Resolver los retos de escribir en lenguaje sencillo

La plataforma Document Engagement Platform de Konveio transforma los documentos PDF estáticos en experiencias digitales, rivalizando con las de un sitio web HTML personalizado. Sin embargo, la redacción utilizada en un PDF o sitio web debe seguir varias prácticas recomendadas, entre las que destaca la de escribir en un lenguaje sencillo.

SENCILLO, PERO NO FÁCIL

Después de estudiar el sitio web oficial de la Ley de Lenguaje Sencillo de 2010, queríamos destacar cómo nuestra última función de glosario interactivo resuelve un dilema al que se enfrentan invariablemente todos los profesionales de la planificación cuando redactan documentos complejos e intentan seguir las mejores prácticas para que el documento sea comprensible.

A continuación se incluyen tres citas extraídas de la página web oficial de la Ley de Lenguaje Sencillo que ponen de relieve la desconexión entre las mejores prácticas y la realidad a la que se enfrentan los planificadores. Una vez que estemos todos de acuerdo, compartiremos nuestra solución.

MEJOR PRÁCTICA N.º 1:

• «Cuando no tengas otra forma de expresar una idea que no sea utilizando lenguaje técnico, asegúrate de definir tus términos».
• Fuente (FPLG - Minimizar la jerga)

MEJOR PRÁCTICA N.º 2:

• «Nunca definas una palabra con un significado distinto al que se le da comúnmente».
• Fuente: FPLG - Minimizar definiciones

MEJOR PRÁCTICA N.º 3:

• «...los lectores tienden a olvidar que has asignado un nuevo significado a una palabra común, y cuando se encuentran con esa palabra más adelante en el documento, le asignan el significado común, en lugar del significado especializado que tú le has dado». - Morris Cohen (de Reason and Law)
• Fuente: FPLG - Minimizar definiciones

En Konveio, sabemos que esto es más fácil decirlo que hacerlo. No es realista esperar que, solo con la elección de las palabras, un documento técnico o jurídico pueda evitar por completo el uso de jerga y acrónimos. Por lo tanto, será necesario incluir algunas definiciones.

Incluso con definiciones reducidas al mínimo, la mayoría de los lectores de un código de zonificación pasarán directamente a una sección específica que puede encontrarse a decenas de páginas del documento. Para que las definiciones estén fácilmente disponibles y aporten claridad independientemente del punto del documento en el que el lector comience a leer, probablemente sería necesario incluir definiciones de términos especiales en cada página o sección, lo cual es totalmente irrealista.

Aunque los apéndices son bienvenidos y recomendables, la reacción habitual de la mayoría de los lectores es buscar en Google el significado de un término desconocido, lo que puede dar lugar a una definición o significado diferente al que pretendía el autor.

Entonces, ¿cómo podemos añadir claridad y garantizar el entendimiento mutuo sin convertir un documento de 600 páginas en uno de 800?

Solución

Konveio le permite cargar una tabla personalizada de definiciones relevantes para su documento y proporcionar los conocimientos previos necesarios para que el lector medio pueda interpretar cada página sin añadir confusión ni longitud al documento. Se puede añadir o ajustar en cualquier momento y reutilizar en varios documentos.

En resumen, creemos que los escritores deben seguir los consejos de las directrices sobre lenguaje sencillo. Y cuando no puedan hacerlo, deben mostrar empatía y utilizar la tecnología para resolver el problema.

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