Hoe belanghebbenden kunnen worden betrokken vóór openbare raadplegingen en ontwerpbeoordelingen

Sinds Konveio vier jaar geleden zijn deuren opende, hebben we honderden plannen en projecten in verschillende stadia van hun levenscyclus ondersteund. Uiteindelijk werden we begin dit jaar door GovTech Magazine erkend als een van de 100 beste GovTech-bedrijven. 

Voordat hybride workshops of conceptbeoordelingen worden gefaciliteerd, is een minder bekend gebruik van Konveio het betrekken van interne en externe belanghebbenden in besloten kring. 

‍

Konveio is geschikt voor verschillende veelvoorkomende scenario's met belanghebbenden, waaronder: 

• Beoordeling van concepten door privépartijen vóór de publieke lancering.
• Consultants die het werk met klanten evalueren. 
• Leden van de gemeenteraad bekijken een plan op Konveio voordat het wordt aangenomen. 
• Het delen van vergadernotities zodat een breder publiek deze direct in de context van het plan kan bekijken. 

Extra voordelen van het gebruik van Konveio:‍

• Maakt livevergaderingen efficiënter. Zo gebruikte de Voedsel- en Landbouworganisatie van de Verenigde Naties Konveio om bepaalde agendapunten van tevoren af te ronden, zodat de moeilijkere kwesties voor de livevergadering konden worden bewaard. Het is ook gemakkelijk om productieve vergaderingen te faciliteren door indien nodig de feedback te bekijken die al op Konveio is geschreven.
• Vereenvoudigt versiebeheer. Maakt het delen van nieuwe documentlinks of bijlagen via e-mail overbodig. Gebruikers kunnen een nieuw document toevoegen en het oude document als archief opslaan, of het volledig vervangen. 
• Elimineert de tijd die wordt besteed aan het combineren van feedback uit e-mailthreads of afzonderlijk geannoteerde PDF-bestanden in een spreadsheet.
• Maakt het mogelijk om specifieke opmerkingen toe te wijzen aan andere teamleden om te beoordelen, op te nemen of te beantwoorden en ze vervolgens te markeren als 'opgelost'.
• Mogelijkheid om gesprekken te voeren met meerdere korte reacties die in de context van het materiaal worden geschreven. Dit voegt een sociaal element toe en maakt feedback toegankelijker. 
• Dit leidt tot meer betrokkenheid bij de feitelijke materialen dan bij persoonlijke activiteiten. (Dit bespaart tijd omdat mensen op hun eigen tempo kunnen lezen en reageren, waardoor ze meer redenen hebben om het plan te lezen voordat ze hun vooroordelen of vooringenomenheid delen.)
• Biedt een neutraal platform dat voor iedereen gemakkelijk te gebruiken is . Soms gebruiken organisaties Microsoft Teams, Google Drive of Adobe. Het platform van Konveio is intuïtief te gebruiken voor belanghebbenden (geen instructies nodig!) en bovendien kan geen enkele gebruiker per ongeluk destructieve wijzigingen aanbrengen in het onderliggende document. 

Instellingen waarmee u rekening moet houden op Konveio voor het betrekken van belanghebbenden: 

• Beperk de zichtbaarheid voor het publiek. Verberg het document zodat het niet op de startpagina kan worden gevonden en/of beperk het plaatsen van reacties tot geregistreerde gebruikers van uw platform of alleen tot geautoriseerde gebruikers. 
• Aangepaste commentaarcategorieën. De mogelijkheid om aangepaste commentaarcategorieën toe te voegen, zodat belanghebbenden hun commentaar zelf kunnen categoriseren voor een eenvoudigere beoordeling en rapportage.  
• Gebruik uw eigen privéwerkruimten. Stel het document zo in dat het alleen zichtbaar is wanneer het is ingesloten, zodat teams hun eigen -werkruimten kunnen gebruiken met privacy- en zichtbaarheidsopties.
• Deel alle bijlagen en bronnen met één link. Voeg meerdere documenten samen tot één geheel en deel dezelfde link en hetzelfde wachtwoord in plaats van meerdere bijlagen en bijgewerkte versies achteraf.‍
• Voorkom vooringenomenheid of groepsdenken. Stel opmerkingen in op 'verborgen' voor belanghebbenden, zodat zij hun opmerkingen kunnen indienen zonder beïnvloed te worden door de opmerkingen van anderen.

Vertrouwd door de Voedsel- en Landbouworganisatie van de Verenigde Naties, de Palm- en kokosolienormenprojecten (via Ingenious Peoples Knowledge), het Project Management Institute (PMI) en vele anderen.

Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van Konveio voor meer stakeholderbetrokkenheidsprocessen, neem dan contact op met een lid van ons team om te bespreken hoe u dit het beste kunt implementeren voor uw volgende project.