De stad Launceston in Tasmanië gebruikt Konveio om een tienjarig strategisch plan af te ronden

Na jarenlang input te hebben verzameld voor hun 10-jarenplan via verschillende activiteiten, maakte de stad Launceston gebruik van het Konveio-platform om feedback te centraliseren, aannames te valideren en het beoordelingsproces te vereenvoudigen. Deze aanpak zorgde ervoor dat het plan up-to-date was, de input van de gemeenschap weerspiegelde en klaar was voor goedkeuring door de gemeenteraad.

Probleem

ToenLaunceston het hoogtepunt van zijn strategische planningsproces naderde, stond het team voor een bekende uitdaging: hoe kon een breed, veelzijdig conceptplan worden gevalideerd en verfijnd aan de hand van feedback van een even breed publiek, waaronder leden van de gemeenschap, interne medewerkers, belanghebbenden en partners uit de industrie? Eerdere gegevensverzameling had jaren in beslag genomen en moest in de huidige context worden getoetst. Traditionele methoden voor betrokkenheid waren niet geschikt om genuanceerde, sectiespecifieke feedback te verzamelen.

Oplossing‍

Launceston schakelde Konveio in om het concept van het strategisch plan te hosten en gerichte feedback te verzamelen. Met behulp van het platform konden belanghebbenden gemakkelijk door het omvangrijke document navigeren en opmerkingen plaatsen over het hele document of specifiek over delen die voor hen relevant waren. Dit was vooral nuttig gezien de brede reikwijdte van het plan. Gebruikers konden zich concentreren op onderwerpen die voor hen persoonlijk of professioneel interessant waren en gedetailleerde feedback geven, waarbij ze zelfs feedback konden geven over de duidelijkheid en terminologie.

Het strategisch plan werd gelijktijdig met het jaarplan van Launceston gelanceerd, waardoor deelnemers inzicht kregen in zowel de korte- als langetermijninitiatieven en daarop konden reageren. Dit stroomlijnde de betrokkenheid en zorgde voor afstemming van de planningsdocumenten in de ogen van het publiek.

De stad gebruikte Konveio om documenten en mogelijkheden voor betrokkenheid te delen. Met de koppelbare URL's van Konveio konden medewerkers gebruikers van sociale media rechtstreeks naar specifieke inhoud leiden. Hun Facebook-pagina, die door tienduizenden mensen wordt gevolgd, creëerde een eenvoudige, met één klik te bereiken weg naar het gehoste document, waardoor meetbaar verkeer naar het concept werd gegenereerd.

Bekijk de website op https://launceston.konveio.org/draft-strategic-plan-2025-2035

Impact

• Door de gemeenschap geïnformeerde goedkeuring: Opmerkingen die via Konveio werden verzameld, hadden rechtstreeks invloed op de definitieve bewerkingen van het strategisch plan, dat vervolgens door de Raad werd goedgekeurd en aangenomen.
• Diepere, slimmere feedback: Deelnemers waren beter geïnformeerd bij het indienen van feedback, omdat ze delen van het concept in context hadden bekeken. Medewerkers merkten op dat de kwaliteit van de opmerkingen hoger was in vergelijking met andere formats, zoals sociale media of afzonderlijke enquêtes.
•  Efficiënt bereik van belanghebbenden: interne medewerkers, leden van de gemeenschap en externe belanghebbenden gebruikten Konveio om gedetailleerde input te delen met minimale wrijving, wat zowel respondenten als planners tijd bespaarde.‍
• Vertrouwd door medewerkers en gekozen functionarissen: Medewerkers prezen Konveio om zijn gebruiksgemak en bruikbaarheid bij het tonen aan gekozen functionarissen wanneer en waar precies feedback van het publiek werd ontvangen. Gekozen leiders waardeerden ook de transparantie en structuur van de input van de gemeenschap.‍
• Efficiënt gebruik van middelen: Konveio werd het standaardinstrument van de stad voor feedback na het opstellen van ontwerpen en bood een uitstekend alternatief voor persoonlijke evenementen die veel middelen vergen.‍
• Kansen voor toekomstige verbeteringen: Launceston heeft vastgesteld dat er behoefte is aan nieuwe strategieën om jongeren te betrekken, nu Australië zich voorbereidt om de toegang tot sociale media voor gebruikers onder de 16 jaar te beperken. Het team onderzoekt de mogelijkheid om samenvattingen en enquêtes op splash-screens te ontwikkelen die specifiek op jongeren zijn gericht, om de demografische inclusiviteit en gegevensrapportage te verbeteren.

Waarom Konveio uitblinkt‍

“Wanneer mensen reageren op Konveio, hebben ze de inhoud al gelezen, dus is de feedback slimmer en relevanter. Het is onze favoriete tool wanneer we al een concept hebben en willen horen wat mensen echt vinden.”

— Strategisch engagementteam van de stad Launceston