Creación de un centro de comunicación y participación interinstitucional

Ante la urgente necesidad de coordinar y comunicarse con múltiples agencias estatales y socios locales durante la pandemia de COVID-19, el Consejo Interagencial de Minnesota sobre las Personas sin Hogar (MICH) recurrió a Konveio para crear un centro digital para compartir recursos, involucrar a las partes interesadas y promover su plan estratégico. A diferencia de la participación tradicional basada en proyectos, el uso que hace el MICH de Konveio es continuo y a nivel departamental, lo que respalda una misión compleja y colaborativa entre 15 agencias estatales que trabajan para acabar con la falta de vivienda en Minnesota.

Problema

Antes de2020, MICH carecía de una plataforma centralizada para la participación pública o el intercambio de información. Las comunicaciones estaban fragmentadas en los sitios web de cada organismo, y la presencia de MICH se limitaba a una sola página en el sitio web de uno de ellos. La llegada de la COVID-19 puso de manifiesto la necesidad de una comunicación más directa, unificada y continua. MICH era responsable de orientar las medidas de respuesta para proteger a las personas sin hogar durante la pandemia y buscaba crear una plataforma centralizada para compartir orientaciones, publicar actualizaciones o convocar a las partes interesadas de forma virtual.

Mientras MICH se preparaba para poner en marcha el desarrollo de un nuevo plan estratégico estatal, la necesidad de una plataforma interactiva y accesible se hizo aún más acuciante. Necesitaban un sitio web que permitiera actualizaciones en tiempo real, facilitara la interacción bidireccional y funcionara como un recurso público a largo plazo.

Solución‍

MICH publicó una solicitud de propuestas en la que buscaba tanto el desarrollo de un sitio web como la funcionalidad de interacción. Konveio fue seleccionada por su capacidad única para satisfacer ambas necesidades en una única plataforma.

Konveio apoyó el desarrollo de un sitio web con todas las funciones que permite a MICH:

• Comparte regularmente seminarios web, boletines informativos y actualizaciones.
• Centralizar los materiales de planificación estratégica y permitir comentarios a nivel de documento.
• Apoyar la colaboración continua entre las partes interesadas.
• Proporcionar recursos a los proveedores de vivienda, defensores y al público en general.
• Publica preguntas para fomentar un diálogo continuo.
• Recopilar envíos a través de un formulario de contacto.

El personal de MICH, sin experiencia previa en desarrollo web, pudo crear y mantener el sitio con facilidad gracias al intuitivo backend de Konveio y a su sólido soporte de incorporación.

Visite el sitio web en https://mich.mn.gov

Impacto

• Mejora de la comunicación: MICH cuenta ahora con un espacio centralizado para informar, actualizar y hacer participar a una amplia gama de partes interesadas, entre las que se incluyen el personal de las agencias estatales, los defensores, los proveedores de servicios y el público en general.
• Participación interactiva: Konveio permitió la participación interactiva del público en el plan estratégico de MICH, con materiales de los grupos de trabajo de planificación publicados en línea para su descarga y comentarios.
• Amplio alcance entre las partes interesadas: El sitio se ha convertido en un recurso para socios de todo el estado, incluidos equipos de divulgación, defensores y personas con experiencia vivida en la falta de vivienda.
• Facilidad de uso y gestión: El personal de MICH sigue manteniendo y actualizando activamente el sitio, destacando la flexibilidad y la atención al cliente de Konveio.
• Plataforma preparada para el futuro: A medida que MICH avanza en la implementación de su plan estratégico, el equipo está explorando nuevos usos para las funciones de Konveio, incluyendo la incrustación de vídeos y herramientas de páginas de bienvenida para realizar un seguimiento más eficaz de la participación.

Por qué Konveio destaca‍

Konveio llamó la atención de MICH por su capacidad para combinar la funcionalidad de un sitio web con todas las prestaciones y herramientas dinámicas de participación pública en una única plataforma fácil de usar. El backend no requería conocimientos de programación, lo que permitió al personal de MICH gestionar y actualizar el sitio por su cuenta con total confianza. Las sólidas funciones, como los comentarios a nivel de documento, el intercambio de contenidos y los formularios de contacto, proporcionaron a MICH la flexibilidad necesaria para interactuar con públicos diversos de forma significativa. Igualmente importante fue el equipo de atención al cliente, receptivo y bien informado, que les guió a lo largo de la configuración y la evolución del sitio.  

«Apreciamos mucho el apoyo que Konveio nos brindó durante todo el proceso. Ninguno de nosotros es desarrollador web, pero pudimos crear un sitio que se adapta a nuestras necesidades específicas. Se ha convertido en nuestro centro para compartir trabajo entre agencias y con el público, y sabemos que tenemos la flexibilidad necesaria para crecer con él».