Van keukentafels tot klikbare plannen: San Marcos slaat een brug tussen offline en online engagementtools

De stad San Marcos past haar uitgebreide planning aan voor hybride betrokkenheid

Geconfronteerd met de uitdaging om hun Comprehensive Plan uit 2013 bij te werken tijdens de onzekerheid van de COVID-19-pandemie, wendde de stad San Marcos in Texas zich tot Konveio voor ondersteuning bij een flexibeler, inclusiever en schaalbaarder participatieproces. De hybride tools van Konveio vergrootten de toegankelijkheid, zorgden voor goed geïnformeerde planwijzigingen en hielpen bij het vormgeven van het Vision SMTX Comprehensive Plan, dat in oktober 2024 werd aangenomen.

Om haar Comprehensive Plan 2013 – inclusief zeven nieuwe gebiedsplannen op buurt-, gemeenschaps- en regionaal niveau – tijdens de COVID-19-pandemie bij te werken, gebruikte de stad San Marcos Konveio om een flexibel, hybride participatieproces te creëren dat toolkits voor thuisgebruik combineerde met een interactief online platform. Deze aanpak vergrootte de toegankelijkheid, stimuleerde constructieve input van de gemeenschap en stelde bewoners in staat om op hun eigen tijd deel te nemen, onder meer door middel van materiaal dat in het Spaans was vertaald. De via Konveio verzamelde feedback had direct invloed op de wijzigingen in het plan, waarbij de raadsleden de commentaargegevens gebruikten om beslissingen te nemen. De stad blijft Konveio gebruiken na de goedkeuring van het plan om de lopende planningsinspanningen te ondersteunen.

Probleem

Het uitgebreide planningsproces, dat in 2020 van start ging, viel samen met het begin van de COVID-19-pandemie, waardoor de traditionele methoden voor persoonlijke betrokkenheid beperkt waren. De stad zag in dat het nodig was om inwoners te bereiken die niet in staat of bereid waren om fysieke evenementen bij te wonen, en zocht daarom naar alternatieve manieren om zinvolle input van de gemeenschap te verzamelen. Veel inwoners hadden aangegeven dat ze het materiaal thuis wilden bekijken of delen met anderen die niet persoonlijk aanwezig konden zijn. De stad had Konveio al eerder gebruikt tijdens een update van de ontwikkelingscode en was bekend met de mogelijkheden van het platform om betrokkenheid op afstand te ondersteunen.

Oplossing

Om de kloof tussen traditionele workshops en digitale toegang te overbruggen, heeft het team een toolkit voor thuisgebruik ontwikkeld die is ontworpen om de persoonlijke ervaring te weerspiegelen: tastbaar, interactief en ontworpen voor gebruik op het moment dat de bewoner daar tijd voor heeft. Deze toolkits zijn beschikbaar gesteld in gedrukte vorm en digitaal geüpload naar Konveio, waardoor dezelfde materialen effectief zijn omgezet in een virtuele open dag.

Dankzij deze hybride strategie kon de stad consistentie behouden op alle platforms en meer inwoners bereiken zonder dat er apart materiaal hoefde te worden gemaakt. Veel leden van de gemeenschap namen actief deel via het Konveio-platform, waarmee ze vanuit huis documenten konden bekijken, opmerkingen konden plaatsen en in dialoog konden gaan. De moderatietools van het platform zorgden ervoor dat de uitwisselingen respectvol verliepen, zelfs wanneer gebruikers uiteenlopende meningen hadden.

In de laatste fase van het planningsproces gebruikte San Marcos opnieuw Konveio om input van de gemeenschap te verzamelen over wijzigingen die door de Planning Commission en de gemeenteraad waren voorgesteld, voordat deze definitief werden aangenomen. Met hulp van de communicatieafdeling van de stad en ondersteuning van het personeel van Konveio hebben ze een laatste enquête verspreid via het platform en de resultaten rechtstreeks meegenomen in de beraadslagingen van de gemeenteraad. Opvallend was dat de raadsleden zich baseerden op de Excel-uitvoer van het commentaardashboard van Konveio om hun beslissingen over de wijzigingen regel voor regel te nemen.

Een uniek commentaarformaat hielp bij het verkrijgen van constructieve input: gebruikers werden niet alleen gevraagd om akkoord te gaan of af te wijzen met een voorgestelde wijziging, maar ook om alternatieve bewoordingen voor te stellen. Deze functie hielp bij het verfijnen van het definitieve Comprehensive Plan met directe input van de gemeenschap.

Impact

• Verbeterde toegankelijkheid: Bewoners die niet persoonlijk aanwezig konden zijn bij evenementen, konden via Konveio volledig deelnemen met behulp van hetzelfde materiaal.
  
• Directe invloed van de gemeenschap: De gemeenteraad gebruikte de tools voor het exporteren van opmerkingen van Konveio om rechtstreeks invloed uit te oefenen op de definitieve wijzigingen in het plan, wat leidde tot een meer gemeenschapsgericht document.
  
• Tweetalige betrokkenheid: De eerste toolkitmaterialen werden handmatig naar het Spaans vertaald en beschikbaar gesteld op Konveio, waardoor het bereik werd uitgebreid naar Spaanstalige inwoners.
  
• Professionele presentatie: Ingesloten video's, waaronder een inleiding door de burgemeester, en visuele enquêtes maakten de online inhoud nog aantrekkelijker en toegankelijker.
  
• Responsieve ondersteuning: Het team van Konveio reageerde snel en was behulpzaam tijdens strakke deadlines, vooral wanneer last-minute verzoeken van de Raad snelle aanpassingen aan het platform vereisten.

De stad blijft Konveio gebruiken voor andere planningsinspanningen, door ontwerpplannen te publiceren en inwoners de mogelijkheid te bieden eerdere opmerkingen te bekijken. Voor de toekomst is San Marcos van plan om aanvullende functies van Konveio te verkennen, zoals AI-ondersteunde transcriptie van persoonlijke feedback, om de input van het publiek verder te stroomlijnen en deelname zo naadloos mogelijk te maken.