Ondersteuning van lokale planraadplegingen in het Verenigd Koninkrijk: van voorschrift 18 naar voorschrift 19

Het opstellen van een lokaal plan in het Verenigd Koninkrijk is een langdurig, complex en zeer kritisch proces. Van het vaststellen van de eerste visie tot het toetsen van de wettelijke naleving en de deugdelijkheid ervan: planningsteams moeten een evenwicht vinden tussen wettelijke vereisten en zinvolle betrokkenheid van het publiek, terwijl ze tegelijkertijd moeten werken met strakke deadlines en beperkte middelen.

Konveio is speciaal ontwikkeld om deze realiteit te ondersteunen. Konveio is ontworpen om te werken met de tools en formaten waar planningsteams al op vertrouwen en versterkt elke fase van het lokale planningsproces, met name de wettelijke consultatieperiodes onder Regulation 18 en Regulation 19, zonder dat er verandermanagement, nieuwe workflows of complexe instellingen nodig zijn.

Bekijk de onderstaande video voor een korte uitleg over hoe dit in de praktijk werkt.

Regel 18: Vroegtijdige, flexibele en inclusieve betrokkenheid

Raadplegingen in het kader van voorschrift 18 hebben betrekking op verkenning. In dit stadium verzamelen lokale autoriteiten feedback op hoog niveau over kwesties, doelstellingen, ruimtelijke opties en nieuw beleid. De betrokkenheid moet open, toegankelijk en flexibel zijn, waarbij vaak persoonlijke workshops worden gecombineerd met online deelname.

Konveio blinkt hierin uit door het eenvoudig te maken om traditionele workshops online te repliceren. Met behulp van een eenvoudige paginabouwer kunnen planningsteams de structuur en het verloop van persoonlijke evenementen nabootsen als een zelfgestuurde digitale ervaring. Dit kan een inleidende welkomstvideo, een intake-enquête, thematische secties en een duidelijk overzicht van de volgende stappen omvatten. Dit weerspiegelt de agenda van een fysieke workshop, terwijl mensen op hun eigen tijd kunnen deelnemen.

Voor feedback ondersteunt Konveio een breed scala aan tools voor betrokkenheid in een vroeg stadium. Posterborden die worden gebruikt bij open dagen kunnen rechtstreeks worden geüpload, waarbij deelnemers opmerkingen kunnen toevoegen in de context. Plakbriefjes, discussiethreads, afbeeldingengalerijen en polls ondersteunen brainstormen en dialoog op hoog niveau zonder dat deelnemers worden gedwongen tot lange, lineaire enquêtes. Het resultaat is meer natuurlijke feedback van hogere kwaliteit die weergeeft hoe mensen al betrokken zijn bij workshops.

Kaarten zijn een andere hoeksteen van Regulation 18-betrokkenheid, en Konveio kan naadloos worden geïntegreerd met ArcGIS Online en tools zoals Vu.City. Bestaande kaarten worden ingebed met hun volledige laagstructuur, legenda's en stijl intact, zonder duplicatie of herbewerking. Deelnemers kunnen rechtstreeks op locaties klikken om opmerkingen achter te laten, waarbij attributen zoals sitnamen of ID's automatisch worden vastgelegd. Dit betekent dat feedback ruimtelijk nauwkeurig en onmiddellijk bruikbaar is, zonder dat er aanvullende GIS-analyse nodig is.

Vroege beleidsopties worden ook gemakkelijk ondersteund. Konveio publiceert bestaande pdf's precies zoals ze zijn, zonder dat ze opnieuw moeten worden opgemaakt, en voegt tegelijkertijd extra duidelijkheid toe door middel van interactieve samenvattingen, ingebouwde woordenlijsten en directe links naar belangrijke secties. Mensen kunnen op hoog niveau door de tekst bladeren, waar nodig in detail duiken en direct commentaar geven waar dat het belangrijkst is.

Regel 19: Gestructureerde, verdedigbare en efficiënte feedback

Tegen de tijd dat een lokaal plan regel 19 bereikt, verschuift de focus en wordt het proces veel formeler en veeleisender. Feedback moet nu worden getoetst op wettelijke naleving en deugdelijkheid, vaak per beleid, per paragraaf. Traditioneel betekende dit lange, omslachtige formulieren en veel tijd voor het personeel om de reacties te ontrafelen. Konveio verandert deze ervaring voor zowel de geraadpleegden als de planningsteams.

In het begin verstrekken de geraadpleegden basisinformatie, zoals het type organisatie of vertegenwoordiging, voordat ze het plan in een interactieve documentviewer lezen. Feedback wordt vervolgens direct in context verzameld, gekoppeld aan specifiek beleid of in kaart gebrachte locaties. Voor elk onderdeel waarop opmerkingen kunnen worden gemaakt, structureert Konveio de reacties rond de wettelijke toetsingen: of een beleid wettelijk conform is, of het deugdelijk is, waarom het mogelijk niet deugdelijk is en welke wijzigingen worden voorgesteld. Ondersteunend bewijsmateriaal kan indien nodig worden geüpload.

Dezelfde gestructureerde aanpak geldt voor ruimtelijk beleid. Opmerkingen die op de beleidskaart worden achtergelaten, volgen dezelfde logica van deugdelijkheid en naleving als op tekst gebaseerd beleid, waardoor de consistentie van het plan wordt gewaarborgd. Aan het einde van het proces worden in een exit-enquête algemene standpunten verzameld, bijvoorbeeld of het plan in het algemeen gerechtvaardigd is of dat de respondent wil deelnemen aan hoorzittingen, waardoor de volledige indiening van Regulation 19 in één samenhangende workflow wordt samengebracht.

Feedback begrijpen met AI

Het verzamelen van feedback is slechts de helft van de uitdaging. Het efficiënt en verdedigbaar analyseren ervan is waar veel teams moeite mee hebben. De AI-aangedreven analysetools van Konveio zijn speciaal ontworpen voor het plannen van consultaties. Lange opmerkingen worden automatisch samengevat in duidelijke opsommingstekens. Feedback wordt getagd aan de hand van categorieën die door het projectteam zijn gedefinieerd, op basis van eerdere consultaties of bekende prioriteiten, waardoor een consistente eerste versie ontstaat die het personeel kan beoordelen en verfijnen.

Opmerkingen worden vervolgens gegroepeerd in thema's per documentgedeelte, beleid of tag, waarbij sentimentanalyse aandachtspunten of steunpunten benadrukt. Op elk moment tijdens de raadpleging kunnen teams rapporten genereren om nieuwe kwesties vroegtijdig te signaleren, niet alleen aan het einde. Alle output kan worden geëxporteerd naar Word, PDF, CSV of JSON, wat een sterke basis vormt voor rapporten van ambtenaren, verklaringen van raadpleging en examenvoorbereiding. Deze tools ondersteunen het oordeel van ambtenaren in plaats van het te vervangen, en bieden een gestructureerde eerste doorloop waarover teams de volledige controle behouden.

Zowel in Regulation 18 als in Regulation 19 geldt de kernbelofte van Konveio: u hoeft uw manier van werken niet te veranderen. Planningsteams blijven ontwerpen en publiceren in PDF, blijven ArcGIS Online gebruiken en blijven waar nodig fysieke evenementen organiseren. Konveio verbindt deze bestaande onderdelen eenvoudigweg tot één samenhangend platform voor betrokkenheid en analyse. Het resultaat is beter geïnformeerde deelnemers, meer gestructureerde en verdedigbare feedback, minder tijd die medewerkers besteden aan handmatige analyse en een lokaal planproces dat duidelijker, inclusiever en gemakkelijker te beheren is van begin tot eind.