Comment PMI a rationalisé l'élaboration des normes

Le Project Management Institute (PMI), une autorité mondialement reconnue en matière de normes de gestion de projet, a dû relever un défi complexe pour aligner son processus d'élaboration de normes sur les exigences rigoureuses de l'ANSI (American National Standards Institute) en matière de consultation publique. Le PMI avait besoin d'une plateforme moderne, sécurisée et efficace pour collecter, anonymiser et gérer les commentaires du public sur des documents de plus de 180 pages, tout en respectant les normes procédurales de l'ANSI. Konveio s'est avéré être une solution essentielle, aidant le PMI à simplifier ses flux de travail, à accroître la transparence et à améliorer considérablement la qualité et le volume des commentaires.

Problème

L'élaboration de normes accréditées par l'ANSI exige transparence et participation de la communauté. Le PMI avait besoin d'un moyen pour :

• Organiser des périodes de consultation publique internationales ouvertes d'une durée minimale de 45 jours, conformément au formulaire 8 du Comité de révision des normes (BSR-8), le formulaire officiel utilisé pour annoncer un projet de norme à des fins d'examen public.
  
  
• Accepter et anonymiser les commentaires conformément aux exigences d'ouverture et de confidentialité de l'ANSI.
  
  
• Évitez le tri manuel de centaines de fichiers Excel envoyés par des participants du monde entier.
  
  
• Maintenir l'intégrité des commentaires et s'assurer que les champs obligatoires (par exemple, justification, numéro de ligne) ont toujours été remplis.
  
  
• Fournir des données aux équipes de bénévoles internes sans compromettre la confidentialité.
  

Au cours des cycles précédents, PMI devait gérer des centaines de fichiers Excel déconnectés, ce qui représentait un processus fastidieux, source d'erreurs et d'incohérences.

Solution

PMI a utilisé la plateforme d'engagement documentaire de Konveio comme système centralisé de commentaires adapté à l'élaboration des normes ANSI. Les principales fonctionnalités comprenaient :

• Commentaires anonymes: le système de Konveio masquait l'identité des bénévoles publics et internes, en utilisant des identifiants uniques internes afin de garantir la confidentialité.
  
  
• Collecte de commentaires basée sur un formulaire: Le fait de rendre certains champs obligatoires, tels que le numéro de ligne, la justification et la modification proposée, a permis d'assurer la cohérence et la qualité.
  
  
• Intégration du consentement et des licences: les formulaires d'accueil de Konveio fournissaient aux utilisateurs un code de conduite et enregistraient les accords de propriété intellectuelle et les reconnaissances facultatives des participants avant d'autoriser l'accès aux documents.
  
  
• Téléchargement et révision flexibles: le personnel a exporté les commentaires anonymisés dans un format Excel standardisé, prêts à être évalués et soumis à l'ANSI.
  
  
• Assistance à la personnalisation: Konveio a adapté ses fonctionnalités aux besoins de PMI, notamment en mettant en œuvre ses normes de marque, ses formulaires à plusieurs niveaux et ses champs de nom globaux pour garantir l'exactitude des crédits de publication.
  

Impact

• Gains d'efficacité: PMI a traité près de 3 000 commentaires en un seul cycle sans agrégation manuelle. Les bénévoles pouvaient examiner les contributions dans leur contexte ou à l'aide de feuilles de calcul structurées.
  
  
• Augmentation de 50 % du volume des commentaires: par rapport aux précédentes périodes de consultation publique, le PMI a enregistré une augmentation de plus de 50 % du nombre de commentaires, qui sont passés de 1 300 à 2 943, ce qui témoigne à la fois d'une participation plus large et d'une meilleure accessibilité.
  
  
• Conformité aux exigences ANSI: Konveio a aidé PMI à respecter les normes BSR-8 en matière d'ouverture, de transparence et de rigueur procédurale.
  
  
• Expérience utilisateur améliorée: les utilisateurs ont trouvé la plateforme intuitive, leur permettant de s'engager sans avoir à télécharger de documents ni à se coordonner avec le personnel.
  
  
• Participation mondiale renforcée: les formulaires ont permis de recueillir l'orthographe des noms des participants du monde entier, garantissant ainsi l'exactitude des remerciements internationaux dans les publications finales.
  
  
• Post-traitement avec SmartSheet: PMI a utilisé les fichiers d'exportation de Konveio pour les analyses en aval et les workflows de décision dans SmartSheet, ce qui a permis une coordination facile entre les équipes sans avoir besoin d'accéder à la plateforme backend.
  

Konveio a permis à PMI de moderniser un processus traditionnellement manuel et très contraignant en matière de conformité pour en faire une expérience rationalisée, évolutive et accessible. En prenant en charge les contributions publiques anonymes et structurées et en réduisant la charge administrative, PMI a satisfait aux normes ANSI tout en offrant une plus grande transparence et un engagement accru. Cette collaboration illustre comment des outils numériques flexibles peuvent permettre aux développeurs de normes de répondre à des exigences rigoureuses avec une plus grande efficacité et une portée plus large.

« C'est la première fois que PMI reçoit des commentaires BSR-8 pendant une période de consultation publique, et c'est grâce à Konveio que cela a été possible. La possibilité de recueillir des commentaires structurés et anonymes à grande échelle, sans agrégation manuelle, a complètement transformé notre processus. »
— Leah Huf, équipe chargée des normes PMI