Mise à jour du plan global du comté de Coconino

Le comté de Coconino, en Arizona, l'un des plus grands comtés des États-Unis continentaux en termes de superficie, a dû relever le défi redoutable de mener une consultation publique inclusive pour la mise à jour de son plan décennal global sur des territoires vastes, éloignés et ruraux. Conscient de la nécessité d'une participation publique accessible, évolutive et géographiquement flexible, le comté s'est tourné vers Konveio pour compléter ses actions de sensibilisation en personne et servir de site web pour son projet.

Défi 

Le principal défi pour le comté de Coconino était de mobiliser les habitants répartis sur 12 millions d'acres, avec des communautés souvent séparées par plusieurs heures de trajet. De plus, de nombreux habitants ne disposent pas d'un accès Internet fiable, ce qui complique les efforts de sensibilisation. À ces défis géographiques s'ajoutaient les exigences légales de la loi « Growing Smarter » de l'Arizona, qui impose un plan officiel de participation publique et une période de consultation de 60 jours impliquant les municipalités, les comtés adjacents et les agences étatiques/fédérales.

Solution 

Konveio a permis au comté de Coconino :

• Héberger le projet de plan global et les documents connexes sur un site web accessible au public.
• Servir de plateforme officielle pendant la période d'examen de 60 jours, permettant à des agences telles que BLM et Arizona State Lands de laisser des commentaires détaillés et contextualisés.
• Une plateforme que le personnel chargé de la planification à long terme pouvait directement gérer et mettre à jour.
• Offrir au public, en particulier dans les régions éloignées, un moyen asynchrone de consulter des documents et de soumettre des commentaires.

Le personnel a utilisé Konveio comme principal site de communication et d'engagement, y téléchargeant des ébauches de chapitres, des documents d'information, des rapports d'évaluation communautaire et d'autres documents clés. La plateforme a favorisé la transparence en permettant à tous les commentaires d'être consultés publiquement et a permis un suivi complet des commentaires grâce à des fonctionnalités d'exportation de rapports au format pdf et csv.

Faits saillants de la participation publique

• Environ 200 commentaires ont été soumis via Konveio au cours de la période d'examen obligatoire de 60 jours.
• Le plan régional de la ville de Flagstaff, hébergé sur la même plateforme et qui sera adopté dans le cadre du plan global du comté, a reçu près de 1 300 commentaires.
• Plusieurs agences et juridictions ont fourni des commentaires détaillés directement dans les documents.
• L'utilisation minimale des soumissions par e-mail suggère que les utilisateurs préfèrent la commodité offerte par Konveio.

Stratégie hybride - Le comté de Coconino a adopté une approche hybride :

• Organisation d'ateliers en personne, de journées portes ouvertes et de groupes de discussion dans tout le comté.
• Distribution de prospectus et présentation du site Konveio lors d'événements en direct.
• Suivi à distance activé pour les personnes ayant accès à Internet afin qu'elles puissent consulter le contenu et soumettre leurs commentaires en ligne.

Cette méthode hybride s'est avérée essentielle pour répondre aux besoins à la fois des résidents connectés à Internet et des populations rurales plus dépendantes des points de contact en personne.

Impact

L'équipe de planification du comté était réduite, avec un seul planificateur à long terme chargé de gérer la majeure partie de la mise à jour.

• Avec un budget de consultation limité et aucun auteur externe pour le plan, Konveio est devenu le principal outil d'engagement numérique.
• Le personnel pouvait exporter tous les commentaires publics depuis Konveio, ajouter des commentaires hors ligne et générer un suivi unique et triable utilisé pour informer les révisions.
• Le comté a ensuite publié une matrice de réponses afin de montrer comment chaque commentaire avait été traité, renforçant ainsi la transparence.

Réflexions et commentaires

« Pour le plan global, je ne sais honnêtement pas ce que nous aurions fait sans Konveio. Cela a permis aux habitants des quatre coins de notre comté de 12 millions d'acres de lire le projet et de le commenter directement. Le BLM et les autorités locales ont laissé des commentaires extrêmement utiles sur la plateforme, et le fait que tout soit centralisé a facilité la tâche de notre petite équipe. »

Perspectives d'avenir 

Avec les audiences d'adoption en cours et un vote final prévu d'ici la fin de 2025, le comté de Coconino a démontré de manière efficace la valeur d'une participation publique hybride à grande échelle. La population du comté restant majoritairement rurale et l'accès à Internet restant inégal, des outils tels que Konveio continueront à jouer un rôle central dans la planification équitable et la participation civique.