De stad San José gebruikt Konveio om inclusieve betrokkenheid te stimuleren voor de Climate Smart 2025-update

Overzicht

Als onderdeel van haar streven naar duurzaamheid en inclusief bestuur heeft de stad San José een update van haar Climate Smart Plan gelanceerd, een uitgebreide strategie om ambitieuze klimaatdoelstellingen te realiseren. Voor de update van 2025 heeft de stad Konveio ingeschakeld om het openbare consultatieproces te faciliteren, waardoor de inwoners een toegankelijkere, efficiëntere en transparantere participatie-ervaring krijgen.

Uitdaging

Publieke betrokkenheid is van oudsher een uitdaging geweest in San José, vooral wanneer men een brede dwarsdoorsnede van de bevolking wil bereiken, inclusief degenen die minder geneigd zijn om persoonlijke bijeenkomsten bij te wonen of feedback te geven via traditionele methoden. Omdat er maar beperkte tijd was om volledige documenten te vertalen of individuele e-mailreacties handmatig te verzamelen en te beantwoorden, had de stad behoefte aan een gestroomlijnde, digitale oplossing. Het doel was om een grotere publieke participatie te bevorderen en tegelijkertijd het analyseren van en reageren op feedback te vergemakkelijken.

Oplossing

San José heeft Konveio geïntegreerd in zijn outreach-strategie voor de update van het Climate Smart Plan. Tijdens twee webinars voor belanghebbenden werd het herziene plan geïntroduceerd en werden de deelnemers begeleid bij het geven van commentaar op Konveio. Via het platform kon het publiek het volledige conceptdocument bekijken en contextuele opmerkingen achterlaten bij specifieke paragrafen.

Om de toegankelijkheid te vergroten, bood de stad gebruikers de mogelijkheid om Google Translate op de webpagina te gebruiken en deelde ze de Konveio-link via meerdere kanalen: een klimaatspecifieke e-maillijst, communicatie van de gemeenteraad, een technische werkgroep en hun bredere netwerk van belanghebbenden.

Dankzij het systeem voor opmerkingen in het document konden inwoners op een meer natuurlijke manier deelnemen door tijdens het lezen opmerkingen te plaatsen, waardoor het opstellen van e-mails of het invullen van aparte formulieren overbodig werd. Het personeel van San José kon rechtstreeks op het platform reageren en de opmerkingen waren zichtbaar voor het publiek, wat de transparantie vergrootte.

Impact

• Groter bereik, hoger volume: het vereenvoudigde commentaarproces leidde tot aanzienlijk meer feedback van het publiek dan bij eerdere planningsinspanningen.
  
  
• Inclusieve en gelijke toegang: dankzij de ingebouwde vertaalfunctie en realtime commentaar konden doelgroepen worden bereikt die voorheen ondervertegenwoordigd waren in maatschappelijke discussies.
  
  
• Tijdbesparende betrokkenheid: medewerkers exporteerden commentaargegevens naar conceptantwoorden en plakten deze vervolgens terug in het platform. Dit is een intuïtieve en efficiënte manier om de feedbackloop te sluiten en ervoor te zorgen dat deelnemers het gevoel hadden dat er naar hen werd geluisterd.
  
  
• Geïnformeerde herzieningen: Commentatoren hebben bijgedragen aan de totstandkoming van het definitieve Climate Smart Plan, waarbij hun feedback is verwerkt in het bijgewerkte ontwerp dat aan de gemeenteraad is voorgelegd.
  
  
• Openbare verantwoordingsplicht: Omdat alle opmerkingen zichtbaar waren, hadden medewerkers het gevoel dat ze over een betrouwbaar hulpmiddel en een georganiseerde methode beschikten om gedetailleerde, doordachte reacties te geven.
  
  

Reflecties & Feedback

Het personeel waardeerde de mogelijkheid om een rapport met opmerkingen per pagina te downloaden, waardoor het gemakkelijker werd om deze op te volgen en erop te reageren. Ze gebruikten ook de AI-gestuurde analyses van Konveio om de toon en thema's van de opmerkingen te evalueren, waardoor zowel positieve sentimenten als punten van zorg naar voren kwamen. Teamleden gaven aan dat Konveio de kwaliteit en transparantie van de betrokkenheid had verbeterd. Een van hen merkte op: "Het was meer werk omdat we meer opmerkingen kregen, maar dat is het soort werk dat we willen doen."

Volgende stappen

Nu het bijgewerkte Climate Smart Plan ter goedkeuring is voorgelegd aan de Planning Commission en de gemeenteraad, past San José de geleerde lessen al toe op andere planningsprojecten. Het Climate Adaptation and Resilience Plan van de stad maakt ook gebruik van Konveio voor publieke input, wat bewijst dat de impact van het platform zich uitbreidt naar andere afdelingen.