La ville de Gainesville soutient une participation inclusive dans le cadre du plan d'aménagement global « Imagine Gainesville »

La ville de Gainesville, en Floride, a lancé en 2019 la mise à jour de son plan d'aménagement global « Imagine Gainesville » (ImagineGNV) afin de moderniser son cadre de planification à long terme et de définir une vision d'avenir plus équitable et davantage ancrée dans la communauté. Alors que le projet évoluait dans un contexte marqué par la pandémie de COVID-19, l'évolution des priorités de la communauté et les modifications apportées à la législation de l'État, la ville s'est appuyée sur Konveio pour mettre en place un processus de consultation publique flexible s'étalant sur plusieurs années.

Grâce aux outils interactifs de Konveio permettant de commenter des documents, de mener des enquêtes et de favoriser l'engagement numérique, la ville a offert aux habitants la possibilité de participer en ligne, de donner leur avis de manière détaillée sur les projets de politiques et de rester impliqués tout au long des différentes phases du processus de planification. La plateforme a permis à la ville d'atteindre des habitants avec lesquels il était traditionnellement plus difficile d'établir un dialogue, tout en soutenant une stratégie d'engagement hybride à mesure que les réunions en présentiel reprenaient.

Problème

La mise à jour du projet ImagineGNV a débuté juste avant que la pandémie de COVID-19 ne vienne perturber les initiatives traditionnelles de consultation publique. Initialement conçu comme un processus hautement interactif et axé sur la communauté, la ville devait trouver un moyen de continuer à recueillir des contributions significatives du public alors que les réunions en présentiel étaient suspendues.

Parallèlement, la Ville s'est délibérément attachée à atteindre les populations souvent sous-représentées dans les processus de planification, notamment les résidents à faibles revenus et les communautés issues de minorités. Le personnel souhaitait disposer d'outils de participation accessibles depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur, et permettant aux résidents de participer quand cela leur convenait.

Au cours de ce processus qui s'est étendu sur cinq ans, le projet a également connu plusieurs changements d'orientation dus à des changements à la tête de la ville, à l'évolution des priorités et à des modifications législatives à l'échelle de l'État ayant une incidence sur la planification globale en Floride. La ville a donc dû mettre en place une stratégie de participation flexible, capable d'évoluer au rythme du projet lui-même.

La gestion d'un projet de planification complexe s'étalant sur plusieurs années avec un effectif réduit a également posé des défis opérationnels. Les membres de l'équipe devaient jongler entre la rédaction de documents, la coordination entre les services et un important travail de sensibilisation auprès de la population, ce qui rendait indispensable le recours à des outils de participation permettant de rationaliser la collecte des avis du public et l'établissement de rapports.

Solution

La ville a utilisé Konveio comme plateforme centralisée de participation en ligne tout au long des différentes phases du processus ImagineGNV. Au début du projet, alors que les restrictions liées à la COVID étaient en vigueur, Konveio est devenu l’un des principaux moyens permettant aux habitants de consulter les documents et de participer à distance.

« C'était génial d'avoir une plateforme en ligne facile à utiliser et accessible aussi bien depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur. »

Avec la reprise des interactions en présentiel, Konveio a continué à servir d'outil complémentaire de participation. Les habitants qui ne pouvaient pas assister aux réunions ou qui préféraient consulter les documents a posteriori pouvaient toujours participer en ligne et échanger leurs impressions avec leurs amis, leur famille et leurs voisins. 

Afin de mieux faire connaître le projet, Gainesville a associé Konveio à une vaste stratégie de communication comprenant notamment :

• Réunions publiques et ateliers
• Présence sur les réseaux sociaux
• Listes de diffusion par e-mail
• Sensibilisation par la radio
• Vidéos YouTube
• Des dépliants imprimés en trois volets distribués dans les établissements municipaux, les parcs et les lieux de réunion
• Codes QR renvoyant directement vers le site du projet Konveio
• Bourses communautaires rémunérées destinées à encourager la participation des groupes sous-représentés

En interne, le personnel a utilisé les outils de reporting de Konveio pour exporter les commentaires dans des feuilles de calcul classées par chapitre et par service. Chaque service a examiné les commentaires, rédigé des réponses et intégré les modifications dans les nouvelles versions du projet de plan.

Impact

Konveio a aidé la ville de Gainesville à maintenir une participation citoyenne inclusive et transparente tout au long du processus de planification ImagineGNV, qui s'est étendu sur cinq ans, depuis la participation à distance pendant la pandémie de COVID-19 jusqu'aux initiatives d'engagement hybrides mises en place par la suite. La plateforme a permis aux habitants de consulter des documents, de répondre à des sondages et de donner leur avis de manière détaillée en ligne, tout en aidant le personnel à organiser et à gérer efficacement les commentaires au sein des différents services. En favorisant à la fois la participation en ligne et en présentiel, la ville a élargi l'accès aux communautés sous-représentées grâce à des outils flexibles.