Een grensoverschrijdend cultureel masterplan opstellen met inclusieve betrokkenheid

Uitdaging

In 2024 startte Orange County, Florida, in samenwerking met de stad Orlando, een ambitieus en uniek cultureel planningsproces: een cultureel masterplan voor de hele provincie. Omdat er twee afzonderlijke bestuursorganen bij betrokken waren, moest het proces zowel de behoeften en prioriteiten van de Orange County Commission als die van de Orlando City Council weerspiegelen. Het beheren van input uit verschillende rechtsgebieden, afdelingen, sectoren en gemeenschappen vereiste een uitgebreide en flexibele betrokkenheidsstrategie.

De klant legde de nadruk op inclusieve outreach en sectorspecifieke feedback van belanghebbenden, en organiseerde meer dan 65 persoonlijke bijeenkomsten. Toen het project zijn laatste fase inging, was het resterende budget beperkt en stond het team onder tijdsdruk. Ze hadden een manier nodig om het conceptplan efficiënt te delen met honderden belanghebbenden en leden van de gemeenschap die al hadden deelgenomen, zonder extra persoonlijke bijeenkomsten te plannen.

Oplossing

Het adviesteam schakelde Konveio in om de laatste fase van het planningsproces te ondersteunen: de digitale beoordeling van het concept-cultuurmasterplan. Met Konveio uploadde het team het volledige conceptdocument en stuurde het een enkele link per e-mail naar alle eerdere deelnemers, medewerkers van de stad en de provincie en andere leden van de gemeenschap. Het platform stelde belanghebbenden in staat om rechtstreeks op specifieke delen van het document te reageren en bood realtime inzicht in de feedback.

Met name dankzij de back-endtools van Konveio kon het team:

• Houd bij wie er commentaar heeft gegeven en stem de opmerkingen af op eerdere vergaderingen.
  
  
• Vat input samen met behulp van ingebouwde AI-functies
  
  
• Exporteer opmerkingen voor analyse en levering aan de klant
  
  
• Vermijd dure en tijdrovende persoonlijke beoordelingssessies
  
  

Resultaten

• 131 openbare opmerkingen ingediend over het ontwerpplan
  
  
• 23 actieve deelnemers, waaronder medewerkers en belanghebbenden uit beide rechtsgebieden
  
  
• Honderden extra bezoekers die het ontwerp hebben bekeken zonder commentaar te geven
  
  
• Het plan werd unaniem goedgekeurd door de stad Orlando en formeel aangenomen door Orange County.
  
  

Door Konveio te gebruiken kon het team de kloof overbruggen tussen de intensieve persoonlijke betrokkenheid die gedurende negen maanden had plaatsgevonden en een laatste beoordelingsfase die snel, inclusief en goed gedocumenteerd moest zijn. Dankzij het platform konden ze meer deelnemers bereiken zonder het budget te overschrijden en binnen de deadline te blijven.

Impact

✅ Samenwerking tussen verschillende rechtsgebieden
Konveio stelde het team in staat om dezelfde conceptversie te leveren aan alle instanties, afdelingen en het publiek, waardoor de transparantie en het gedeelde verantwoordelijkheidsgevoel werden versterkt.

✅ Efficiënt, schaalbaar beoordelingsproces
In plaats van tientallen nieuwe vergaderingen te coördineren, bespaarden medewerkers tijd door Konveio te gebruiken om feedback van de gemeenschap op één centrale locatie te hosten en te analyseren.

✅ Verbeterde feedbackkwaliteit
De mogelijkheid om opmerkingen terug te koppelen aan bijbehorende vergaderingen zorgde voor meer context. In één geval gebruikte het team deze functie om een punt van zorg te identificeren dat tijdens een eerdere workshop naar voren was gekomen en om de relevantie ervan voor het concept te verifiëren.

✅ Kostenbesparingen
Omdat de inspanningen om betrokkenheid te creëren het budget al overschreden, bood Konveio een tijdige en betaalbare manier om de openbare beoordeling te voltooien zonder dat dit ten koste ging van de deelname.

Lessen & Vooruitblik

Hoewel Konveio oorspronkelijk alleen werd gebruikt bij de beoordeling van het definitieve ontwerp, zag het projectteam het potentieel ervan voor eerdere fasen van het project, met name om persoonlijke workshops te repliceren of aan te vullen. Ze zijn van plan om meer tools van Konveio, zoals AI-ondersteunde transcriptie en het vastleggen van digitale plaknotities, te integreren in toekomstige projecten om eerder online toegang te garanderen en handmatig werk te verminderen.