De la table de cuisine aux plans cliquables : San Marcos relie les outils d'engagement hors ligne et en ligne

La ville de San Marcos adapte sa planification globale pour favoriser l'engagement hybride

Confrontée au défi de mettre à jour son plan global 2013 dans le contexte incertain de la pandémie de COVID-19, la ville de San Marcos, au Texas, s'est tournée vers Konveio pour bénéficier d'un processus de participation plus flexible, inclusif et évolutif. L'ensemble d'outils hybrides de Konveio a élargi l'accès, éclairé les modifications du plan et contribué à l'élaboration du plan global Vision SMTX, adopté en octobre 2024.

Pour mettre à jour son plan global 2013, qui comprend sept nouveaux plans sectoriels aux niveaux des quartiers, des communautés et de la région, pendant la pandémie de COVID-19, la ville de San Marcos a utilisé Konveio pour créer un processus de participation hybride et flexible, combinant des kits d'outils à emporter et une plateforme interactive en ligne. Cette approche a élargi l'accès, encouragé les contributions constructives de la communauté et permis aux résidents de participer à leur convenance, notamment grâce à des documents traduits en espagnol. Les commentaires recueillis via Konveio ont directement influencé les modifications apportées au plan, les membres du conseil municipal utilisant les données issues des commentaires pour orienter leurs décisions. La ville continue d'utiliser Konveio après l'adoption du plan afin de soutenir les efforts de planification en cours.

Problème

Lancé en 2020, le processus de planification globale a coïncidé avec le début de la pandémie de COVID-19, limitant les méthodes traditionnelles de participation en personne. Consciente de la nécessité d'atteindre les résidents qui ne pouvaient ou ne voulaient pas assister à des événements physiques, la ville a cherché d'autres moyens de recueillir les commentaires pertinents de la communauté. De nombreux habitants avaient exprimé leur intérêt pour consulter les documents chez eux ou les partager avec d'autres personnes qui ne pouvaient pas se rendre sur place. Ayant déjà utilisé Konveio lors d'une mise à jour du code d'urbanisme, la ville connaissait bien ses capacités à faciliter la participation à distance.

Solution

Pour combler le fossé entre les ateliers traditionnels et l'accès numérique, l'équipe a créé une trousse à emporter conçue pour refléter l'expérience en personne : tangible, interactive et conçue pour être utilisée à la convenance des résidents. Ces trousses ont été mises à disposition sous forme imprimée et téléchargées numériquement sur Konveio, transformant ainsi efficacement les mêmes documents en une journée portes ouvertes virtuelle.

Cette stratégie hybride a permis à la ville de maintenir une cohérence entre les différentes plateformes et d'atteindre davantage de résidents sans avoir à créer des supports de communication distincts. De nombreux membres de la communauté ont pleinement participé à l'aide de la plateforme Konveio, qui leur a permis de consulter des documents, de laisser des commentaires et de participer à des discussions depuis leur domicile. Les outils de modération de la plateforme ont garanti des échanges respectueux, même lorsque les utilisateurs exprimaient des opinions divergentes.

Au cours de la phase finale du processus de planification, San Marcos a de nouveau fait appel à Konveio pour recueillir les commentaires de la communauté sur les modifications proposées par la commission d'urbanisme et le conseil municipal avant leur adoption définitive. Avec l'aide du service de communication de la ville et le soutien du personnel de Konveio, ils ont lancé un dernier sondage à l'aide de la plateforme et ont intégré les résultats directement dans les délibérations du conseil municipal. Il convient de noter que les membres du conseil municipal se sont appuyés sur les résultats Excel du tableau de bord des commentaires de Konveio pour guider leurs décisions d'amendement ligne par ligne.

Un format de commentaires unique a permis d'obtenir des contributions constructives : les utilisateurs étaient invités non seulement à approuver ou à rejeter une modification proposée, mais aussi à suggérer une formulation alternative. Cette fonctionnalité a permis d'affiner le plan global final grâce à la contribution directe de la communauté.

Impact

• Accessibilité améliorée : les résidents qui ne pouvaient pas assister aux événements en personne ont pu participer pleinement en utilisant les mêmes supports via Konveio.
  
• Influence directe de la communauté : le Conseil a utilisé les outils d'exportation des commentaires de Konveio pour influencer directement les modifications finales du plan, ce qui a permis d'aboutir à un document davantage axé sur la communauté.
  
• Engagement bilingue : les premiers outils ont été traduits manuellement en espagnol et mis à disposition sur Konveio, élargissant ainsi leur portée aux résidents hispanophones.
  
• Présentation professionnelle : des vidéos intégrées, notamment une introduction du maire, et des enquêtes visuelles ont ajouté une touche d'élégance et de convivialité au contenu en ligne.
  
• Assistance réactive : l'équipe de Konveio s'est montrée réactive et serviable malgré des délais serrés, en particulier lorsque des demandes de dernière minute du Conseil ont nécessité des ajustements rapides de la plateforme.

La ville continue d'utiliser Konveio dans le cadre d'autres initiatives de planification, en publiant des projets de plans et en permettant aux habitants de consulter les commentaires précédents. À l'avenir, San Marcos prévoit d'explorer d'autres fonctionnalités de Konveio, telles que la transcription assistée par IA des commentaires recueillis en personne, afin d'harmoniser davantage les contributions du public et de faciliter au maximum la participation.