Virtuele workshop voor Cheyenne West Edge District

Het West Edge District van Cheyenne, Wyoming, ligt tussen het centrum, de spoorlijn en bestaande woonwijken. De stad heeft in 2012 en 2013 een gemeenschapscampagne gevoerd om het publiek te betrekken bij het vormgeven van een visie voor het gebied. Deze inspanningen en de daaropvolgende campagne hebben geresulteerd in het Visionary Blueprint van 2014 en het Area Wide Plan van 2016. Deze documenten bevatten concepten voor langetermijnvisualisatie en aanbevelingen voor bestemmingsplannen, maar concrete verbeteringen zijn nog niet ontworpen en de stad heeft sindsdien geen maatregelen genomen om de bestemmingsplannen te wijzigen.

Het district moet een trendy, voetgangersvriendelijk gebied met gemengd gebruik worden, maar de huidige industriële bestemming staat gemengd gebruik niet toe. Als de stad de bestemming gewoon zou wijzigen in normaal gemengd gebruik, zou het bestaande industriële gebruik niet meer in overeenstemming zijn met de bestemming. De stad zoekt naar een bestemmingsoplossing die ruimte biedt voor het bestaande industriële gebruik, maar ook nieuwe ontwikkelingen mogelijk maakt.

Probleem

Mark Christensen begon eind 2019 als langetermijnplanner bij de stad. Een van de belangrijkste taken van deze functie is het beheren van de herbestemmingsinspanningen in het West Edge District. De functie was twee jaar vacant geweest, waardoor het momentum om het gebied te herbestemmen was afgenomen. Het belangrijkste doel van Mark was ervoor te zorgen dat het West Edge Visionary Blueprint en Area Wide Plan nog steeds aansloegen bij de eigenaren van onroerend goed in het gebied. Daarnaast wilde hij ook feedback krijgen over ontwerpvoorschriften, recente ontwikkelingen en andere mogelijke toepassingen die in het district zouden kunnen worden toegestaan.

De afdeling Planning en Ontwikkeling had een workshop over bestemmingsplannen gepland voor 25 maart om het herbestemmingsproces te starten, maar vanwege het coronavirus begon het stadspersoneel op 16 maart met thuiswerken. Om het momentum niet te verliezen, zocht het personeel naar een manier om de workshop virtueel te houden.

Oplossing

De stad Cheyenne gebruikte een Konveio-site om twee weken lang een virtuele workshop te organiseren. Het personeel kon eenvoudig stations repliceren met borden die ook bij de fysieke workshop zouden worden gebruikt. De helft van de borden was informatief en de andere helft vroeg mensen om te stemmen op hun favoriete alternatieven en opmerkingen te plaatsen waarin ze hun antwoorden toelichtten. Bezoekers van de site hoefden zich niet te registreren om deel te nemen, maar werden wel gevraagd om hun naam in te vullen.

Impact

Dankzij de Konveio-website kon de stad meer gedegen input en gerichte feedback verzamelen dan normaal gesproken mogelijk zou zijn met plakbriefjes of commentaarformulieren tijdens een persoonlijke bijeenkomst. Medewerkers van de stad gebruikten de rapportagefunctie van Konveio om de opmerkingen eenvoudig te downloaden en te verzamelen, en kwamen tot de conclusie dat een door de stad geïnitieerde herbestemming de voorkeur geniet. Nadat de quarantainebeperkingen zijn opgeheven, is de stad van plan een openbare vergadering te houden waarin de feedback die via de Konveio-website is ontvangen, wordt meegenomen. Ze zijn ook van plan de persoonlijke bijeenkomst aan te vullen met een online component om aanvullende gedetailleerde opmerkingen te krijgen.

“Ik vond het leuk om Konveio te gebruiken. Het was heel intuïtief en gebruiksvriendelijk. Het stelde ons in staat om tijdens de quarantaine het momentum vast te houden, en de klantenservice was geweldig!”

— Mark Christensen, Planner II