5 tactieken om uw document te organiseren voor optimale betrokkenheid

De ervaring leert ons dat hoe langer een document is, hoe belangrijker het is om deelnemers de mogelijkheid te bieden om zelf de auteur van hun eigen ervaring te worden.

Wanneer mensen hun favoriete roman lezen, schenken ze misschien een glas wijn in, maken ze het zich gemakkelijk in bed en brengen ze uren door zonder andere activiteiten te ondernemen - en zodra ze de eerste 20 pagina's voorbij zijn, gaan ze zelden vroegtijdig weg.

Het zou echter onverstandig zijn om ervan uit te gaan dat iedereen bereid is om 1 à 2 uur te besteden aan het online bestuderen van een planningsdocument. De tijd die mensen hieraan willen besteden, varieert waarschijnlijk van een korte samenvattende video van 5 minuten tot een enquête van 10 minuten en mogelijk 20 minuten lezen van delen van een plan waarover ze willen reageren, maar zelden langer.

Hoe kunt u online dezelfde hoeveelheid informatie overbrengen en binnen een beperkt tijdsbestek weloverwogen feedback verzamelen? Hoe kunt u vooraf verwachtingen scheppen over de benodigde tijd en slimme manieren bedenken om bezoekers geïnteresseerd te houden in uw doelstellingen op het gebied van documentbetrokkenheid?

Documentbetrokkenheid vormt de kern van Konveio, en hier hebben we enkele lessen uit andere vakgebieden verzameld die kunnen worden toegepast op hoe je content het beste kunt structureren om online betrokkenheid te stimuleren.

1: STRUCTUUR INHOUD OP BASIS VAN INTERESSE

Sommigen van jullie herinneren zich misschien nog wel de boekenreeks'Choose Your Own Adventure'uit hun kindertijd. Elk verhaal was geschreven vanuit het perspectief van de tweede persoon, waarbij de lezer de rol van hoofdpersoon op zich nam en keuzes maakte die bepalend waren voor de acties van de hoofdpersoon en de uitkomst van het verhaal.

Je kunt een voorbeeld nemen aan deze vorm van storytelling door onderwerpen zo op te splitsen dat bezoekers zich eerst kunnen verdiepen in hun specifieke interessegebieden en vervolgens hun reis vanaf daar kunnen voortzetten. Zo worden deelnemers de auteur van hun eigen ervaringen.

Zo heeft de stad San Francisco een Konveio-website gebruikt om belanghebbenden te betrekken bij de update van hun Housing Element 2022. Ze hebben de belangrijkste ideeën in vijf categorieën gegroepeerd, zodat bezoekers snel feedback kunnen geven over de onderwerpen die hen interesseren. Zodra een bezoeker op een onderwerp klikt, kan hij of zij dit in meer detail bekijken of doorgaan naar het volgende onderwerp. De startpagina opent met een korte video van één minuut die de aandacht van de kijker trekt en uitlegt waarom hun deelname belangrijk is voor de update van het huisvestingselement.

Bezoekers worden niet gedwongen om een hele presentatie te bekijken of lange stukken informatie te lezen die voor hen niet relevant zijn. Ze kunnen ervoor kiezen om naar het deel van het verhaal te gaan dat hun interesse wekt.

2: CONTENT OP BASIS VAN DIEPTE CUREREN

In ons werk hebben we ontdekt dat de 80/20-regel grofweg van toepassing is op documentbetrokkenheid: we kunnen ervan uitgaan dat 20% van uw publiek geïnteresseerd is in het verdiepen in de details, terwijl de overige 80% er de voorkeur aan geeft eerst de samenvatting van de belangrijkste bevindingen of beleidsideeën te lezen en vervolgens verder te gaan. Om beide doelgroepen zo goed mogelijk van dienst te zijn, raden we aan om eerst een samenvatting van uw onderwerpen te presenteren, voordat u hen in de diepe wateren van lange details laat duiken zonder enige mogelijkheid om efficiënt te navigeren.

Neem even de tijd en stel je voor dat je een museumconservator of tentoonstellingsontwerper bent en dat de verschillende aspecten van je project het 'kunstwerk' zijn. Hoe zou je de ervaring ontwerpen om de informatie interessant en boeiend te maken? Denk na over eerdere ervaringen als bezoeker. Wij vermoeden dat je tijdens je laatste bezoek aan een groot museum voor het eerst diepgaand kennis hebt gemaakt met een paar voorwerpen die je aandacht trokken, terwijl je veel meer voorwerpen slechts oppervlakkig hebt bekeken.

Geef bezoekers van uw website dezelfde mogelijkheden als bezoekers van een museum. Maak elk onderwerp in één oogopslag zichtbaar door korte beschrijvingen te geven en hen de mogelijkheid te bieden om dieper in te gaan op het aanvullende materiaal waarin ze geïnteresseerd zijn.

Voorbeeld: De stad Madison, Wisconsin, heeft Konveio ingezet tijdens elke belangrijke fase van de levenscyclus van haar uitgebreide plan. Nu, in de fase waarin de uitvoering wordt gevolgd, hebben ze de samenvattingsfunctie van Konveio toegevoegd om hun samenvatting te combineren met het gedetailleerde plan, zodat bezoekers snel kunnen schakelen tussen algemene inleidingen en gedetailleerde informatie op basis van hun interesses.

3: SCHRIJF IN DUIDELIJKE TAAL

Een fundamenteel aspect van schrijven in eenvoudige taal is het gebruik van gemakkelijk te begrijpen woorden. Hoewel dit eenvoudig klinkt, is het niet altijd gemakkelijk. Vooral bij het opstellen van complexe of juridisch bindende documenten die bedoeld zijn voor een breed publiek.

Hier volgen drie fragmenten uit de officiële website van de federale wet inzake duidelijke taal van 2010, die een dilemma belichten waarmee alle planners worden geconfronteerd bij het schrijven van complexe documenten:

• #1: "Als je een idee alleen met technische taal kunt uitdrukken, zorg er dan voor dat je je termen definieert." (FPLG - Minimaliseer jargon)
• #2: "Definieer een woord nooit anders dan de algemeen aanvaarde betekenis ervan." (FPLG - Minimaliseer definities)
• #3: "...lezers zullen waarschijnlijk vergeten dat u een algemeen woord een nieuwe betekenis hebt gegeven, en wanneer ze het woord later in uw document tegenkomen, zullen ze het de algemene betekenis toekennen in plaats van uw specifieke betekenis." (FPLG - Minimaliseer definities)

Denk eens even na over een bestemmingsplancode. Als op elke pagina of in elke sectie alle unieke termen of acroniemen zouden moeten worden gedefinieerd, zou dat onbedoelde gevolgen kunnen hebben en zou een document van 600 pagina's veranderen in een document van 800 pagina's. We weten ook dat maar heel weinig mensen uw zorgvuldig opgestelde bijlage zullen raadplegen in plaats van de zoekmachine van Google om acroniemen en jargon te begrijpen.

Hoe definieer je termen op een realistische, gebruiksvriendelijke manier zonder dat het tekstdocument langer en onoverzichtelijker wordt? We kunnen een aantal ideeën noemen en horen graag uw ideeën, maar we kennen maar één oplossing die echt perfect werkt.

Met Konveio kunt u uw eigen definities van woorden, acroniemen en zinnen toevoegen die alleen verschijnen als een bezoeker met de muis over het woord beweegt of erop klikt. Lezers zien dat een woord een definitie heeft omdat het wordt onderstreept met streepjes. Het toevoegen van een aangepaste woordenlijst is eenvoudig: maak een CSV-bestand met twee kolommen, met in de ene kolom de vaktermen en in de andere kolom de definitie ervan, en upload dit naar Konveio.

4: MAAK HET NAADLOOS

Je hebt misschien een jaar (of langer) besteed aan het voorbereiden van je project voor beoordeling door belanghebbenden. Je kent de materialen en achtergrondinformatie als je broekzak. Helaas passen veel van de bronnen die je hebt gemaakt niet in het PDF-formaat - denk aan statische, korrelige kaarten of een 3D-flythrough die in je eindrapport terechtkomt als een simpele screenshot.

Evenwicht tussen toegankelijkheid en TL;DR

Voor grote projecten zijn er mogelijk al opgenomen vergaderingen of presentaties, 3D-animaties van architecten, ArcGIS Maps en meer. Hoe meer, hoe beter, maar als u alles meteen opent, ontstaat er een overweldigende wirwar van browsertabbladen waarin uw publiek verdwaalt.  Bovendien kan het voor belanghebbenden te vermoeiend zijn om überhaupt materiaal te gaan verkennen als *alles* wordt gepresenteerd als een lange lijst met links. Het kan zelfs worden opgevat als een teken dat ze helemaal niet bedoeld zijn om deel te nemen.

Zorg dat je vroeg een 'ja' krijgt.

Een manier om participatie te stimuleren, is door iemand zo snel mogelijk te laten investeren door actie te ondernemen, hoe onschuldig of onbeduidend die actie ook is. Om dat te doen, moet je de eerste ervaring van een bezoeker vereenvoudigen en hem een eenvoudig pad naar participatie bieden.

De meest voor de hand liggende verbetering om het gebruiksgemak te vergroten, is om alles wat ze nodig hebben duidelijk zichtbaar te maken, zodat ze niet eerst materiaal hoeven te downloaden en aparte tabbladen hoeven te openen om aan de slag te kunnen.

Minder is meer. De truc is om aanvullende bronnen (video's/kaarten) zo te selecteren dat ze aansluiten bij de opbouw van uw officiële document of online bron, door externe bronnen pas te tonen wanneer dat onderwerp centraal staat. Nu worden uw bronnen geselecteerd op basis van het onderwerp waarvoor ze het meest relevant zijn en worden ze gezien als nuttig in plaats van intimiderend.

• Bereik dit door ArcGIS-kaarten op elke relevante plaats in te sluiten en deze bovenop uw document te openen, in plaats van uw lezers ergens anders naartoe te sturen.
• En zo verder met YouTube-video's of ander materiaal.

5: CONTENT OP TIJD CUREREN

Zoals eerder opgemerkt, hebben bezoekers van uw website waarschijnlijk maar beperkte tijd om zich met uw content bezig te houden. In plaats van hen te laten raden hoe lang een bepaalde activiteit zal duren, kunt u die informatie beter meteen duidelijk vermelden. Op die manier kunnen online deelnemers kiezen waar ze zich mee bezig willen houden op basis van de tijd die ze hebben, in plaats van op basis van het onderwerp.

Je hebt misschien gemerkt dat veel online artikelen tegenwoordig bovenaan een schatting geven van de tijd die nodig is om het artikel te lezen. Dit helpt de lezer om te beslissen of hij het artikel nu wil lezen, het wil doorbladeren of het wil bewaren voor later.

Een ander voorbeeld zijn bezoekersgidsen voor nationale parken, die een lijst met aanbevolen activiteiten bevatten op basis van de tijd die bezoekers ter beschikking hebben. We kunnen dit soort informatie toevoegen aan alle materialen op onze website, zodat bezoekers gemakkelijk kunnen kiezen waar ze nu mee bezig willen zijn, of tijd kunnen reserveren om er later mee bezig te zijn.

Peachtree City, Georgia, was een van de tien gemeenschappen die in 2019 een subsidie kregen van het Livable Centers Initiative (LCI) van de Atlanta Regional Commission (ARC). Peachtree City begon aan een proces van een jaar dat uitgebreide gemeenschapsvoorlichting omvatte als onderdeel van hun LCI-planningsproject. Ze gebruikten een Konveio-website om het publiek te vragen feedback te geven over verschillende ontwikkelingsscenario's. De website bevat een lijst met vijf activiteiten en de geschatte tijd die nodig is om ze te voltooien. Er is ook een korte video die uitlegt hoe de website te gebruiken.

CONCLUSIE

Zonder beperkingen in tijd of ruimte biedt online betrokkenheid ons de mogelijkheid om de ervaring van een traditionele ontwerpbeoordeling op het stadhuis of een persoonlijke vergadering opnieuw vorm te geven, in plaats van deze alleen maar te proberen te reproduceren. Konveio maakt het gemakkelijk en zelfs leuk om met uw inhoud bezig te zijn, zodat u de kans vergroot dat meer mensen de tijd nemen om deze door te nemen.

"Over het algemeen denk ik dat het waarschijnlijker is dat inwoners met Konveio meer standpunten zullen tegenkomen en overwegen dan wanneer ze een openbare workshop zouden bijwonen, omdat ze dit in hun eigen tijd kunnen doen en ze meer mogelijkheden en contactpunten hebben.

Konveio heeft het plan een beetje meer tot leven gebracht, en ik denk niet dat mensen het zo aandachtig zouden hebben gelezen als ze niet de mogelijkheid hadden gehad om overal in het document opmerkingen te plaatsen."

‍—Maritza Mercado Pechin, projectmanager voor Richmond 300 (Lees casestudy)

We hebben nog maar een tipje van de sluier opgelicht van Document Engagement! Samenwerking en feedback zijn net zo belangrijk voor het platform van Konveio als het delen van informatie en interactiviteit. Lees meer over samenwerking en feedback.

Neem vandaag nog contact met ons op en laat ons u helpen om uw document aantrekkelijk te maken voor uw publiek.

‍