Maak kennis met Dot Voting: een bekende workshopfavoriet, nu speciaal ontwikkeld voor hybride bijeenkomsten

Een van de meest bekende activiteiten bij elke open dag in een gemeenschap is ook een van de eenvoudigste: stemmen met stippen. Deelnemers lopen naar een presentatiebord, bekijken verschillende ideeën of alternatieven en plaatsen stippen naast de opties waar ze het meest achter staan. Het is snel, visueel, intuïtief en effectief. En tot nu toe was het verrassend moeilijk om diezelfde ervaring online te brengen zonder extra rompslomp, herontwerpwerk of een volledig aparte tool.

Daarom zijn we verheugd om Dot Voting in Konveio te introduceren.

Deze nieuwe functie is ontworpen om organisatoren te helpen fysieke workshops, open dagen en charrettes uit te breiden naar een digitaal formaat dat toch vertrouwd aanvoelt. In plaats van presentatieborden om te zetten in een enquête of activiteiten helemaal opnieuw op te zetten, kunnen projectteams nu dezelfde presentatieborden uploaden die ze al voor de bijeenkomst hadden gemaakt en daar direct bovenop dot voting toevoegen. Het resultaat is een veel natuurlijkere manier om de betrokkenheid na afloop van het evenement voort te zetten en mensen te bereiken die op een bepaald moment of op een bepaalde plaats niet aanwezig konden zijn.

‍

Waarom stemmen via stippen belangrijk is

Voor veel planningsteams is hybride betrokkenheid geen optie meer. Fysieke bijeenkomsten blijven waardevol, maar bereiken alleen de mensen die er daadwerkelijk bij kunnen zijn. Alle anderen – bewoners met agendaconflicten, mantelzorgers, ploegendienstmedewerkers, mensen met vervoersproblemen of mensen die er gewoon de voorkeur aan geven om op een moment dat het hen uitkomt deel te nemen – kunnen buiten de boot vallen, tenzij er een praktische manier is om de workshop online aan te bieden.

Dat is altijd de uitdaging geweest bij interactie via presentatieborden. Teams werken vaak tot vlak voor de deadline aan de borden. Na het evenement is er meestal weinig tijd over om diezelfde activiteiten digitaal na te bootsen. Enquêtes kunnen in sommige gevallen helpen, maar ze voelen vaak aan als een noodoplossing in plaats van een echte voortzetting van de workshop. Ze vergen meer voorbereiding, koppelen de feedback los van het visuele materiaal en verliezen het gemakkelijke, laagdrempelige gevoel dat dot voting in persoon zo succesvol maakt.

Dot Voting brengt daar verandering in. Het vult een van de laatste ontbrekende workshoptools aan in de hybride engagement-toolbox van Konveio.

Hoe het werkt

Deze functie is bewust eenvoudig en gebruiksvriendelijk gehouden. Projectteams kunnen stemvakjes met stippen rechtstreeks toevoegen aan presentatieborden of pdf’s, op elke plek waar ze willen dat deelnemers een optie prioriteren, op een ontwerp reageren of hun steun betuigen. Deze vakjes worden op specifieke plaatsen geplaatst, in plaats van dat er volledig willekeurig stippen over de pagina verspreid kunnen worden. Dankzij die structuur is de activiteit eenvoudiger in te stellen, gemakkelijker te interpreteren en bruikbaarder voor latere rapportages.

Voor deelnemers is de ervaring eenvoudig: de muisaanwijzer erop plaatsen, klikken en een stip toevoegen. Elk vakje biedt ruimte voor één stip per deelnemer, waardoor het proces overzichtelijk blijft en de sfeer van een echte workshop behouden blijft. Bovendien ondersteunt Konveio een meer inclusieve deelname via onze Aira-integratie, waardoor gebruikers met toegankelijkheidsbehoeften toegang krijgen tot live visuele vertolking wanneer ze online door het workshopmateriaal bladeren.

Belangrijk is dat Dot Voting ook naast de bestaande commentaarfuncties van Konveio kan worden gebruikt. Dat betekent dat één enkel bord beide vormen van interactie kan ondersteunen: deelnemers kunnen stippen plaatsen om ideeën te rangschikken en opmerkingen in de stijl van plakbriefjes achterlaten om uit te leggen waarom. Teams kunnen deze functies naar behoefte combineren op verschillende pagina’s, borden en stations, afhankelijk van de behoeften van de activiteit.

‍

Ontworpen voor bestaande werkplaatsmaterialen

Een van de grootste voordelen van Dot Voting is dat het aansluit bij de manier waarop planners nu al werken. Konveio vraagt teams niet om hun werkwijze aan te passen aan nieuwe software. In plaats daarvan bouwt het voort op het materiaal dat ze al gebruiken.

Als uw fysieke open dag bestuursvergaderingen omvat over huisvesting, vervoer, ruimtelijke ordening of economische ontwikkeling, kunnen diezelfde vergaderingen nu online worden geplaatst en interactief blijven. Als uw workshop een welkomstpagina, een korte intake-enquête, meerdere stations, een video-introductie of verschillende interactieve activiteiten bevat, past Dot Voting perfect in die bredere structuur. Het werkt als onderdeel van Konveio's paginagebaseerde ervaring voor hybride workshops, waarbij teams deelnemers door de inhoud kunnen leiden terwijl ze toch de flexibiliteit van een zelfgestuurd online formaat behouden.

Dat maakt deze release zo belangrijk. Dot Voting is niet zomaar een losstaande functie. Het versterkt de bredere aanpak van Konveio om planningsteams te helpen de volledige workshopervaring online na te bootsen met behulp van vertrouwd materiaal.

Wat dit projectteams oplevert

Dot Voting biedt tal van praktische toepassingsmogelijkheden. Teams kunnen het gebruiken om deelnemers te vragen hun voorkeursontwerpen aan te geven, prioriteiten binnen een reeks keuzes te benadrukken, op een zeer visuele manier te reageren op de inhoud van een bord, of snel opties te vergelijken zonder dat er uitgebreide antwoorden nodig zijn. Het is met name zeer geschikt voor borden waarop al activiteiten staan zoals ‘kies je favoriet’, ‘stem op je prioriteiten’ of ‘welke optie heeft jouw voorkeur?’.

Het zorgt ook voor een betere follow-up na afloop van het evenement. In plaats van de interactie te beëindigen zodra de stoelen zijn ingeklapt en de schermen zijn neergelaten, kunnen teams die activiteiten nog dagen of weken online laten staan. Dit zorgt voor een langere periode van interactie, vergroot de deelname en maakt het mogelijk om input te verzamelen van mensen die meer tijd nodig hebben om het materiaal zorgvuldig door te nemen.

Ook op de achtergrond is Dot Voting ontworpen met het oog op analyse. Elke stembus kan voor rapportagedoeleinden een titel krijgen, en elke stem wordt, afhankelijk van de instellingen, gekoppeld aan een deelnemer of een sessie. Dit biedt projectteams een praktische manier om resultaten te tellen, activiteiten te bekijken en gegevens te exporteren voor verdere analyse, zonder dat ze handmatig stickers op schuimplaten hoeven te tellen of foto’s van het evenement hoeven te ontcijferen.

Een logisch vervolg op de hybride toolkit van Konveio

Nu de commentaarfunctie al de rol van plakbriefjes vervult en de ArcGIS-integraties ondersteuning bieden bij digitale kaartactiviteiten, vult Dot Voting een belangrijke leemte in. Samen weerspiegelen deze tools de kernactiviteiten waarop planners vaak vertrouwen tijdens open dagen en workshops: leren, reageren, commentaar geven, in kaart brengen en prioriteiten stellen.

Daarom voelt deze release aan als een belangrijke mijlpaal. Hiermee is de reeks functies compleet die nodig is om materiaal voor fysieke workshops om te zetten in een zinvolle online ervaring, zonder dat projectteams een andere werkwijze moeten volgen of deelnemers ingewikkelde zaken moeten leren.

Met andere woorden: het zorgt ervoor dat hybride werken minder als een compromis voelt en meer als een echte uitbreiding van het echte werk.

‍