De stad Madison maakt van haar alomvattend plan een levend document

‍

Imagine Madison was een unieke publiekscampagne waarbij feedback uit de hele stad werd verzameld om plannen te maken voor het Madison van morgen – en daarna. 

Feedback voor de ontwerpfasen van het Imagine Madison-proces, verzameld met behulp van Konveio, werd gebruikt om het alomvattende plan van de stad Madison bij te werken. 

Na de goedkeuring van het plan in 2018 lanceerde de stad een interactieve versie van het Comprehensive Plan, mogelijk gemaakt door Konveio, die nog steeds actief wordt gebruikt voor voortgangsupdates over hun uitgebreide plan.

Om een naadloze ervaring te bieden, gebruikt Madison Konveio om hun interactieve plan rechtstreeks in hun officiële stadswebsite te integreren.

Probleem

Ten eerste moest het projectteam van de stad Madison hun ontwerp voor het alomvattende plan presenteren en feedback verzamelen. Op basis van eerdere ervaringen wilden ze dit op een manier doen die het indienen en beheren van opmerkingen gemakkelijk maakte voor zowel het projectteam als de deelnemers. 

Ten tweede was de langetermijnvisie van het Comprehensive Planning-project om een levend document te creëren dat na goedkeuring niet op de plank zou blijven liggen, maar dat leuk is om te bekijken en kan worden bijgewerkt om de voortgang tijdens het implementatieproces te rapporteren. 

Oplossing

De afdeling Planning van Madison maakte gebruik van Konveio tijdens elke belangrijke fase van de levenscyclus van hun uitgebreide plan, van het opstellen van het ontwerp tot het volgen van de implementatie. 

Vóór de goedkeuring van het plan in 2018 gebruikte het team Konveio om de openbare beoordeling van hun uitgebreide planontwerpen te vergemakkelijken en zo zinvolle inzichten te verzamelen die intuïtief waren voor burgers om te delen, maar toch gemakkelijk te beheren, bij te houden en te verwerken in het definitieve ontwerp voor het personeel. 

Het faciliteren van openbare beoordeling van hun ontwerpoplossing voor Konveio leidde tot: 

• Meer participatie en hoogwaardige feedback verzameld
• Verbeterd leren
• Meer vertrouwen door transparantie
• Meer inwoners worden blootgesteld aan de ideeën van anderen, vergelijkbaar met openbare workshops.
• Afname van het aantal overbodige vragen en opmerkingen
• Een strakkere en snellere feedbackloop met de gemeenschap en herzieningen van het plan door het verminderen van de hoeveelheid tijd die medewerkers besteden aan analyse en rapportage en meer tijd besteden aan het implementeren van veranderingen.

Na goedkeuring door de gemeenteraad werd het definitieve plan van Madison gehost in het interactieve formaat van Konveio, waar inwoners terecht kunnen om jaarlijkse voortgangsrapportages over de doelstellingen van het goedgekeurde plan te bekijken.  

Madison heeft de elementen van hun uitgebreide plan samengesteld met behulp van een landingspagina, zodat bezoekers snel toegang hebben tot specifieke elementen van het plan in plaats van een lange pdf te moeten openen en overweldigd te raken.

Door de implementatie van Konveio's functie voor het samenvatten van documenten konden belanghebbenden gemakkelijk schakelen tussen algemene inleidingen en gedetailleerde informatie op basis van hun interesses. 

Het hosten van hun definitieve plan als een levend document op Konveio leidde tot... 

• Een uitgebreid plan dat toegankelijker en begrijpelijker is dankzij functies zoals de geautomatiseerde woordenlijst van Konveio, lezen terwijl het document wordt geladen, naadloze kaartintegraties, video-uitleg of tekstcommentaar en andere interactieve functies. 
• Meer inwoners lezen en reageren op het definitieve plan om hun eigen vragen te beantwoorden.
• Bewoners hebben één enkele informatiebron die ze kunnen bookmarken en waarnaar ze in de loop van de tijd kunnen teruggrijpen. 
• Medewerkers die updates geven over specifieke actiepunten in het planningsmateriaal, inclusief foto's, tijdlijnen en meer.
• De implementatie volgen in één ruimte.

Impact

De unieke functies van Konveio hielpen het projectteam van de stad Madison tijd te besparen bij het analyseren van de ontvangen feedback. 

Het interactieve planformaat stelt hen in staat om jaarlijkse updates te plaatsen met betrekking tot de in het plan beschreven maatstaven en indicatoren, waardoor een levend document ontstaat.  

In de vier jaar sinds de invoering ervan heeft Konveio geholpen om personeelstijd te besparen en een verrijkte ervaring te bieden aan de inwoners, die erop vertrouwen dat ze bij elk bezoek aan de website van de stad actuele informatie krijgen.

‍