Cómo: Facilitar una reunión pública virtual que cumpla con la legislación vigente

Dado que las reuniones públicas virtuales parecen haber llegado para quedarse, ofrecemos cinco prácticas recomendadas universales que se deben seguir, incluidas listas de tareas pendientes que le ayudarán a prepararse para su reunión.

Las reuniones públicas virtuales probablemente hayan llegado para quedarse, ya sea por circunstancias o por elección. Aunque algunos pueden considerar que la conversión forzosa de las reuniones presenciales a reuniones en línea debido a la COVID-19 es un inconveniente, muchos ven las oportunidades y los beneficios de pasar al formato virtual. Tanto si su organización está pasando por un mal trago como si está aceptando el cambio, este artículo ofrece cinco prácticas recomendadas universales que debe seguir, incluidas listas de tareas pendientes que le ayudarán a prepararse para su reunión.

1. Cumplir con las leyes sobre reuniones públicas y registros públicos.

Cada estado tiene sus propias leyes que regulan las reuniones abiertas y los registros abiertos, y no debemos olvidar cumplir con estas leyes cuando pasamos al ámbito virtual. Las leyes de reuniones abiertas protegen el derecho del público a ser notificado y a observar las deliberaciones de los funcionarios públicos cuando toman decisiones que conforman la política pública. Los registros abiertos son documentos en posesión de una entidad gubernamental que deben ponerse a disposición del público cuando lo solicite. Las leyes varían según el estado, así que asegúrate de verificar los requisitos específicos del lugar donde realizas tus actividades comerciales. También te conviene verificar qué reuniones y registros están sujetos a las leyes. Es obvio que las reuniones programadas regularmente, como las del consejo municipal y la comisión de planificación, lo están, pero ¿qué pasa con las jornadas de puertas abiertas y los talleres comunitarios en línea? ¿Las reuniones informales del personal por Zoom? ¿Los correos electrónicos y las publicaciones en las redes sociales?

LISTA DE TAREAS PENDIENTES:

• Ballotpedia proporciona información sobre los requisitos de reuniones abiertas y registros abiertos por estado y es un buen punto de partida.
• Póngase en contacto con la oficina del secretario municipal o del condado, o con un asesor jurídico del lugar donde realiza sus actividades comerciales, para verificar los requisitos específicos de ese estado.

2. Tu reunión virtual debe ser accesible para personas con capacidades diferentes.

La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) se promulgó en 1990 para garantizar que las personas con discapacidades tengan las mismas oportunidades que las personas sin discapacidades. Prohíbe la discriminación por motivos de discapacidad en el empleo, el gobierno estatal y local, los alojamientos públicos, las instalaciones comerciales, el transporte y las telecomunicaciones. En concreto, la sección 508, que modifica la Ley de Rehabilitación Laboral de 1973, exige que los sitios web federales sean accesibles para las personas con discapacidades que afectan a su audición, visión o capacidades físicas. Los sitios web gubernamentales y las comunicaciones electrónicas también deben cumplir esta norma. El World Wide Web Consortium es una organización que desarrolla normas y materiales de apoyo para ayudar a otros a comprender y aplicar la accesibilidad. Proporcionan recursos gratuitos para que sus sitios web, aplicaciones y otras creaciones digitales sean más accesibles y utilizables para todos.

LISTA DE TAREAS PENDIENTES:

• Proporcionar múltiples formas de participación a las personas con discapacidad, incluyendo métodos escritos, verbales y visuales.
• Visite Section508.gov para obtener ayuda sobre cómo revisar sitios web y materiales electrónicos para verificar su cumplimiento con la ADA.
• Asegúrate de que tu contenido siga las Pautas de Accesibilidad al Contenido Web.

3. Asegúrese de que haya pocas barreras para participar.

Además del cumplimiento de la ADA, otras consideraciones importantes en materia de accesibilidad son la equidad digital y la alfabetización digital. La brecha entre quienes tienen acceso y la capacidad y la voluntad de utilizar la tecnología e Internet y quienes no la tienen se conoce como «brecha digital». Las investigaciones sugieren que hasta 42 millones de estadounidenses no tienen acceso a Internet de banda ancha. Incluso entre quienes sí tienen acceso, el Pew Research Center informa que el 10 % de los adultos optan por no utilizar Internet. Otras investigaciones del Pew Research Center muestran que, aunque el 96 % de los estadounidenses tiene un teléfono móvil, es posible que no tengan un smartphone. No podemos dar por sentado que, porque alguien tenga acceso a Internet, tenga los conocimientos o la voluntad de instalar y utilizar un software de reuniones web como Zoom. Es posible que tampoco tengan un plan de datos ilimitado que les permita ver contenidos en streaming. Lo ideal es que sus reuniones en línea funcionen en una variedad de plataformas, sistemas operativos y dispositivos.

LISTA DE TAREAS PENDIENTES:

• Piensa en cómo alguien que no dispone de conexión a Internet ni de un smartphone puede participar en tu reunión online, por ejemplo, ofreciendo la posibilidad de llamar desde un teléfono fijo. La mayoría de las herramientas para seminarios web ofrecen esta opción.
• Evite o ofrezca alternativas a las reuniones virtuales que requieran registrarse, tener una cuenta en redes sociales o instalar software especial. ¡El sitio web Konveio es una excelente opción!

4. Tenga en cuenta la seguridad y el control de acceso.

En el mundo digital actual, la seguridad en línea es fundamental. Nada podría socavar más los esfuerzos de participación en línea que el hecho de que los asistentes contraigan virus informáticos o que la reunión sea pirateada o«zoombombed».

LISTA DE TAREAS PENDIENTES:

• Ten cuidado al pedir a otras personas que descarguen software potencialmente malicioso.
• Aprende cómo evitar que tu reunión sea «zoombombed».

5. Siga las mismas reglas que seguiría para una reunión presencial.

Muchas de las mismas reglas que se aplican a las reuniones presenciales siguen siendo válidas, como notificar debidamente, publicar los órdenes del día con antelación, facilitar a los asistentes la posibilidad de formular comentarios, levantar acta de la reunión y grabar los comentarios, poner a disposición del público las actas y los comentarios después de la reunión, y grabar la reunión para que los asistentes puedan verla o escucharla más tarde.

LISTA DE TAREAS PENDIENTES:

• Consulte el punto n.º 1 y asegúrese de que cumple con todas las leyes sobre reuniones públicas y registros públicos que regulan la notificación, la celebración de reuniones y el mantenimiento de registros.
• Proporcione a las personas una forma de acceder a los mismos materiales que verían en persona, como diapositivas de PowerPoint o carteles. ¡Con Konveio es muy fácil!

Konveio está aquí para ayudarte.

Konveio es una plataforma en línea que le permite compartir información y colaborar fácilmente con una amplia gama de partes interesadas internas y externas. Se puede convertir en un sitio web independiente o integrarse en su sitio web actual. Konveio es fácil de usar tanto para el personal interno como para las partes interesadas externas, y no es necesario aprender a utilizar ningún software ni descargarlo.

KONVEIO LE PERMITE:

• Reproduzca las reuniones presenciales, los talleres y las jornadas de puertas abiertas.
• Sube una variedad de documentos, como carteles, mapas y presentaciones, para que las partes interesadas los vean y comenten.
• Permitir a los usuarios comentar simultáneamente el mismo documento, ver y responder a los comentarios de los demás.
• Añade contenido interactivo, como mapas ampliables y vídeos.
• Consolide, analice y responda rápidamente a los comentarios.
• Crea un espacio de trabajo protegido con contraseña o permite que cualquier persona con el enlace participe.

El personal de Konveio también está disponible para ayudarle con sus retos de compromiso. Reserve una franja horaria en https://calendly.com/konveio.

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