Herziening van het alomvattende plan van Coconino County

Coconino County, Arizona, een van de grootste counties van het Amerikaanse vasteland qua oppervlakte, stond voor de enorme uitdaging om een inclusief publiek participatieproces te organiseren voor de herziening van zijn tienjarenplan in een uitgestrekt, afgelegen en landelijk gebied. Het county besefte dat er behoefte was aan een toegankelijke, schaalbare en geografisch flexibele vorm van publieke participatie en schakelde Konveio in om de persoonlijke outreach aan te vullen en als projectwebsite te fungeren.

Uitdaging 

De grootste uitdaging voor Coconino County was het betrekken van inwoners verspreid over 12 miljoen hectare, met gemeenschappen die vaak uren reizen van elkaar verwijderd zijn. Bovendien hebben veel inwoners geen betrouwbare internettoegang, wat de outreach-inspanningen bemoeilijkt. Deze geografische uitdagingen werden nog verergerd door wettelijke vereisten onder de "Growing Smarter"-wet van Arizona, die een formeel plan voor publieke participatie en een commentaarperiode van 60 dagen voorschrijven, waarbij gemeenten, aangrenzende counties en staats-/federale instanties betrokken zijn.

Oplossing 

Konveio stelde Coconino County in staat om:

• Plaats het ontwerp van het uitgebreide plan en de bijbehorende documenten op een openbare projectwebsite.
• Fungeert als officieel platform voor de beoordelingsperiode van 60 dagen, waardoor instanties zoals BLM en Arizona State Lands gedetailleerde, contextuele opmerkingen kunnen achterlaten.
• Een platform dat medewerkers die zich bezighouden met langetermijnplanning rechtstreeks kunnen beheren en bijwerken.
• Bied het publiek – vooral in afgelegen gebieden – een asynchrone manier om met documenten te werken en feedback te geven.

Het personeel gebruikte Konveio als de belangrijkste site voor outreach en betrokkenheid, en uploadde daar concept hoofdstukken, informatieve hand-outs, rapporten over gemeenschapsevaluaties en andere belangrijke documenten. Het platform ondersteunde transparantie door alle opmerkingen openbaar te maken en maakte het mogelijk om opmerkingen grondig bij te houden via pdf- en csv-rapportexportfuncties.

Hoogtepunten van publieke participatie

• Tijdens de vereiste beoordelingsperiode van 60 dagen werden ongeveer 200 opmerkingen ingediend via Konveio.
• Het regionale plan van de stad Flagstaff, dat op hetzelfde platform wordt gehost en zal worden opgenomen in het alomvattende plan van de provincie, ontving bijna 1300 reacties.
• Verschillende instanties en rechtsgebieden hebben rechtstreeks in de documenten uitgebreide feedback gegeven.
• Het minimale gebruik van e-mailinzendingen suggereerde dat gebruikers de voorkeur gaven aan het gemak van Konveio.

Hybride strategie - Coconino County paste een hybride benadering toe:

• Persoonlijke workshops, open dagen en focusgroepen georganiseerd in het hele district.
• Flyers uitgedeeld en de Konveio-website geïntroduceerd tijdens live-evenementen.
• Op afstand volgen mogelijk gemaakt voor mensen met internettoegang, zodat zij inhoud kunnen bekijken en online feedback kunnen geven.

Deze hybride methode bleek essentieel om tegemoet te komen aan de behoeften van zowel inwoners met internettoegang als plattelandsbewoners die meer afhankelijk zijn van persoonlijke contactmomenten.

Impact

Het planningsteam van de provincie was klein, met één hoofdplanner voor de lange termijn die het grootste deel van de update beheerde.

• Met een beperkt adviesbudget en zonder externe auteurs voor het plan werd Konveio het belangrijkste digitale engagementinstrument.
• Medewerkers konden alle openbare opmerkingen uit Konveio exporteren, offline input toevoegen en één sorteerbare tracker genereren die werd gebruikt om revisies door te geven.
• De provincie heeft later een responsmatrix geüpload om te laten zien hoe elke opmerking is behandeld, wat de transparantie ten goede komt.

Reflecties & Feedback

"Wat betreft het uitgebreide plan weet ik eerlijk gezegd niet wat we zonder Konveio hadden moeten doen. Het gaf mensen uit alle hoeken van onze 12 miljoen hectare grote provincie de mogelijkheid om het concept te lezen en direct commentaar te geven. BLM en lokale overheden hebben ongelooflijk nuttige feedback achtergelaten op het platform, en doordat alles gecentraliseerd was, was het voor ons kleine team goed te beheren."

Vooruitblik 

Met de adoptiehoorzittingen die momenteel plaatsvinden en een geplande eindstemming tegen het einde van 2025, heeft Coconino County op effectieve wijze de waarde aangetoond van hybride publieke betrokkenheid op grote schaal. Aangezien de bevolking van de county grotendeels landelijk blijft en de toegang tot internet nog steeds niet overal even goed is, zullen tools zoals Konveio een cruciale rol blijven spelen bij een rechtvaardige planning en burgerparticipatie.