La ciudad de Madison convierte su Plan Integral en un documento vivo

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Imagine Madison fue una campaña única de divulgación pública que recopiló opiniones de toda la ciudad para planificar el Madison del mañana y del futuro. 

Los comentarios recopilados mediante Konveio durante las fases de redacción del proceso Imagine Madison se utilizaron para actualizar el Plan Integral de la ciudad de Madison. 

Tras la adopción del plan en 2018, la ciudad lanzó una versión interactiva del Plan Integral impulsada por Konveio, que sigue utilizándose activamente para informar sobre los avances del plan integral.

Para ofrecer una experiencia fluida, Madison utiliza Konveio para integrar su plan interactivo directamente en la página web oficial de la ciudad.

Problema

En primer lugar, el equipo del proyecto de la ciudad de Madison necesitaba presentar y recopilar comentarios sobre su borrador del Plan Integral. Basándose en experiencias anteriores, querían hacerlo de una manera que facilitara el envío y la gestión de comentarios tanto para el equipo del proyecto como para los participantes. 

En segundo lugar, la visión a largo plazo del proyecto de planificación integral era crear un documento vivo que no acumulara polvo en una estantería tras su adopción, sino que fuera interesante de explorar y pudiera actualizarse para informar sobre los avances a lo largo del proceso de implementación. 

Solución

El departamento de planificación de Madison aprovechó Konveio en cada una de las fases principales del ciclo de vida de su plan integral, desde la redacción del borrador hasta el seguimiento de la implementación. 

Antes de la adopción del plan en 2018, el equipo utilizó Konveio para facilitar la revisión pública de los borradores de su plan integral con el fin de recabar opiniones significativas que fueran intuitivas para los ciudadanos a la hora de compartirlas, pero fáciles de gestionar, seguir e incorporar en el borrador final por parte del personal. 

Facilitar la revisión pública de su borrador del plan integral en Konveio condujo a: 

• Mayor participación y recopilación de comentarios de alta calidad.
• Aprendizaje mejorado
• Mayor confianza gracias a la transparencia
• Más residentes expuestos a las ideas de otros, similar a los talleres públicos.
• Disminución del volumen de preguntas y observaciones redundantes.
• Un ciclo de retroalimentación más estrecho y rápido con la comunidad y revisiones del plan mediante la reducción del tiempo que el personal dedica al análisis y la elaboración de informes, y más tiempo para implementar los cambios.

Tras su aprobación por parte del ayuntamiento, el plan definitivo de Madison se publicó utilizando el formato interactivo de Konveio, donde los residentes pueden volver para ver las actualizaciones anuales sobre los avances en las metas y objetivos del plan aprobado.  

Madison seleccionó los elementos de su plan integral utilizando una página de destino para permitir a los visitantes acceder rápidamente a elementos específicos del plan, en lugar de abrir un PDF extenso y sentirse abrumados.

La implementación por parte de Madison de la función de resumen de documentos de Konveio facilitó a las partes interesadas el paso de las introducciones generales a la información detallada en función de sus intereses. 

Alojar su plan definitivo como documento vivo en Konveio condujo a... 

• Un plan integral más accesible y fácil de entender gracias a funciones como el glosario automatizado de Konveio, la posibilidad de empezar a leer mientras se carga el documento, la integración perfecta de mapas, explicaciones en vídeo o comentarios de texto, y otras funciones interactivas. 
• Más residentes leen e interactúan con el plan definitivo para responder a sus propias preguntas.
• Los residentes disponen de una única fuente de información que pueden marcar como favorita y consultar en cualquier momento. 
• El personal proporciona información actualizada sobre medidas específicas incluidas en los materiales de planificación, incluyendo fotos, plazos y mucho más.
• Seguimiento de la implementación en un solo espacio.

Impacto

Las características únicas de Konveio ayudaron al equipo del proyecto de la ciudad de Madison a ahorrar tiempo durante el análisis de los comentarios recibidos. 

El formato interactivo del plan les permite publicar actualizaciones anuales sobre las métricas y los indicadores descritos en el plan, creando así un documento vivo.  

En los cuatro años transcurridos desde su adopción, Konveio ha ayudado a ahorrar tiempo al personal y ha proporcionado una experiencia enriquecedora a los residentes, que confían en que les proporcionará información actualizada cada vez que visitan el sitio web de la ciudad.

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