Hoe PMI de ontwikkeling van normen heeft gestroomlijnd

Het Project Management Institute (PMI), een wereldwijd erkende autoriteit op het gebied van projectmanagementnormen, stond voor een complexe uitdaging om zijn normontwikkelingsproces in overeenstemming te brengen met de strenge eisen van ANSI (American National Standards Institute) op het gebied van openbare consultatie. PMI had behoefte aan een modern, veilig en efficiënt platform om publieke feedback over documenten van meer dan 180 pagina's te verzamelen, te anonimiseren en te beheren, en tegelijkertijd te voldoen aan de procedurele benchmarks van ANSI. Konveio bleek een cruciale oplossing te zijn, die PMI hielp om workflows te vereenvoudigen, de transparantie te vergroten en de kwaliteit en het volume van de commentaren drastisch te verbeteren.

Probleem

Het ontwikkelen van ANSI-geaccrediteerde normen vereist transparantie en input van de gemeenschap. PMI had een manier nodig om:

• Houd openbare, internationale commentaarperiodes van minimaal 45 dagen volgens het Board of Standards Review Form 8 (BSR-8), het officiële formulier dat wordt gebruikt om een ontwerpnorm ter openbare beoordeling bekend te maken.
  
  
• Accepteer en anonimiseren van opmerkingen in overeenstemming met de openheid en vertrouwelijkheidseisen van ANSI.
  
  
• Vermijd het handmatig verzamelen van mogelijk honderden Excel-inzendingen van deelnemers wereldwijd.
  
  
• Zorg ervoor dat de integriteit van opmerkingen behouden blijft en dat verplichte velden (bijv. motivering, regelnummer) altijd worden ingevuld.
  
  
• Verstrek gegevens aan interne vrijwilligersteams zonder de vertrouwelijkheid in gevaar te brengen.
  

In eerdere cycli moest PMI honderden losstaande Excel-bestanden beheren, wat een arbeidsintensief proces is dat gevoelig is voor fouten en inconsistenties.

Oplossing

PMI maakte gebruik van het documentengagementplatform van Konveio als een gecentraliseerd commentaarsysteem dat was afgestemd op de ontwikkeling van ANSI-normen. De belangrijkste functies waren:

• Anonieme reacties: Het systeem van Konveio verborg identiteiten voor het publiek en interne vrijwilligers, waarbij interne unieke ID's werden gebruikt om de vertrouwelijkheid te waarborgen.
  
  
• Formuliergebaseerde verzameling van opmerkingen: Door bepaalde velden verplicht te maken, zoals regelnummer, motivering en voorgestelde wijziging, werd de consistentie en kwaliteit gewaarborgd.
  
  
• Integratie van toestemming en licenties: De splash-formulieren van Konveio boden gebruikers een gedragscode en legden overeenkomsten inzake intellectueel eigendom en optionele bevestigingen van deelnemers vast voordat toegang tot documenten werd verleend.
  
  
• Flexibel downloaden en beoordelen: medewerkers exporteerden geanonimiseerde opmerkingen in een gestandaardiseerd Excel-formaat, klaar voor beoordeling en ANSI-indiening.
  
  
• Ondersteuning bij maatwerk: Konveio heeft de functionaliteit aangepast aan de behoeften van PMI, waaronder de implementatie van hun merkstandaarden, gelaagde formulieren en wereldwijde naamveldvermeldingen voor nauwkeurige publicatievermeldingen.
  

Impact

• Efficiëntiewinst: PMI verwerkte bijna 3.000 opmerkingen in één cyclus zonder handmatige aggregatie. Vrijwilligers konden de input contextueel of via gestructureerde spreadsheets beoordelen.
  
  
• 50% toename in het aantal reacties: In vergelijking met eerdere openbare reactierondes zag PMI een toename van meer dan 50% in het aantal reacties – van 1.300 naar 2.943 – wat wijst op zowel een bredere betrokkenheid als een verbeterde toegankelijkheid.
  
  
• Naleving van ANSI-vereisten: Konveio hielp PMI te voldoen aan de BSR-8-normen voor openheid, transparantie en procedurele striktheid.
  
  
• Verbeterde gebruikerservaring: gebruikers vonden het platform intuïtief, waardoor ze konden deelnemen zonder documenten te downloaden of af te stemmen met medewerkers.
  
  
• Verbeterde wereldwijde deelname: via formulieren werden de namen van deelnemers uit de hele wereld verzameld, zodat in de uiteindelijke publicaties nauwkeurige internationale vermeldingen konden worden opgenomen.
  
  
• Nabewerking met SmartSheet: PMI gebruikte de exportbestanden van Konveio voor downstream-analyse en beoordelingsworkflows in SmartSheet, waardoor eenvoudige teamcoördinatie mogelijk was zonder toegang tot het backend-platform.
  

Konveio stelde PMI in staat om een traditioneel handmatig en compliance-intensief proces te moderniseren tot een gestroomlijnde, schaalbare en toegankelijke ervaring. Door anonieme, gestructureerde publieke input te ondersteunen en de administratieve lasten te verminderen, voldeed PMI aan de ANSI-normen en zorgde het tegelijkertijd voor meer transparantie en betrokkenheid. De samenwerking illustreert hoe flexibele digitale tools normontwikkelaars in staat stellen om met grotere efficiëntie en een groter bereik aan strenge eisen te voldoen.

"Dit is de eerste keer dat PMI tijdens een openbare consultatieperiode BSR-8-opmerkingen heeft ontvangen, en dat is te danken aan Konveio. De mogelijkheid om op grote schaal gestructureerde, anonieme feedback te verzamelen zonder handmatige aggregatie heeft ons proces volledig veranderd."
— Leah Huf, PMI Standards Team