Ontwikkelingsplan van de Cheyenne Downtown Development Authority

De stad Cheyenne, via haar Downtown Development Authority (DDA), lanceerde in 2024 een nieuw ontwikkelingsplan om het overvolle planningslandschap – dat meer dan 50 gerelateerde plannen voor de binnenstad en honderden doelstellingen, beleidsmaatregelen en acties omvatte – te bundelen tot één duidelijk, uitvoerbaar stappenplan. Het projectteam maakte vanaf de vroegste stadia (zelfs voor interne plancontroles) gebruik van Konveio, tot en met de beoordeling van de concepthoofdstukken en de definitieve goedkeuring. Het combineerde fysieke pop-ups met een online engagementhub die gemakkelijk te gebruiken was voor het grote publiek en nuttig voor belanghebbenden in de binnenstad. Dit hielp bij het opbouwen van vertrouwen, het prioriteren van acties en het ondersteunen van hybride betrokkenheid.

Uitdaging

Het centrum van Cheyenne heeft een rijke geschiedenis op het gebied van ruimtelijke ordening, maar er ontbrak een gedegen uitvoeringsplan, wat leidde tot een reeks plannen die weliswaar op elkaar voortbouwden, maar niet tot concrete veranderingen in de praktijk leidden. Het vertrouwen van de gemeenschap stond onder druk door een geschiedenis van „plannen, plannen en nog eens plannen, zonder die plannen uit te voeren“, en de DDA had behoefte aan een aanpak voor maatschappelijke betrokkenheid die:

• het grote publiek en belangrijke belangengroepen (ondernemers, vastgoedeigenaren, besturen en gemeentemedewerkers) bereiken
• zowel snelle, oppervlakkige feedback als diepgaandere, gedetailleerdere input vastleggen
• het momentum vasthouden tijdens een meerfasig proces (kansen/uitdagingen → visievorming → strategieën → conceptplan → goedkeuring)

Oplossing

Logan Simpson heeft Konveio gedurende de gehele projectperiode ingezet. Tijdens de interne planningscontrole in een vroeg stadium werd Konveio gebruikt om een audit/checklist van bestaande plannen en prioriteiten te beoordelen en daarover interne feedback te verzamelen. Hiermee bracht het team in kaart wat er al was voltooid, wat nog niet was voltooid en wat er mogelijk ontbrak, om zo een structuur te ontwikkelen voor een werkbare checklist voor de toekomst.

De meeste persoonlijke contacten vonden plaats tijdens pop-ups en evenementen in het centrum, terwijl Konveio de deelname uitbreidde via een hybride aanpak die online deelname mogelijk maakte. Door QR-codes te delen en een online ervaring aan te bieden waar bewoners op hun eigen tijd toegang toe hadden, bleef het proces toegankelijk, met name tijdens de periode waarin de ontwerpversie kon worden bekeken.

Er werd een online ‘virtuele open dag’ opgezet met behulp van prikborden, pinnen en vragen, in plaats van een statische aanpak met alleen pdf-bestanden, waardoor het volgende mogelijk werd:

• openbare reacties en opmerkingen (waardoor een forumachtige ervaring ontstaat)
• Inhoudspinnen om de ervaring te sturen en discussieonderwerpen en vragen in de vragenlijst te structureren, zodat er meer specifieke input wordt verzameld dan alleen open opmerkingen

Om de bewoners inzicht te geven in de verschillende deelgebieden binnen het stadscentrum, heeft het team een ArcGIS-webkaart toegevoegd als visuele ondersteuning, zodat de gesprekken over specifieke locaties beter te volgen zijn.  

“Kaarten en grafieken zijn nog steeds hetgeen waarmee mensen het liefst bezig zijn.”

Hoogtepunten van publieke participatie

Vertrouwen en draagvlak door transparantie en betrokkenheid

Hetbelangrijkste resultaat van het projectwas een groter vertrouwen in het proces, doordat werd aangetoond hoe eerdere planningswerkzaamheden werden gebundeld en omgezet in concrete prioriteiten en acties. Konveio centraliseerde de publicaties van de hoofdstukken, het volledige concept, het voorlichtingsmateriaal en het definitieve goedkeuringsdocument (goedgekeurd in februari 2025), waardoor de continuïteit werd gewaarborgd en de verwarring als gevolg van meerdere pdf’s en afzonderlijke links werd weggenomen.

Grote hoeveelheden bruikbare input

• Het team meldde dat er in de loop van het proces meer dan 800 vragenlijsten waren ingevuld.
• Ze meldden ook dat meer dan 100 deelnemers het plan hadden bekeken en erop hadden gereageerd (waarbij de feedback over zowel het proces als de gebruiksvriendelijkheid overwegend positief was).
  

Meer inzicht voor medewerkers en besluitvormers

Konveiohielp het team bij het bundelen en interpreteren van de feedback (waaronder het onderscheid tussen het totale aantal reacties en het aantal unieke deelnemers) – wat van groot belang was tijdens de besprekingen over de goedkeuring en bij het weergeven van de ‘omvang’ van de publieke inbreng. Het plan werd in januari 2025 unaniem goedgekeurd en de Cheyenne Downtown Development Authority en de stad Cheyenne werden dat jaar bekroond met een nationale prijs voor ruimtelijke ordening voor het ontwikkelingsplan voor het stadscentrum.