveio, ampliando así el alcance a los residentes hispanohablantes.
  
• Presentación profesional: los vídeos incrustados, incluida una introducción del alcalde, y las encuestas visuales añadieron refinamiento y accesibilidad al contenido en línea.
  
• Asistencia receptiva: El equipo de Konveio se mostró receptivo y servicial durante los plazos ajustados, especialmente cuando las solicitudes de última hora del Consejo requirieron ajustes rápidos en la plataforma.

La ciudad sigue utilizando Konveio en otras iniciativas de planificación, publicando borradores de planes y permitiendo a los residentes ver los comentarios anteriores. De cara al futuro, San Marcos tiene previsto explorar otras funciones de Konveio, como la transcripción asistida por IA de los comentarios presenciales, para unificar aún más las aportaciones del público y facilitar al máximo la participación.