Artículo invitado: La importancia de los informes fáciles de entender

Ha sido un placer entrevistar al Dr. Jürgen Faisst, director general del Instituto Internacional de Normas de Comunicación Empresarial (IBCS). Le pedimos a Jürgen que compartiera información de alto nivel sobre el IBCS y su perspectiva sobre los problemas de comunicación que pretende influir tanto en organizaciones privadas como públicas.

El Dr. Jürgen Faisst utiliza actualmente Konveio para facilitar los comentarios sobre la versión 1.2 de las normas del IBCS.

‍

‍

‍

¿Cuáles son los problemas que ves que cometen [todo tipo de] organizaciones y cuáles son algunas de las razones por las que los cometen?

Jürgen: El problema que observamos en muchas organizaciones es que sufren una plétora de informes con un aspecto muy diferente, lo que los hace difíciles de entender. Esto se debe a que el diseño de los informes sigue el gusto personal de los creadores y las características del software utilizado, en lugar de principios generalmente aceptados.

Si tuviéramos una notación estandarizada para la comunicación empresarial, como la hay para muchas otras disciplinas, como la arquitectura, la ingeniería o la música, entonces «las mismas cosas» se verían siempre igual. Las Normas Internacionales de Comunicación Empresarial (IBCS) son un proyecto Creative Commons similar a Wikipedia que intenta definir esa notación estandarizada para los informes.

En tus propias palabras, ¿cómo o por qué son relevantes las normas de comunicación empresarial para los gobiernos locales?

Jürgen (riendo): ¿Acaso no tenemos también informes, presentaciones y paneles de control en la administración local? Probablemente traten temas diferentes a los de las empresas, pero desde un punto de vista abstracto es lo mismo. Sabemos que varios municipios ya aplican las normas IBCS, por ejemplo, San Francisco en Estados Unidos. La ciudad de Graz, en Austria, incluso ha ganado el Premio Internacional de Oro de ARC en Nueva York por su informe anual de 2015, elaborado al estilo IBCS. Véase www.ibcs.com/resource/holding-graz.

Uno de nuestros objetivos en Konveio es facilitar la comprensión de los documentos de planificación y elaboración de políticas. Parece que muchas de las normas que promueven se aplican al tipo de documentos que se ven en nuestra plataforma, por lo tanto...

¿Podría destacar algunas de las normas de comunicación clave que recomienda?

Jürgen: IBCS recomienda centrarse en la transmisión del mensaje en lugar de limitarse a proporcionar datos puros, estandarizar el etiquetado, garantizar una escala adecuada, utilizar tipos de gráficos apropiados y unificar el diseño visual de aspectos típicos de los informes, como los datos reales y previstos, las variaciones y todo tipo de resaltados.

¿En qué áreas del marco de «éxito» crees que Konveio podría ayudar?

Jürgen: IBCS consta de siete conjuntos de reglas, cuyas iniciales forman el acrónimo SUCCESS. Es especialmente la sección U = UNIFY la que diferencia a IBCS de los marcos existentes. Las reglas de notación de esta sección fueron desarrolladas inicialmente por el profesor Rolf Hichert y transferidas a la asociación sin ánimo de lucro IBCS Association en 2013 para su consulta pública y posterior desarrollo. Para este proceso de desarrollo y consulta, necesitamos una plataforma digital de divulgación para recopilar comentarios y preparar la aprobación.

Actualmente estás actualizando tu documento guía y lo estás revisando con tus miembros de todo el mundo utilizando Konveio. ¿Podrías contarnos un poco cómo ha ido el proceso hasta ahora?

Jürgen: Estamos preparando la versión 1.2 de las normas IBCS y hemos subido algunos archivos PDF con borradores a Konveio. Invitamos a los casi 6000 miembros de la Asociación IBCS a que nos enviaran sus comentarios y recibimos opiniones muy positivas, tanto sobre el contenido de los documentos como sobre la plataforma Konveio. Los miembros de nuestra comunidad nos han dicho que la plataforma Konveio es muy sencilla y mucho más fácil de manejar que el sitio de WordPress que utilizábamos anteriormente.

¿Dónde pueden acudir las comunidades interesadas para obtener más información sobre su trabajo y cómo pueden utilizarlo para reforzar su labor?

Jürgen: Nuestra página web www.ibcs.com es una fuente inagotable de inspiración. En él encontrará las normas IBCS, podrá registrarse en la Asociación IBCS (es gratuito) y obtener una copia gratuita de las normas IBCS en forma de documento PDF de 150 páginas. Además, encontrará todo tipo de apoyo, como cursos de formación, paquetes de software certificados, consultores asociados, plantillas de informes, lecturas recomendadas, etc. Nuestro curso en vídeo «solid, outlined, hatched» (https://ibcs.teachable.com/p/solid-outlined-hatched) también puede ser un buen punto de partida.

Estaremos encantados de dar la bienvenida a muchos usuarios de Konveio allí.

En Konveio también creemos que la comunicación es comunicación, independientemente de si las partes interesadas son funcionarios gubernamentales, el público o empresas privadas. Se trata de comunicarse e interactuar de una persona o entidad a otra sin fricciones. Además, unir a las personas es un problema difícil, pero manejable, en la era digital.

‍