De uitdagingen van het schrijven in eenvoudige taal oplossen

Het Document Engagement Platform van Konveio transformeert statische PDF-documenten in digitale ervaringen die niet onderdoen voor die van een op maat gemaakte HTML-website. Maar de teksten die op een PDF of website worden gebruikt, moeten aan een aantal best practices voldoen, waarvan het gebruik van eenvoudige taal niet de minste is.

EENVOUDIG, MAAR NIET GEMAKKELIJK

Na bestudering van de officiële website voor de Plain Language Act van 2010 wilden we benadrukken hoe onze nieuwste interactieve woordenlijst een oplossing biedt voor een dilemma waarmee alle planningprofessionals onvermijdelijk worden geconfronteerd bij het schrijven van complexe documenten en het volgen van best practices om het document begrijpelijk te maken.

Hieronder staan drie citaten van de officiële website van de Plain Language Act die de kloof tussen best practices en de realiteit waarmee planners te maken hebben, benadrukken. Nadat we op één lijn zitten, zullen we onze oplossing delen.

BESTE PRAKTIJK #1:

• "Als je een idee alleen maar kunt uitdrukken door technische taal te gebruiken, zorg er dan voor dat je je termen definieert."
• Bron (FPLG - Jargon minimaliseren)

BESTE PRAKTIJK #2:

• "Definieer een woord nooit als iets anders dan de algemeen aanvaarde betekenis ervan."
• Bron: FPLG - Definities minimaliseren

BESTE PRAKTIJK #3:

• "...lezers zullen waarschijnlijk vergeten dat u een algemeen woord een nieuwe betekenis hebt gegeven, en wanneer ze het woord later in uw document tegenkomen, zullen ze het de algemene betekenis toekennen in plaats van uw specifieke betekenis." - Morris Cohen (uit Reason and Law)
• Bron: FPLG - Definities minimaliseren

Bij Konveio weten we dat dit makkelijker gezegd dan gedaan is. Het is onrealistisch om te verwachten dat een technisch/juridisch document alleen door woordkeuze volledig zonder jargon en acroniemen kan worden geschreven. Daarom zijn sommige definities noodzakelijk.

Zelfs als definities tot een minimum worden beperkt, zullen de meeste lezers van een bestemmingsplancode meteen naar een specifiek hoofdstuk bladeren dat zich misschien tientallen pagina's verderop in het document bevindt. Om definities voor de hand te hebben voor de duidelijkheid, ongeacht waar de lezer in het document begint, zouden er waarschijnlijk definities van speciale termen moeten staan op elke pagina of in elk hoofdstuk, wat volstrekt onrealistisch is.

Hoewel bijlagen welkom zijn en worden aangemoedigd, is de standaardreactie van de meeste lezers om Google te vragen een onbekende term te definiëren, wat mogelijk niet dezelfde definitie of betekenis oplevert als de schrijver bedoelde.

Hoe kunnen we dan duidelijkheid scheppen en wederzijds begrip garanderen zonder een document van 600 pagina's om te zetten in een document van 800 pagina's?

Oplossing

Met Konveio kunt u een aangepaste tabel met definities uploaden die relevant zijn voor uw document en die de veronderstelde kennis bieden die de gemiddelde belanghebbende nodig heeft om elke pagina te interpreteren, zonder dat het document rommelig of lang wordt. Deze tabel kan op elk moment worden aangevuld of aangepast en kan in meerdere documenten worden hergebruikt.

Kortom, wij zijn van mening dat schrijvers het advies van de richtlijnen voor eenvoudige taal moeten opvolgen. En wanneer dat niet mogelijk is, moeten ze empathisch zijn en technologie gebruiken om het probleem op te lossen.

‍