Creación de un plan maestro cultural interjurisdiccional con participación inclusiva

Desafío

En 2024, el condado de Orange, Florida, en colaboración con la ciudad de Orlando, se embarcó en un ambicioso y singular proceso de planificación cultural: un Plan Maestro Cultural para todo el condado. Dado que en él participaban dos órganos de gobierno distintos, el proceso debía reflejar las necesidades y prioridades tanto de la Comisión del Condado de Orange como del Ayuntamiento de Orlando. La gestión de las aportaciones de las distintas jurisdicciones, departamentos, sectores y comunidades requirió una estrategia de participación integral y adaptable.

El cliente hizo hincapié en la divulgación inclusiva y en la retroalimentación de las partes interesadas específicas del sector, y llevó a cabo más de 65 reuniones presenciales. Cuando el proyecto entró en su fase final, el presupuesto restante era limitado y el equipo tenía poco tiempo. Necesitaban una forma de compartir el borrador del plan de manera eficiente con cientos de partes interesadas y miembros de la comunidad que ya habían participado, sin programar eventos presenciales adicionales.

Solución

El equipo de consultoría recurrió a Konveio para que le ayudara en la fase final del proceso de planificación: la revisión digital del borrador del Plan Maestro Cultural. Con Konveio, el equipo subió el borrador completo del documento y envió por correo electrónico un único enlace a todos los participantes anteriores, al personal de la ciudad y del condado y a otros miembros de la comunidad. La plataforma permitió a las partes interesadas comentar directamente sobre secciones específicas del documento y proporcionó visibilidad de los comentarios en tiempo real.

En particular, las herramientas de back-end de Konveio permitieron al equipo:

• Realizar un seguimiento de quiénes han realizado comentarios y relacionar los comentarios con reuniones previas.
  
  
• Resuma la información introducida utilizando las funciones de IA integradas.
  
  
• Exportar comentarios para su análisis y entrega al cliente.
  
  
• Evite las costosas y largas sesiones de revisión presenciales.
  
  

Resultados

• 131 comentarios públicos presentados sobre el borrador del plan.
  
  
• 23 participantes activos, incluyendo personal y partes interesadas de ambas jurisdicciones.
  
  
• Cientos de visitantes adicionales que vieron el borrador sin hacer comentarios.
  
  
• El plan recibió la aprobación unánime de la ciudad de Orlando y fue adoptado formalmente por el condado de Orange.
  
  

El uso de Konveio ayudó al equipo a salvar la brecha entre la sólida participación presencial que había tenido lugar durante nueve meses y una fase de revisión final que debía ser rápida, inclusiva y bien documentada. La plataforma les permitió llegar a más participantes sin salirse del presupuesto ni del plazo.

Impacto

✅ Colaboración entre jurisdicciones
Konveio permitió al equipo ofrecer la misma experiencia de borrador a todas las agencias, departamentos y al público, lo que reforzó la transparencia y la responsabilidad compartida.

✅ Proceso de revisión eficiente y escalable
En lugar de coordinar docenas de nuevas reuniones, el personal ahorró tiempo utilizando Konveio para organizar y analizar los comentarios de la comunidad en una ubicación centralizada.

✅ Mejora de la calidad de los comentarios
La posibilidad de rastrear los comentarios hasta las reuniones asociadas proporcionó un contexto más profundo. En un caso, el equipo utilizó esta función para identificar una preocupación planteada durante un taller anterior y verificar su relevancia para el borrador.

✅ Ahorro de costes
Con los esfuerzos de participación ya por encima del presupuesto, Konveio ofreció una forma oportuna y asequible de completar la revisión pública sin sacrificar la participación.

Lecciones y perspectivas de futuro

Aunque Konveio se utilizaba inicialmente solo en la revisión del borrador final, el equipo del proyecto reconoció su potencial para las fases iniciales del proyecto, especialmente para replicar o complementar los talleres presenciales. Tienen previsto integrar más herramientas de Konveio, como la transcripción asistida por IA y la captura de notas adhesivas digitales, en futuros proyectos para garantizar un acceso online más temprano y reducir el esfuerzo manual.