Een communicatie- en betrokkenheidscentrum voor verschillende instanties opzetten

Geconfronteerd met een dringende behoefte aan coördinatie en communicatie tussen meerdere overheidsinstanties en lokale partners tijdens de COVID-19-pandemie, wendde de Minnesota Interagency Council on Homelessness (MICH) zich tot Konveio om een digitaal platform te bouwen voor het delen van middelen, het betrekken van belanghebbenden en het bevorderen van haar strategisch plan. In tegenstelling tot traditionele projectmatige betrokkenheid, maakt MICH continu en op afdelingsniveau gebruik van Konveio ter ondersteuning van een complexe, gezamenlijke missie van 15 overheidsinstanties die zich inzetten om een einde te maken aan dakloosheid in Minnesota.

Probleem

Vóór2020 beschikte MICH niet over een gecentraliseerd platform voor publieke betrokkenheid of het delen van informatie. De communicatie was versnipperd over de websites van individuele instanties en de aanwezigheid van MICH was beperkt tot één pagina op de website van één instantie. De uitbraak van COVID-19 maakte duidelijk dat er behoefte was aan directere, meer uniforme en continue communicatie. MICH was verantwoordelijk voor het aansturen van de hulpverlening aan daklozen tijdens de pandemie en wilde een centraal platform creëren voor het delen van richtlijnen, het plaatsen van updates en het virtueel bijeenbrengen van belanghebbenden.

Toen MICH zich voorbereidde op de lancering van een nieuw strategisch plan voor de hele staat, werd de behoefte aan een interactief, toegankelijk platform nog urgenter. Ze hadden een site nodig die realtime updates kon ondersteunen, tweerichtingscommunicatie mogelijk maakte en als een langdurige, publieke bron kon fungeren.

Oplossing‍

MICH heeft een offerteaanvraag uitgeschreven voor zowel websiteontwikkeling als engagementfunctionaliteit. Konveio werd geselecteerd vanwege zijn unieke vermogen om aan beide behoeften te voldoen binnen één enkel platform.

Konveio ondersteunde de ontwikkeling van een volledig uitgeruste website waarmee MICH:

• Deel regelmatig webinars, nieuwsbrieven en updates
• Centraliseer strategische planningsmaterialen en maak opmerkingen op documentniveau mogelijk
• Ondersteuning van voortdurende samenwerking tussen belanghebbenden
• Voorzien in middelen voor woningaanbieders, belangenbehartigers en het grote publiek
• Plaats vragen om een voortdurende dialoog op gang te brengen
• Verzamel inzendingen via een contactformulier

De medewerkers van MICH, die geen formele achtergrond in webontwikkeling hadden, konden de site gemakkelijk bouwen en onderhouden dankzij de intuïtieve backend en de sterke onboarding-ondersteuning van Konveio.

Bekijk de website op https://mich.mn.gov

Impact

• Verbeterde communicatie: MICH beschikt nu over een centrale ruimte om een breed scala aan belanghebbenden, waaronder medewerkers van overheidsinstanties, belangenbehartigers, dienstverleners en het grote publiek, te informeren, op de hoogte te houden en te betrekken.
• Interactieve betrokkenheid: Konveio maakte interactieve publieke input mogelijk voor het strategisch plan van MICH, waarbij materiaal van planningswerkgroepen online werd geplaatst om te downloaden en te becommentariëren.
• Breed bereik van belanghebbenden: De site is een bron van informatie geworden voor partners in de hele staat, waaronder outreachteams, belangenbehartigers en mensen die zelf ervaring hebben met dakloosheid.
• Gebruiksgemak en beheer: Het personeel van MICH blijft de site actief onderhouden en bijwerken, waarbij ze de flexibiliteit en klantenservice van Konveio benadrukken.
• Toekomstbestendig platform: Nu MICH overgaat tot de implementatie van hun strategisch plan, onderzoekt het team nieuwe toepassingen voor de functies van Konveio, waaronder video-embedding en splash page-tools om de betrokkenheid effectiever te volgen.

Waarom Konveio uitblinkt‍

Konveio viel MICH op vanwege de mogelijkheid om de functionaliteit van een volledig uitgeruste website te combineren met dynamische tools voor publieke betrokkenheid in één gebruiksvriendelijk platform. De backend vereiste geen programmeerkennis, waardoor het personeel van MICH de site zelfstandig en met vertrouwen kon beheren en bijwerken. Dankzij robuuste functies zoals commentaar op documentniveau, het delen van inhoud en contactformulieren kreeg MICH de flexibiliteit om op een zinvolle manier met diverse doelgroepen in contact te komen. Even belangrijk was het responsieve en deskundige klantenserviceteam, dat hen begeleidde bij het opzetten en ontwikkelen van de site.  

“We hebben het enorm gewaardeerd hoe Konveio ons tijdens het hele proces heeft ondersteund. Niemand van ons is webontwikkelaar, maar toch zijn we erin geslaagd een website te bouwen die aan onze unieke behoeften voldoet. Het is onze hub geworden voor het delen van werk tussen verschillende agentschappen en met het publiek, en we weten dat we de flexibiliteit hebben om mee te groeien.”