La ciudad de Launceston, Tasmania, utiliza Konveio para finalizar su plan estratégico a 10 años.

Tras años recopilando opiniones sobre su Plan Estratégico Decenal a través de múltiples actividades de participación, la ciudad de Launceston aprovechó la plataforma Konveio para centralizar los comentarios, validar las hipótesis y simplificar el proceso de revisión. Este enfoque garantizó que el plan estuviera actualizado, reflejara las opiniones de la comunidad y estuviera listo para su aprobación por parte del Consejo.

Problema

A medida queLaunceston se acercaba a la culminación de su proceso de planificación estratégica, el equipo se enfrentó a un reto familiar: cómo validar y perfeccionar un borrador de plan amplio y con múltiples temas utilizando los comentarios de un público igualmente amplio, que incluía a miembros de la comunidad, personal interno, partes interesadas y socios industriales. Los esfuerzos previos de recopilación de datos se habían llevado a cabo a lo largo de varios años y era necesario ponerlos a prueba en el contexto actual. Los métodos tradicionales de participación no estaban preparados para recopilar comentarios matizados y específicos de cada sección.

Solución‍

Launceston recurrió a Konveio para alojar el borrador del Plan Estratégico y solicitar comentarios específicos. Gracias a la plataforma, las partes interesadas pudieron navegar fácilmente por el extenso documento y realizar comentarios generales o específicos sobre las secciones que les resultaban relevantes. Esto resultó especialmente beneficioso dada la amplia variedad de temas que abarcaba el plan. Los usuarios pudieron centrarse en temas de interés personal o profesional y ofrecer comentarios detallados, incluso aportando correcciones para mejorar la claridad y la terminología.

El Plan Estratégico se lanzó simultáneamente con el Plan Anual de Launceston, lo que permitió a los participantes comprender y comentar las iniciativas a corto y largo plazo de forma paralela, agilizando la participación y alineando los documentos de planificación a la vista del público.

La ciudad utilizó Konveio para compartir documentos y oportunidades de participación. Gracias a las URL enlazables de Konveio, el personal pudo dirigir a los usuarios de las redes sociales directamente a contenidos específicos. Su página de Facebook, que cuenta con decenas de miles de seguidores, creó una ruta sencilla, con un solo clic, hacia el documento alojado, lo que generó un tráfico cuantificable hacia el borrador.

Visite el sitio web en https://launceston.konveio.org/draft-strategic-plan-2025-2035

Impacto

• Respaldo informado por la comunidad: Los comentarios recopilados a través de Konveio influyeron directamente en las modificaciones finales del Plan Estratégico, que posteriormente fue respaldado y adoptado por el Consejo.
• Comentarios más profundos e inteligentes: los participantes estaban mejor informados al enviar sus comentarios, ya que habían revisado secciones del borrador en su contexto. El personal observó una mayor calidad de los comentarios en comparación con otros formatos, como las redes sociales o las encuestas independientes.
•  Alcance eficiente de las partes interesadas: El personal interno , los miembros de la comunidad y las partes interesadas externas utilizaron Konveio para compartir información detallada con una fricción mínima, lo que ahorró tiempo tanto a los encuestados como a los planificadores.‍
• Confianza del personal y los funcionarios electos: El personal elogió la facilidad de uso y la utilidad de Konveio para mostrar a los funcionarios electos exactamente cuándo y dónde se recibieron los comentarios del público. Los líderes electos también apreciaron la transparencia y la estructura de las aportaciones de la comunidad.‍
• Eficiente en el uso de recursos: Konveio se convirtió en la herramienta predeterminada de la ciudad para recabar opiniones tras la redacción de borradores, lo que supuso una excelente alternativa a los eventos presenciales, que requieren muchos recursos.‍
• Oportunidades de mejora futura: Launceston ha identificado la necesidad de desarrollar nuevas estrategias de participación, especialmente para los jóvenes, ahora que Australia se prepara para restringir el acceso a las redes sociales a los usuarios menores de 16 años. El equipo está estudiando la posibilidad de utilizar resúmenes específicos para jóvenes y encuestas en pantallas de inicio para mejorar la inclusividad demográfica y la presentación de datos.

Por qué Konveio destaca‍

«Cuando la gente comenta sobre Konveio, ya ha leído el contenido, por lo que los comentarios son más inteligentes y relevantes. Es nuestra herramienta preferida cuando ya tenemos un borrador y queremos saber qué piensa realmente la gente».

— Equipo de Participación Estratégica de la ciudad de Launceston