De Milieuraad van de staat Hawaï actualiseert administratieve regels

In 2018 is het Office of Environmental Quality Control (OEQC), onderdeel van het Hawaii Department of Health, begonnen met het actualiseren van de administratieve regels voor milieueffectrapportages in Hawaï.

PROBLEEM

Volgens de staatswet moet de Milieuraad feedback vragen aan de betrokken instanties. Omdat er zeer gedetailleerde feedback van verschillende belanghebbenden werd verwacht, hadden de medewerkers een hulpmiddel nodig om de ontvangen input eenvoudig bij te houden, zonder tijd te verspillen aan het sorteren en archiveren van opmerkingen die via e-mail of lange Word-documenten waren ontvangen.

OPLOSSING

OEQC heeft via Konveio een openbare raadpleging over de update gelanceerd:

• OEQC heeft elke versie van de bijgewerkte Hawaiiaanse administratieve regels met belanghebbenden en het grote publiek gedeeld via de intuïtieve online viewer van Konveio.
• Gebruikers konden ervoor kiezen om anoniem te reageren of zich te registreren en toegang te krijgen tot extra functies, waaronder het bewerken, verwijderen, upvoten en downvoten van reacties.
• Gebruikers plaatsten hun opmerkingen direct boven de tekst waarop ze betrekking hadden, waardoor OEQC minder tijd kwijt was aan het opsporen en verwerken van opmerkingen.
• De OEQC had de mogelijkheid om reacties te modereren, om ervoor te zorgen dat alle reacties gepast en respectvol waren.
• In de loop van het project heeft de OEQC vier versies van het document geüpload, waarbij de hoofdstukken voortdurend werden bijgewerkt op basis van ontvangen opmerkingen en opnieuw ter beoordeling werden voorgelegd.

IMPACT

De Konveio-app bood OEQC een platform dat eenvoudig te beheren is en tegelijkertijd een betere toegang voor het publiek biedt dankzij de gebruiksvriendelijke interface. "De installatie en het beheer waren geweldig. De installatie was eenvoudig en duidelijk, en het personeel van Konveio reageerde snel op al onze vragen en suggesties voor functionaliteiten", aldus Zackary Stoddard, planner bij de afdeling Planning en Vergunningen van de gemeente Honolulu.

OEQC ontving honderden reacties, waaronder suggesties over maatschappelijke betrokkenheid, mogelijke risico's zoals die door bewoners worden gezien, zorgen over milieukwesties en algemene publieke steun voor het herzieningsproces. Dit weerspiegelt een actieve betrokkenheid, wat gunstig is voor de transparantie, kwaliteit en uitvoering van het project.