La ville de Madison transforme son plan directeur en document évolutif

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Imagine Madison était une campagne de sensibilisation publique unique qui a recueilli les commentaires de tous les habitants de la ville afin de planifier l'avenir de Madison, aujourd'hui et demain. 

Les commentaires recueillis à l'aide de Konveio lors des étapes de rédaction du processus Imagine Madison ont été utilisés pour mettre à jour le plan global de la ville de Madison. 

Après l'adoption du plan en 2018, la ville a lancé une version interactive du plan global, développée par Konveio, qui est toujours activement utilisée pour faire le point sur l'avancement de ce plan global.

Afin d'offrir une expérience fluide, Madison utilise Konveio pour intégrer son plan interactif directement sur le site web officiel de la ville.

Problème

Tout d'abord, l'équipe chargée du projet à la ville de Madison devait présenter son projet de plan global et recueillir les commentaires à son sujet. Forts de leur expérience passée, ils souhaitaient le faire d'une manière qui facilite la soumission et la gestion des commentaires, tant pour l'équipe chargée du projet que pour les participants. 

Deuxièmement, la vision à long terme du projet de planification globale était de créer un document vivant qui ne prendrait pas la poussière sur une étagère après son adoption, mais qui serait agréable à consulter et pourrait être mis à jour pour rendre compte des progrès réalisés tout au long du processus de mise en œuvre. 

Solution

Le service d'urbanisme de Madison a utilisé Konveio à chaque étape importante du cycle de vie de son plan global, de la rédaction du projet à la mise en œuvre. 

Avant l'adoption du plan en 2018, l'équipe a utilisé Konveio pour faciliter l'examen public de ses projets de plans globaux afin de recueillir des informations pertinentes, faciles à partager pour les citoyens et simples à gérer, à suivre et à intégrer dans le projet final pour le personnel. 

La facilitation de l'examen public de leur projet de plan global sur Konveio a permis : 

• Participation accrue et commentaires de grande qualité recueillis
• Apprentissage amélioré
• Une confiance renforcée grâce à la transparence
• Davantage de résidents sont exposés aux idées des autres, comme dans le cadre d'ateliers publics.
• Diminution du nombre de questions et d'observations redondantes
• Une boucle de rétroaction plus étroite et plus rapide avec la communauté et des révisions du plan en réduisant le temps consacré par le personnel à l'analyse et à la production de rapports et en consacrant plus de temps à la mise en œuvre des changements.

Après son adoption par le conseil municipal, le plan final de Madison a été hébergé dans le format interactif de Konveio, où les résidents peuvent revenir pour consulter les mises à jour annuelles sur les progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs du plan adopté.  

Madison a organisé les éléments de son plan global à l'aide d'une page d'accueil afin de permettre aux visiteurs d'accéder rapidement à des éléments spécifiques du plan au lieu d'ouvrir un long fichier PDF et d'être submergés.

La mise en œuvre par Madison de la fonctionnalité de résumé de documents de Konveio a permis aux parties prenantes de passer facilement des présentations générales aux informations détaillées en fonction de leurs intérêts. 

L'hébergement de leur plan final sous forme de document évolutif sur Konveio a conduit à... 

• Un plan complet, plus accessible et plus facile à comprendre grâce à des fonctionnalités telles que le glossaire automatisé de Konveio, la lecture pendant le chargement du document, l'intégration transparente de cartes, des explications vidéo ou des commentaires textuels, ainsi que d'autres fonctionnalités interactives. 
• Davantage de résidents lisent et interagissent avec le plan final afin de trouver des réponses à leurs propres questions.
• Les résidents disposent d'une source d'information unique à ajouter à leurs favoris et à consulter au fil du temps. 
• Le personnel fournit des mises à jour sur les mesures spécifiques prévues dans les documents de planification, notamment des photos, des calendriers, etc.
• Suivi de la mise en œuvre dans un seul espace.

Impact

Les fonctionnalités uniques de Konveio ont permis à l'équipe chargée du projet à la ville de Madison de gagner du temps lors de l'analyse des commentaires reçus. 

Le format interactif du plan leur permet de publier des mises à jour annuelles concernant les mesures et les indicateurs décrits dans le plan, créant ainsi un document évolutif.  

Au cours des quatre années qui ont suivi son adoption, Konveio a permis au personnel de gagner du temps et a offert aux habitants une expérience enrichie, leur donnant la certitude de trouver des informations à jour chaque fois qu'ils consultent le site web de la ville.

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