La ville de Launceston, en Tasmanie, utilise Konveio pour finaliser son plan stratégique décennal

Après avoir recueilli pendant des années des commentaires sur son plan stratégique décennal à travers de multiples activités participatives, la ville de Launceston a utilisé la plateforme Konveio pour centraliser les commentaires, valider les hypothèses et simplifier le processus de révision. Cette approche a permis de garantir que le plan était à jour, reflétait les commentaires de la communauté et était prêt à être approuvé par le conseil municipal.

Problème

Alors queLaunceston approchait de la fin de son processus de planification stratégique, l'équipe s'est retrouvée confrontée à un défi familier : comment valider et affiner un projet de plan général couvrant plusieurs thèmes à partir des commentaires d'un public tout aussi large, comprenant des membres de la communauté, du personnel interne, des parties prenantes et des partenaires industriels. Les efforts de collecte de données précédents s'étaient étalés sur plusieurs années et devaient être testés dans le contexte actuel. Les méthodes d'engagement traditionnelles n'étaient pas adaptées pour recueillir des commentaires nuancés et spécifiques à chaque section.

Solution‍

Launceston s'est tourné vers Konveio pour héberger le projet de plan stratégique et solliciter des commentaires ciblés. Grâce à cette plateforme, les parties prenantes ont pu facilement parcourir ce long document et faire des commentaires sur l'ensemble du texte ou sur des sections qui les concernaient particulièrement. Cela s'est avéré particulièrement utile compte tenu de la diversité des thèmes abordés dans le plan. Les utilisateurs ont pu se concentrer sur des sujets qui les intéressaient à titre personnel ou professionnel et fournir des commentaires détaillés, voire des corrections pour améliorer la clarté et la terminologie.

Le plan stratégique a été lancé en même temps que le plan annuel de Launceston, ce qui a permis aux participants de comprendre et de commenter les initiatives à court et à long terme en parallèle, rationalisant ainsi la participation et harmonisant les documents de planification aux yeux du public.

La ville a utilisé Konveio pour partager des documents et des opportunités d'engagement. Grâce aux URL cliquables de Konveio, le personnel pouvait diriger les utilisateurs des réseaux sociaux directement vers un contenu spécifique. Leur page Facebook, suivie par des dizaines de milliers de personnes, a créé un chemin simple, en un seul clic, vers le document hébergé, générant un trafic mesurable vers le projet.

Consultez le site Web à l'adresse https://launceston.konveio.org/draft-strategic-plan-2025-2035

Impact

• Approbation par la communauté : les commentaires recueillis via Konveio ont directement influencé les modifications finales apportées au plan stratégique, qui a ensuite été approuvé et adopté par le Conseil.
• Des commentaires plus approfondis et plus pertinents : les participants étaient mieux informés lorsqu'ils soumettaient leurs commentaires, après avoir examiné les sections du projet dans leur contexte. Le personnel a noté la meilleure qualité des commentaires par rapport à d'autres formats tels que les réseaux sociaux ou les enquêtes indépendantes.
•  Atteindre efficacement les parties prenantes : le personnel interne , les membres de la communauté et les parties prenantes externes ont utilisé Konveio pour partager des informations détaillées avec un minimum de friction, ce qui a permis de gagner du temps tant pour les répondants que pour les planificateurs.‍
• Reconnu par le personnel et les élus : le personnel a salué la facilité d'utilisation et l'utilité de Konveio pour montrer aux élus exactement quand et où les commentaires du public ont été reçus. Les élus ont également apprécié la transparence et la structure des contributions de la communauté.‍
• Efficacité des ressources : Konveio est devenu l'outil d'engagement par défaut de la ville pour recueillir les commentaires après la rédaction des projets, offrant ainsi une excellente alternative aux événements en personne qui nécessitent beaucoup de ressources.‍
• Possibilités d'améliorations futures : Launceston a identifié la nécessité de développer de nouvelles stratégies d'engagement, en particulier pour les jeunes, alors que l'Australie s'apprête à restreindre l'accès aux réseaux sociaux pour les utilisateurs de moins de 16 ans. L'équipe étudie la possibilité de créer des résumés spécifiques aux jeunes et des enquêtes sur écran d'accueil afin d'améliorer l'inclusivité démographique et la communication des données.

Pourquoi Konveio se démarque

« Lorsque les gens commentent Konveio, ils ont déjà lu le contenu, ce qui rend leurs commentaires plus pertinents et plus utiles. C'est l'outil que nous utilisons lorsque nous avons déjà rédigé un brouillon et que nous voulons connaître l'avis réel des gens. »

— Équipe chargée de l'engagement stratégique de la ville de Launceston